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Der Handelsregistereintrag und seine Folgen

Unter Umständen bedarf es bei einer Gründung eines Handelsregistereintrags. Für den kaufmännischen Geschäftsverkehr ist die Möglichkeit der schnellen Einsicht in elementare Tatsachen und Rechtsverhältnisse etwaiger Geschäftspartner unentbehrlich.

Ein Kaufmann ist gesetzlich dazu verpflichtet sich zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden. Dies hat immer im Bezirk der jeweiligen Niederlassung stattzufinden. Kaufmann ist im rechtlichen Sinne jeder, der eine Unternehmensform wie OHG, KG, GmbH und AG führt. Ausgenommen von einer Eintragpflicht sind alle selbstständigen Einzelunternehmer sowie Personengesellschaften in Form einer GbR.

Was ist das Handelsregister genau?

Das Handelsregister bietet interessierten Bürgern oder auch Kaufleuten die zuverlässige Möglichkeit, wichtige, rechtliche Informationen über die eingetragenen Personen und Unternehmen einzusehen. Es wird von den Amtsgerichten geführt und ist ein öffentliches und somit für jedermann einsehbares Register. Wichtig sind solche Informationen beispielsweise bei Vertragsabschlüssen. Seit 2007 wird das Handelsregister in Deutschland ausschließlich elektronisch geführt. Das Handelsregister ist in zwei verschiedene Abteilungen gegliedert:

  • Abteilung A (HRA)
  • Hier werden Einzelkaufleute (Einzelkaufmann e.K.) oder Personengesellschaften (OHG, KG) eingetragen. Daten wie Sitz, Rechtsform, Inhaber aber auch etwaige Insolvenzverfahren oder Schließungen werden gespeichert.
  • Abteilung B (HRB)
  • Innerhalb dieser Abteilung werden Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) geführt. Zu den bereits genannten Daten werden auch die Höhe des Grundkapitals, oder die Vorstandsmitglieder in der Abteilung erfasst.

Folgende Angaben sind im Handelsregister eingetragen:

  • Firma des Kaufmanns
  • Unternehmenssitz
  • bei Kapitalgesellschaften den Gegenstand des Unternehmens
  • bei Kapitalgesellschaften das Stammkapital
  • gesetzliche Vertreter
  • ggf. Prokuren und Vertretungsmacht
  • der Gesellschafter / der Geschäftsführer

Wozu braucht man das?

Aus einem Eintrag in das Handelsregister ergeben sich zunächst einmal einige Vorteile, unabhängig davon, ob eine Eintragpflicht vorliegt oder eine freiwillige Eintragung stattfindet. Zunächst einmal wirkt ein solcher Eintrag seriöser, als wenn kein Eintrag vorliegt, nicht nur für potenzielle Geschäftspartner, sondern auch für Banken. Weiterhin entfällt die Pflicht zur Angabe des vollständigen Namens des Inhabers, was bei nicht eingetragenen Unternehmen nicht der Fall ist.

Da die Eintragung im Handelsregister das Unternehmen nun als kaufmännisch geführten Geschäftsbetrieb ansieht, fällt das Unternehmen jedoch in unter Bilanzierungspflicht. Eine einfache Einnahmenüberschussrechnung ist dann also nicht mehr ausreichend, vielmehr muss nun eine doppelte Buchführung erfolgen. Für jedes Geschäftsjahr muss eine Bilanz erstellt sowie eine Inventur durchgeführt werden. Eingetragene Unternehmen unterliegen zudem dem Handelsgesetzbuch (HGB).

Wann muss der Eintrag erfolgen?

Generell sollte man den Eintrag dann vornehmen, wenn ersichtlich ist, dass das Unternehmen mit einer gewählten Rechtsform tatsächlich gegründet werden soll bzw. dann, wenn der Gesellschaftsvertrag oder die Gesellschaftsgründung notariell protokolliert und beglaubigt wurde. Die Bearbeitungszeit kann insbesondere bei neu gegründeten Unternehmen einige Zeit in Anspruch nehmen. Um also so schnell wie möglich von den Vorzügen des Eintrags profitieren zu können, sollte man dies so schnell wie möglich einleiten. Ob also ein Handelsregistereintrag erfolgen muss oder auf freiwilliger Basis geschieht, muss anhand der jeweiligen Rechtsform geprüft werden. Ein freiwilliger Eintrag hat durchaus seine Vorzüge, sollte aber im Einzelfall genau abgewägt werden. Ein freiwilliger Eintrag bringt folgende Konsequenzen mit sich:

  • Anstelle des Bürgerlichen Gesetzes (BGB) findet das Handelsgesetz (HGB) Anwendung für das Unternehmen. Dies wiederum beinhaltet spezielle Regelungen für Kaufleute.
  • Dies hat weitreichende Konsequenzen, etwa beim Gewährleistungsanspruch oder auch in Haftungsfragen.
  • Ein gewisser Vertrauensvorschuss bei Vertragspartnern entsteht (Vertrauensschutz).
  • Vollständiger Klarname muss nicht im Firmennamen auftauchen.
  • Der Grundbeitrag bei der IHK ändert sich.

Wie läuft der Eintrag ab?

Die notwendigen Unterlagen werden meist von einem Notar an das zuständige Amtsgericht weitergeleitet. Diese müssen vollständig vorliegen, rechtlich korrekt formuliert sein und zudem muss ein Gerichtskostenvorschuss geleistet werden. Nach dem erfolgreichen Eintrag erhält man eine Handelsregisternummer, mit welcher es einfacher für Geschäftspartner wird, Auskünfte über das jeweilige Unternehmen zu erhalten. Sofern eine Unternehmenswebseite betrieben wird, muss diese Handelsregisternummer im Impressum angegeben werden. Abschließend muss ein Auszug aus dem Handelsregister beim zuständigen Gewerbeamt vorgelegt werden. Die Gesamtkosten des Handelsregistereintrags belaufen sich auf etwa 180 bis 200 Euro. Weiterführende Informationen rund um das Thema Handelsregistereintrag findet man auch unter: https://www.online-handelsregister.de/handelsregisterauszug

Vorsicht vor Betrügern

Da der Eintrag in das Handelsregister, wie bereits erwähnt öffentlich ist, kommt es leider häufig vor, dass Betrüger diesen Eintrag zum Anlass nehmen dem eingetragenen Unternehmen gefälschte Papiere sowie Rechnungen zuschicken, die in vielen Fällen aus Unkenntnis bezahlt werden. Hier sollte man im Zweifel immer beim jeweiligen Amtsgericht nachfragen und Rücksprache halten.

Wichtig für Selbstständige ist zu wissen, dass ein Eintrag nicht zwangsläufig erforderlich ist, sofern der Betrieb keinen kaufmännischen Aspekt beinhaltet. Gerade Personen, die ein Kleingewerbe betreiben, müssen sich nicht eintragen lassen. Hier lohnt es sich im Einzelfall genau zu prüfen, welche Vor- und Nachteile sich durch einen Handelsregistereintrag ergeben.

 

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