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Formulierungen in einem Geschäftsbrief – Was es zu beachten gilt

Der grundlegende Aufbau eines Geschäftsbriefes

In Deutschland regelt die DIN 5008 die Struktur und das formale Gestaltung eines Geschäftsbriefs. Das beginnt bereits bei den Seitenrändern: Bei einem DIN A4 Geschäftsbrief in Hochformat muss der Abstand zum Seitenrand oben 4,5 Zentimeter, zum Seitenrand unten 2,5 Zentimeter betragen. Auf der linken Seite sollen es ebenfalls 2,5 Zentimeter, zum rechten Seitenrand dagegen im Idealfall 2,0, mindestens aber 1,5 Zentimeter sein. Ein professioneller Geschäftsbrief wird in der Schriftgröße “12 Punkt” erstellt. Eine bestimmte Schriftart ist laut DIN 5008 nicht vorgeschrieben, bewährt haben sich aber “Times New Roman” und “Arial”.

Das äußere Erscheinungsbild eines Geschäftsbriefes

Ein Geschäftsbrief hinterlässt aber nur dann einen guten Eindruck, wenn auch Briefpapier und Briefkuverts stilvoll und elegant wirken. Grundsätzlich sollten die Briefkuverts und das Briefpapier im Bezug zum Image des jeweiligen Unternehmens Bezug stehen. Dies bedeutet also, dass für ein kreatives IT-Start-up oder eine Werbeagentur ein fantasievolles buntes Logo angemessen sein kann. Unternehmen wie Versicherungsagenturen, Privatbanken oder auch Anwaltskanzleien greifen dafür besser auf ein edles, klassisches und zeitloses Design zurück. Natürlich dürfen weder die Briefkuverts noch das Briefpapier minderwertig und billig wirken. Wer als Unternehmer beim Druck und beim Papier für den Geschäftsbrief spart, erweckt unter Umständen schnell einen sehr knauserigen und somit auch schlechten Eindruck beim Empfänger. Hochwertiges Qualitätspapier vermittelt jedem Empfänger dagegen eine besondere Wertschätzung. Hochwertige und der DIN-Norm entsprechende Briefkuverts beispielsweise von Blanke Briefhüllen, sorgen beim Empfänger für einen guten ersten Eindruck.

Der erste Eindruck: Anschriftenfeld und Betreffzeile

Das Adressschriftfeld ist der Teil des Briefes der im Fenster des Kuverts erscheint. Für die erforderlichen Angaben stehen neun Zeilen auf einer Fläche von 40 mal 85 Millimetern zur Verfügung. Bei Bedarf kann oberhalb der Empfängeradresse ein postalischer Vermerk (zum Beispiel “Warensendung” oder “Persönlich”) hinzugefügt werden.

Die früher übliche Leerzeile zwischen der Straßen- und Ortsangabe entfällt inzwischen. Datum und Ort sind üblicherweise mit einer Leerzeile Abstand rechtsbündig unter dem Adressfeld zu finden. Es folgt die Betreffzeile. Diese gibt dem Empfänger einen schnellen Überblick über den Inhalt des Briefes. Hier sollten Sie also den Inhalt des Schreibens prägnant und kurz auf den Punkt bringen. Wichtig: Im Gegensatz zu früher wird das Wort “Betreff” in dieser Zeile nicht mehr verwendet.

Der Inhalt des Geschäftsbriefes

Unter der Anrede befindet sich der eigentliche Textbereich. Hier empfiehlt es sich, zunächst eine kurze Einleitung zu verfassen, um später im Hauptteil auf Details einzugehen. Auf diese Weise kann der Inhalt vom Empfänger besser erfasst werden.

Der Inhalt des Schreibens hängt natürlich immer vom jeweiligen Sachverhalt ab. Daher gibt es hier keine konkreten Empfehlungen. Fehlerfreie Sätze und eine übersichtliche klare Struktur sind essentiell. Es ist sinnvoll, den Text in Abschnitte zu gliedern. So entsteht ein übersichtliches Schriftbild und Empfänger kann den Inhalt des Geschäftsbriefs besser erfassen.

Die Grußformel am Ende des Briefs bildet den Abschluss. Der Klassiker ist nach wie vor ein schlichtes “Mit freundlichen Grüßen”, je nach Anlass darf die Grußformel am Ende aber auch ein wenig persönlicher ausfallen. Dies kann beispielsweise eine Anmerkung sein, dass einer Rückmeldung freudig entgegengesehen wird. Formell gibt es zu beachten, dass zwischen Anschreiben und Grußformel stets eine Leerzeile liegt.

Verschiedene Pflichtangaben sind gesetzlich vorgeschrieben

Zu beachten ist außerdem, dass ein Geschäftsbrief verschiedene Pflichtangaben enthalten muss. Ist das Unternehmen im Handelsregister eingetragen, müssen Firmenname und Rechtsform, Handelsregisternummer und Registergericht sowie im Falle einer GmbH die Geschäftsführer und der Vorsitzende des Aufsichtsrates genannt werden. Bei einer AG sind die Vor- und Nachnamen der Vorstandsmitglieder zu nennen, wobei der Vorstandsvorsitzende gesondert zu kennzeichnen ist.

 

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