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Durch elektronische Archivierung sicher durch die Wirtschaftsprüfung

Für viele Unternehmen ist eine anstehende Wirtschaftsprüfung ein wahrer Albtraum. Unzählige Dokumente müssen vorher geordnet und vorbereitet werden. Oftmals ist dies mit großem Aufwand verbunden: Mitarbeiter müssen Dokumente archivieren und können nicht ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen. Bei der klassischen Archivierung von Dokumenten in Form von Akten kommt es zudem häufig vor, dass Dokumente verloren gehen, nicht gefunden werden oder nicht mehr lesbar sind. Die Konsequenz bei einer Revision sind dann oftmals Nachzahlungen. Diese Nachzahlungen sind nicht nur ärgerlich, sie können auch leicht vermieden werden. Als Alternative zur klassischen Archivierung bietet sich die elektronische Archivierung von Dokumenten an. Bei dieser werden Dokumente nicht länger in vollen Ordner in ungeordneten Aktenschränken gesammelt, sondern dank einer Software elektronisch archiviert.

Elektronische Archivierung für effektives Dokumentenmanagement

Im Gegensatz zu klassischer Archivierung bietet die elektronische Lösung einige Vorteile. Zum einen spart man Zeit und Personal. Durch die elektronische Archivierung von Dokumenten können Arbeitnehmer effizienter arbeiten. Der Zugriff auf Dokumente erfolgt direkter und es ist kein langwieriges heraussuchen der richtigen Akte nötig. Zudem haben mehrere Abteilungen gleichzeitig Zugriff auf die Dokumente, da diese in einer Datenbank vorliegen. Somit werden Arbeitsprozesse effizienter, da Arbeitnehmer weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen (siehe http://www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-archivierung.html). Stellt man sein Archivierungssystem von Akten und Ordnern auf die elektronische Softwarelösung um, ist dies zu Beginn mit einigem Aufwand verbunden. Langfristig gesehen ist die digitale Archivierung allerdings die bessere Lösung. Alle Informationen werden vollständig archiviert und liegen somit jederzeit vor. Vor allem bei Wirtschaftsprüfungen kann dies für Unternehmen ein Vorteil sein.

Herausforderung für Unternehmen: Aufbewahrungspflicht

Mittlerweile ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben, dass relevante Dokumente, die beispielsweise Steuern oder Handelsrecht betreffen, zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Dabei ist die besondere Herausforderung, dass diese Dokumente die Beweiskraft nicht verlieren. Sie müssen also unverfälscht vorliegen. Bei der Archivierung in Akten können Dokumente durch Feuchtigkeit und weitere äußere Einflüsse diese Beweiskraft allerdings verlieren. Zudem schreiben das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung vor, dass Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Dies beinhaltet, dass Dokumente vollständig und unverfälscht archiviert werden müssen. Außerdem müssen diese Dokumente vor Verlust geschützt werden und dürfen nicht veränderbar durch Arbeitnehmer sein. Diese Richtlinien gelten beispielsweise für Eröffnungsbilanzen und Inventuren, aber auch für Jahresabschlüsse. Mit der klassischen Archivierung ist es kaum möglich, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Als Unternehmen muss man Dokumente dauerhaft vollständig und jederzeit prüfbar zur Verfügung stellen können. Mit der elektronischen Archivierung ist eine revisionssichere Möglichkeit gegeben. Eine komplexe Software unterstützt dabei die Unternehmen bei der elektronischen Archivierung. Durch das digitale Archiv optimiert ein Unternehmen die internen Arbeitsabläufe und sorgt so auf Dauer für eine Senkung der Kosten.

 

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