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Start in die Selbständigkeit – wie ein Büroservice helfen kann

 

Jede Existenzgründung ist ein unternehmerisches Wagnis, das gut vorbereitet sein sollte. Eine gute Geschäftsidee alleine genügt nicht, notwendig ist ein sorgfältig ausgearbeiteter Business Plan, der als Leitlinie für die Umsetzung der Selbständigkeit dient und Dritte – zum Beispiel Kreditgeber – überzeugt. Im Business Plan werden auch die betrieblichen Abläufe geplant. Dabei geht es u. a. darum, wie typische administrative Aufgaben erledigt werden sollen.

Viele Gründer vernachlässigen diesen Punkt, weil sie glauben, solche Dinge wie Anrufentgegennahme, Beantwortung von Kundenfragen, Terminvereinbarungen, Schriftwechsel usw. “nebenher” selbst erledigen zu können. Der damit verbundene zeitliche und arbeitsmäßige Aufwand wird oft unterschätzt. Für ein eigenes Büro oder Sekretariat fehlen andererseits gerade in der Gründungsphase häufig die erforderlichen Größenordnungen. Büromiete, Personalkosten für Bürokräfte und Investitionen in Büroausstattung stellen eine finanzielle Belastung dar, auch weil sie einen großen Fixkostenblock schaffen.

Bürotätigkeiten outsourcen

Die Alternative zur Selbsterledigung oder Einrichtung eines eigenen Büros bildet ein Büroservice. Damit können die anfallenden Bürotätigkeiten an einen externen Dienstleister ausgelagert werden, der nach außen im Namen seines Auftraggebers auftritt. Für Dritte (Kunden, Lieferanten, Interessenten) wird so gar nicht erkennbar, dass es sich um Outsourcing handelt. Dank moderner Informations- und Kommunikationstechnik ist es heute kein Problem, solche Dienstleistungen extern zu organisieren, es gibt inzwischen einige Anbieter am Markt.

Was ein Büroservice leistet

Die Kernleistung der Büroservices besteht im Telefondienst, ggf. auch auf 24-Stunden-Basis. Sie stellen damit eine sofortige und lückenlose Erreichbarkeit sicher. Das ist gerade für neue Unternehmen ein wichtiger Punkt, denn am Anfang besitzt die Kundenakquise höchste Priorität und erfahrungsgemäß wandern Interessenten schnell zur Konkurrenz weiter, wenn Kontaktversuche fehlschlagen.

Über dieses Kernmodul hinaus können meist optional weitere Leistungen gebucht werden – zum Beispiel Terminplanung und Terminvereinbarung, Postabwicklung oder Diktatservice. Manche Anbieter vermieten an ihren Standorten auch Büroräume, Meeting- und Konferenzräume auf Stundenbasis. Abgerechnet wird im Wesentlichen nach Inanspruchnahme, es fällt lediglich eine überschaubare leistungsunabhängige “Grundgebühr” an.

Was die Auslagerung bringt

Die Nutzung eines Büroservices hat für Existenzgründer viele Vorteile:

  • sie ermöglicht jederzeitigen Kundenkontakt;
  • sie bietet eine professionelle und effiziente Büroleistung;
  • sie entlastet den Existenzgründer;
  • sie schafft eine hohe Flexibilität, weil Kapazitäten nur nach Bedarf und solange sie benötigt werden genutzt werden können;
  • sie bedeutet mehr Liquidität, weil Fixkosten weitgehend vermieden werden und sonst notwendige Investitionen in Büroausstattung entfallen.

Für die Startphase bietet der Büroservice daher entscheidende Vorzüge. Die Einrichtung eines eigenen Sekretariats kann später immer noch erfolgen, wenn das Unternehmen entsprechend gewachsen ist.

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