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Mit optimierter Dokumentenverwaltung die Produktivität erhöhen

In vielen Büros ist die Verwaltung von Dokumenten eine tägliche Aufgabe und jeder verbringt Arbeitszeit damit Aktenordner zu schleppen und nach Dokumenten zu suchen. Dadurch geht viel Zeit mit einer eigentlich einfachen Arbeit verloren und es kommen unnötige Wege auf. Damit man nicht mehr lange nach dem richtigen Ordner suchen muss und sich auf das wesentliche konzentrieren kann, ist es ratsam die Dokumentenverwaltung möglichst einfach und übersichtlich zu gestalten. Moderne Dokumentenmanagementsysteme können dabei viel Arbeit übernehmen und die Dokumentenverwaltung digitalisieren. Anbieter wie Fido Bürosysteme sind darauf spezialisiert, passende Lösungen wie zum Beispiel M-Files Funktionen & Vorteile für Kunden anzubieten.

Die Digitalisierung verändert die Büroarbeit

Früher gab es noch keine Computer auf dem Schreibtisch, heute wäre das undenkbar. So könnte es auch mit der elektronischen Verwaltung von Dokumenten passieren. Im Zuge der Digitalisierung könnte durch Dokumentenmanagementsysteme ein neuer Standard etabliert werden. Diese Systeme können Prozesse optimieren und lästige Büroarbeiten überflüssig machen.

Dokumentenmanagementsysteme

Mit modernen Dokumentenmanagementsystemen kann man als Unternehmen von vielen Vorteilen profitieren. Es ist beispielsweise möglich an verschiedenen Orten auf verschiedene Dokumente zugreifen zu können, anstatt diese erst von woanders holen zu müssen. Außerdem kann man ein Dokument nicht so einfach verlegen, denn per elektronischer Verwaltung lassen sich Dokumente schnell und einfach wiederfinden. Ein weiterer großer Faktor ist, dass man durch die Automatisierung einfacher Tätigkeiten sehr viel Arbeitszeit sparen kann, diese lässt sich dann für wirklich wichtige Arbeiten verwenden, wodurch die Produktivität gesteigert wird.

Drucksysteme

Neben Dokumentenmanagementsystemen spielen auch Drucksysteme eine große Rolle im Büro. Heutzutage gibt es ein großes Angebot an Drucksystemen und es ist schwierig dabei noch das richtige Modell zu finden. Manchmal kann man sich dafür bei einem Händler beraten lassen. Dabei stellt sich dann auch die Frage ob man, wenn man ein Drucksystem anschaffen will, leasen oder kaufen soll. Leasing bringt höhere Flexibilität und man kann auf die Kapitalbindung verzichten. Außerdem kann man schneller auf neue Modelle umsteigen und muss sich nicht um das alte Drucksystem kümmern. Beim Leasing zahlt man langfristig aber möglicherweise mehr als man bei einem Kauf des gleichen Systems bezahlt hätte. Wer gleich mehrere Drucksysteme oder gleich eine ganze Flotte benötigt, der kann übrigens auch im großen Stil leasen.

Sorgenfrei drucken

In enger Verbindung mit dem Drucken steht auch der oftmals bekannte Frust über Probleme des Druckers. Die Tintenpatronen sind wieder leer oder es ist kein Papier mehr da, diese und andere Probleme sind im Büro nichts Neues. Wer darauf keine Lust hat, der kann für seine Drucksysteme einen Service buchen, dieser kümmert sich um Probleme und stellt die Versorgung mit Materialien sicher.

 

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