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Firmenwagen – Was Unternehmer beachten müssen

Für viele Unternehmen sind Firmenfahrzeuge selbstverständlich und lohnenswert. Wer als Gründer mit dem Gedanken spielt selbst einen Firmenwagen zu nutzen oder Mitarbeitern dieses Privileg einzuräumen, sollte sich vorab umfangreich über die Thematik informieren. Neben Vorteilen können auch Nachteile zum Tragen kommen. Wir haben wesentliche Informationen zusammengefasst, damit Sie Ihr Basiswissen ergänzen und die richtige Entscheidung für Ihren individuellen Fall treffen können.

Bild: © gessingerbildwerk, pixabay

Allgemeines

Viele Unternehmer stellen ihren Mitarbeitern einen Firmenwagen aufgrund einer Vertriebstätigkeit zur Verfügung. Nicht nur steuerliche Vorteile sind hierfür Anstoß genug. Auch repräsentative Zwecke durch mit Werbung versehene Fahrzeuge begründen die Nutzung. Üblich ist die Vergabe von Firmenautos darüberhinaus für Mitarbeiter ab mittlerer Führungsebene. Manche Unternehmer stellen es den Mitarbeitern frei, für welche Art von Fahrzeug es sich handelt, solange der vertraglich festgelegte Wert nicht überschritten wird. Andere Betriebe profitieren von Verträgen mit regionalen Autohändlern, sodass kein Recht auf freie Auswahl besteht. Auch die Entscheidung ob es sich um einen Neuwagen oder einen Gebrauchten handelt, liegt selbstverständlich im Ermessen des Unternehmers. In größeren Unternehmen kommt es nicht selten zu einem internen Fahrzeugwechsel, sobald die Leasing-Phase von mehreren Jahren abgelaufen ist.

Grundsätzlich gilt: Wird ein Firmenfahrzeug zu 100 Prozent gewerblich genutzt, gehört es zum notwendigen Betriebsvermögen eines Steuerpflichtigen. Trifft dies zu, sind sämtliche Kosten für Anschaffung, Haltung und Nutzung als Betriebsausgaben abzugsfähig. Außergewöhnliche Kosten, die beispielsweise aufgrund eines Unfalls zustande kommen, gehören hier ebenfalls dazu.

Die Versteuerung

Sobald ein Firmenfahrzeug nicht nur gewerblich, sondern auch privat genutzt wird, entsteht ein geldwerter Vorteil. Dieser muss nach deutschem Steuerrecht versteuert werden, weil der Arbeitnehmer ohne Firmenfahrzeug für diverse Fahrten selbst aufkommen müsste, wie die tägliche Fahrt zwischen Arbeitsstätte und Privatwohnung. Um die Lohnsteuer korrekt zu ermitteln und den geldwerten Vorteil festzustellen, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:

  • Pauschalisierungsmethode – die 1%-Regelung: Hierbei wird der geldwerte Vorteil mit einem Prozent des Neuwagenlistenpreises pauschal angesetzt. Neben der Steuer, werden Sozialversicherungsbeiträge in entsprechender Höhe vom Bruttogehalt einbehalten und 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer (einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) angerechnet. Diese Methode lohnt sich in der Regel für Personen, die viel privat unterwegs sind. Wer genau nachvollziehen möchte, in wieweit sich das Netto-Einkommen bei der 1-Prozent-Regelung verändert, gelangt unter anderem über das Verbraucherportal bbx direkt zum Firmenwagenrechner. Dort können Sie die entsprechenden Daten wie Listenpreis des Wagens, Bruttolohn und Steuerklasse eingeben. Anschließend errechnet das System den netto Privatanteil sowie den geldwerten Vorteil.
  • Nachweismethode: Hier muss ein Fahrtenbuch geführt werden, um den geldwerten Vorteil manuell zu ermitteln. Sowohl dienstliche als auch private Fahrten sind detailliert festzuhalten, um den privaten Nutzungsanteil nachzuweisen. Gegenüber einem Fahrtenbuch in Papierform, sind elektronische Varianten eine praktische Alternative, weil damit die Nachvollziehbarkeit optimiert und der Zeitaufwand minimiert werden. Diese Nachweismethode ist dann sinnvoll, wenn der Wagen nur wenig im privaten Einsatz ist. Allerdings ist die Variante auch zeitaufwändiger, schließlich muss jede Fahrt penibel dokumentiert werden. Neben Kilometerstand sind beispielsweise Reiseziel, Datum und Grund der Fahrt festzuhalten. Fehlen Informationen zu Fahrten oder kommt es bei den Kilometerständen zu lückenhaften Angaben, ist der steuerliche Vorteil gefährdet.

Werden viele Privatfahrten gemacht, ist die 1%-Regelung in vielen Fällen die bessere Wahl. Denn mit der Regelung sind die Gesamtkosten inklusive Kfz-Steuer, Wartung, Reparaturen, Versicherungen und ähnlichem abgegolten. Nicht selten sogar die Kraftstoffe. Ob die Pauschalisierungs- oder Nachweismethode besser geeignet ist, hängt von den individuellen Begebenheiten ab. Zwei konkrete Berechnungsbeispiele, die Ihnen als Orientierung dienen, finden Sie unter lexware.de.

Bild: © Nadyn, pixabay

Um steuerliche Nachteile auszuschließen, haben Arbeitgeber die Möglichkeit gewisse Fahrten von der zulässigen Privatnutzung auszuschließen wie zum Beispiel Urlaubsfahrten. Vertraglich festzulegen ist darüberhinaus, wann der Wagen an das Unternehmen zurückzugeben ist, sollte es beispielsweise zur Kündigung oder Freistellung kommen. Werden Fahrzeugschäden vom Mitarbeiter verursacht, können Unternehmer ihn an der Kostenübernahme beteiligen.

Betriebliche Nutzung – Die 50%-Grenze

Liegt die betriebliche Nutzung des Firmenwagens unter 50 % können keinerlei Kosten wie Versicherungen oder ähnliches betrieblich geltend gemacht werden. Das Einzige was Unternehmer in diesem Fall tun können, ist das Führen einer Auflistung mit sämtlichen betrieblichen Fahrten. Pro gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückweg) können 30 Cent als Fahrtkosten geltend machen.

Erst wenn die Grenze von 50 % betrieblicher Fahrten überschritten wird, ist eine Geltendmachung der Kfz-Kosten möglich. Um dies zu Dokumentieren kann auch die Nachweismethode herangezogen werden. Steuerberater Jörg Reimer erläutert in folgendem Video unter anderem wie ein derartiges Fahrtenbuch auszusehen hat und wie es zu führen ist.

 

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