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Business-Events – 9 Tipps zur Organisation

Erfolg hängt von Ihnen ab

Bild: edar, pixabay

Gerade zu Beginn der unternehmerischen Laufbahn kann es Sinn machen, mit Veranstaltungen auf sich und den Betrieb aufmerksam zu machen. Während Business-Events lassen sich wertvolle Kontakte zu potenziellen Geschäftspartnern und Kunden knüpfen. Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung ist eine sorgfältige Planung sowie Umsetzung des Vorhabens. Das Ziel sollte darin bestehen positiv zum Image des Unternehmens beizutragen und die Aufmerksamkeit zu steigern. Im folgenden Artikel wurden wesentliche Faktoren des Eventmanagements zusammengefasst.

1. Interner Eventmanager und Organisationsteam bestimmen

Zu Beginn der Organisation sollte ein interner Eventmanager bestimmt werden. Sollte es eine thematisch passende Abteilung im Unternehmen geben, findet sich sicherlich ein geeigneter Mitarbeiter, der sich der Aufgabe gewachsen fühlt. Möglicherweise gibt es aber auch Personal, welches generell über Organisationtalent verfügt. Im Idealfall lässt sich das Event ohne externen Eventmanagement-Kompetenzen auf die Beine stellen. Wie anspruchsvoll die Organisation im Detail und wie hoch die Anforderungen an den Verantwortlichen ist, hängt individuell von Art, Größe und Umfang der geplanten Veranstaltung ab. Steht intern niemand mit entsprechenden Kenntnissen und Fähigkeiten zur Verfügung, sollte die Beauftragung eines Experten in Erwägung gezogen werden. Steht fest, wer für die Organisation verantwortlich ist, gilt es je nach Event ein Organisationsteam zusammenzustellen. Schließlich wäre es wenig empfehlenswert sämtliche Aufgaben einer Person zuzumuten. Stattdessen ist der Eventmanager dafür zuständig den Überblick zu wahren, um die rechtzeitige Realisierung zu gewährleisten. Das Delegieren von Aufgaben sollte selbstverständlich sein.

2. Eventziel und Termin festlegen

Bevor es an die detaillierte Planung geht, ist zunächst das Ziel der Veranstaltung zu formulieren. Die Zielsetzung ist elementar, um die Organisation entsprechend zu lenken. Jedem Mitglied des Organisationsteams muss das Ziel klar sein. Nur so ist garantiert, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Beispielsweise könnte das Ziel darin bestehen eine Marke oder ein neues Produkt gezielt zu bewerben und neue Kunden zu gewinnen. Anschließend sollte ein geeigneter Termin festgelegt werden. Das Datum hängt von unterschiedlichsten Faktoren wie internen sowie externen Begebenheiten ab und ist unter Einbeziehung aller Einflussgrößen sorgfältig zu ermitteln. Möglicherweise spielen Jahreszeit, Urlaubsphasen und die Auftragslage eine Rolle.

3. Eventbudget festlegen und zuordnen

Bild: edar, pixabay

Als nächster Schritt ist es vorteilhaft das Budget festzulegen. Ansonsten könnte es passieren, dass die finanzielle Belastung durch das Event ungeahnte Ausmaße annimmt und die Zielsetzung an zu hohen Kosten scheitert. Das Organisationsteam muss wissen, welcher finanzielle Rahmen zur Verfügung steht, um entsprechend kalkulieren zu können. Neben der Fixierung eines Limits gilt es die Frage zu klären, welche Elemente Priorität haben und im Vergleich zu weniger wichtigen Veranstaltungselementen mehr Budget erhalten. Beispielsweise wäre es bei einer Veranstaltung zur Produktpräsentation sinnvoll der Werbung die volle Aufmerksamkeit zu schenken und den Werbeträgern einen angemessenen Budgetanteil zuzuordnen.

4. Gebühren verlangen?

Zwar ist es nicht immer ratsam als Veranstalter Eintritt von seinen Gästen zu verlangen, doch die Tatsache, dass ein Event mit nominaler, geringer Gebühr generell als hochwertiger eingestuft wird, sollte Veranstaltern zu denken geben. Hinzu kommt, dass eine Gebühr zur Folge hat, dass nahezu ausschließlich Gäste erscheinen, die tatsächlich Interesse am Event und dessen Inhalt haben.

5. Richtig werben

Egal ob bei einem Event das Unternehmen insgesamt oder ein Produkt im Fokus steht, eine hochwertige und professionelle Werbung ist ein Muss. Während bei Messen ein innovativ gestalteter Messestand mit auffälligen Bannern für Aufsehen sorgt, könnten bei Outdoor-Events aufblasbare Werbebögen den Eingangsbereich der Veranstaltungsfläche in Szene setzen. In der Bildergalerie des Spezialisten für aufblasbare Werbeträger no problaim können sich Interessenten online Eindrücke zu derartigen Bögen und weiteren Produkten verschaffen. Der Markt hält für jeden Bedarf passende Angebote parat.

6. Angebote einholen

Bild: Atranias, pixabay

Wenn das Datum steht, sollten Angebote für Location, Entertainment, Catering, Werbung und Co. angefordert werden. Dabei ist es entscheidend bei sämtlichen Angeboten die identischen Leistungen vorauszusetzen. Nur so lassen sich Angebote im Anschluss objektiv vergleichen. Viele Unternehmen bieten die Möglichkeit, Angebote unverbindlich über entsprechende Internetpräsenzen anzufordern, was die Aufgabe maßgeblich erleichtert und beschleunigt.


7. Besichtigung und Buchung

Stehen intern keine geeigneten Flächen zur Verfügung, ist es bezüglich der Location ratsam bei den favorisierten Räumlichkeiten einen Besichtigungstermin zu vereinbaren. Erst vor Ort kann eindeutig geklärt werden, welches Objekt sich für das Event am besten eignet.

8. Rechtliche Vorschriften

Insbesondere in Bezug auf Entertainment, Location und Verpflegung können rechtliche Vorschriften den Veranstaltern schlaflose Nächte bescheren. Wer Bußgelder und Auseinandersetzungen mit Behörden vermeiden möchte, muss sich mit den regional geltenden Vorschriften intensiv auseinandersetzen.

9. Einladungen, Vermarktung und mehr

Abhängig davon, ob das Event nur von geladenen Gästen besucht oder eine öffentliche Veranstaltung angestrebt wird, müssen die Einladungen reichzeitig verschickt werden beziehungsweise die Vermarktung frühzeitig stattfinden. Wer sich die Organisation erleichtern möchte, betrachtet die verbindliche Anmeldung als Arbeitserleichterungsmaßnahme. Wer keine Anmeldung von Gästen verlangt, verzichtet auf wertvolle Daten und droht die Kontrolle über das Event zu verlieren.

Bild: moritz320, pixabay

Nehmen mehr Personen teil als angenommen, könnte die Veranstaltung unerwartete Ausmaße annehmen, auf die das Organisationsteam nicht vorbereitet ist. Mit Eventmanagementtools inklusive Einlass- und Anmelde-Management werden Peinlichkeiten vermieden und eine kompetente Realisierung sichergestellt.

Bei der Einladung ist das Beifügen eines Programmablaufs positiv zu beurteilen. Gäste können sich damit einen Überblick über den zu erwartenden Inhalt der Veranstaltung verschaffen, die Vorfreude steigt. Grundsätzlich darf die Bedeutung der Einladung nicht unterschätzt werden. Sie sollte persönlich an den Empfänger gerichtet, attraktiv gestaltet und passend formuliert sein. Wertschätzung gegenüber seinen Gästen zeigt ein Veranstalter stets mit personalisierten Einladungen. Im hier präsentierten Artikel stellen wir einen Ratgeber zum Thema Briefe schreiben vor, der unter anderem das Thema Einladungen verfassen beinhaltet.

Social Media ist ein hilfreiches Vermarktungswerkzeug. „Einer der größten Vorteile von Twitter und Co.: Fremde Leute erfahren durch Retweets und Favorisierungen innerhalb von wenigen Sekunden von dem Event“, erklärt Organisationsexpertin Emitis Pohl auf ihrem Internetportal.
Die Plattform Eventsofa hat online fünf Trends im Business-Event-Segment arrangiert und gibt weiterführende Tipps zur Planung.

 

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