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Die Vorteile von DMS Cloud Lösungen für Existenzgründer

Bild-ID: #125901561 | © vege – fotolia.com

Moderne DMS Cloud Lösungen im Rahmen eines umweltkonformen paperless Office, ob nun als Dokumenten-Management- oder auch als Enterprise-Content-Management-System, werden auch bei Gründern und Startups immer beliebter. Die Ursachen hierfür liegen auf der Hand: DMS Cloud Lösungen bieten nicht nur eine enorme Ersparnis an Papier. Sie zeichnen sich auch durch eine hohe Usability der Prozesse aus und tragen nicht zuletzt dem Sicherheitsaspekt Rechnung.

Welche Vorteile bietet eine DMS Cloud?

Moderne DMS Cloud Anwendungen bieten dem Gründer Vorteile und Nutzen in vielen unterschiedlichen Anwendungsbereichen. So ermöglichen DMS Cloud Anwendungen zum Beispiel eine effektive und zuverlässige Archivierung von Dokumenten, erstrecken sich jedoch auch auf Collaboration und auf unternehmenstaugliche File-Sharing-Angebote. Sinnvoll ist die moderne DMS Cloud vor allem auch als sogenannte digitale Ablage. Hierbei kann der User vielfältige digitale Magnete definieren und seine Inhalte, ob nun Dateien, Belege oder auch Emails, nach bestimmten Merkmalen (Kundennummer, Projektnummer und anderes mehr) bei Bedarf zusammenfassen. Eine solche DMS Cloud-basierte Ablagesystematik erweist sich in der Praxis letztendlich dann als wesentlich schneller als das klassische Dateisystem. Neue Inhalte müssen nämlich einfach nur hinein gekippt werden, wobei die Zuordnung automatisch erfolgt. Außerdem gewährleistet jede moderne DMS Cloud heute bereits den Dateiimport via Drag and Drop. Die Anbindung an modernste Scanningsysteme über TWAIN und FTPS ist problemlos möglich.

Der Aufbau digitaler Geschäftsprozesse wird realisierbar

Dank einer modernen DMS Cloud können heute Emails inklusive aller ihrer Anhänge durch ein IMAP-Protokoll importiert und als PDF archiviert werden. Alle klassischen Dokumenten-Management- und Enterprise-Content-Management-Funktionalitäten, wie zum Beispiel Checkin, Checkout, Versionierung, Versionsvergleich und Aufbewahrungsfristen, sind enthalten. Fast 100 Dateiformate können verarbeitet werden. Die Hotkey-Suche ist möglich. Inhalte lassen sich exportieren oder teilen. So wird der Aufbau digitaler Geschäftsprozesse in Gestalt von Posteingang oder auch von Wiedervorlagen möglich.

Was muss bei der Einführung von DMS Cloud Lösungen beachtet werden?

Hierbei sollte insbesondere der Sicherheitsaspekt berücksichtigt werden. Der natürliche analoge Ablauf im Unternehmen muss durch sogenannte digitale Stempel ersetzt werden. Flankierend zu Client-Lösungen für Windows, die via TCP/IP-Verschlüsselung arbeiten, sollten auch Web-Apps mit SSL-Verschlüsselung und WebDAV-Unterstützung zum direkten Bearbeiten von Dateien auf Smartphones und Tablets enthalten sein.

Welche Schritte sind bei der Einführung einer DMS Cloud notwendig?

Jede DMS Cloud wird im Allgemeinen in 5 Schritten eingeführt. Der erste Schritt beinhaltet die Nutzenorientierung. Im zweiten Schritt erfolgt die Evaluierung eines geeigneten Anbieters. Im dritten Schritt sollte schließlich ein Lösungsworkshop im Umfang von jeweils 2 bis 4 Tagen praktiziert werden. Der vierte Schritt schließt Angebot und Kauf der jeweiligen DMS Cloud mit anschließender Einführung der Cloud-Lösung ein. Spezialisten, wie die paperless group begleiten dabei die internen Geschäftsprozesse von der Akteneinlagerung bis hin zur Einführung der Dokumentenmanagementsoftware. Somit repräsentiert der fünfte und finale Schritt die Einrichtung der DMS Cloud im Unternehmen und die Schulung der späteren Anwender durch den Anbieter.

Woran erkenne ich einen guten und seriösen Anbieter von DMS Cloud Lösungen?

Ein guter Anbieter schickt zunächst einen geschulten Berater ins Unternehmen. Dieser schaut allen späteren Anwendern bei ihrer täglichen Arbeit geduldig über die Schulter, um zu erörtern und mit den Anwendern zu diskutieren, ob und wie Dokumente und Prozesse in ein DMS einbezogen werden können. Auch nach der Implementierung einer DMS Cloud lässt ein guter Anbieter seinen Kunden nicht im Stich. Er veranstaltet regelmäßig sogenannte Review-Workshops, um dadurch Produktivitätsfortschritte und Anwenderzufriedenheit zu erfassen, zu bewerten und signifikant zu steigern.

 

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