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Ordnung und Zeitmanagement im Büro

Stress ist ein normaler Faktor bei jeder Arbeit, die mit Zeitdruck und Leistungsanspruch einhergeht. Doch gerade Unordnung und schlechte Zeiteinteilung können im Büro zum ernsthaften Problem werden. Bereits ein unordentlicher Schreibtisch macht das Auffinden wichtiger Unterlagen zum Geduldsspiel, und die Zeit, die man dabei verliert, kann am Ende sogar Projekt-Deadlines gefährden. Zum Glück gibt es ein paar einfache Methoden, mit denen man Ordnung und Struktur ins Büro bringt.

Die Ablage effektiv gestalten

Egal, ob als Freiberufler, Start-up-Firma oder etabliertes Unternehmen – Ordnung und Effektivität sind unabdingbar für den reibungslosen Geschäftsablauf. Auch die beste Business-Idee lässt sich nicht effektiv umsetzen, wenn man sich durch Unordnung in den Arbeitsprozessen verzettelt. Eine gute Ordnung fängt im Büro an. Die Größe der Räumlichkeiten kann eine Herausforderung darstellen, wenn man übersichtliche Strukturen schaffen will – vom Büromaterial über Dokumentenablage bis hin zu gelegentlich gebrauchten Werkzeugen. Daher sollte der vorhandene Stauraum möglichst optimal und platzsparend mit Regal- und Schranksystemen bestückt werden. Bei Anbietern wie dem Jungheinrich Profishop kann man geeignete Lagerregale, Schränke und Sortierstationen online bestellen. Hat man diese aufgebaut, sollte man Akten, Mappen, Ordner und sonstige Dokumente nach Wichtigkeit, Aktualität und Kategorien einordnen. Dokumente und Materialien, die stets benötigt werden, sollten möglichst nah am eigenen Arbeitsplatz zu finden sein. Wichtig ist auch, auf dem eigenen Schreibtisch nicht wahllos Dokumente zu stapeln, sondern auch hier Ordnung und Übersicht zu wahren, zum Beispiel mit entsprechend etikettierten Ablagefächern und Ordnern. Auch Arbeitsmappen, in denen man terminabhängige Unterlagen tage- oder monatsweise zur Vorlage aufbewahren kann, senken das Stressempfinden und sind sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter ein Zeichen von Professionalität.

Zeit nach Prioritäten managen

Der Mythos vom Multitasking ist schon seit geraumer Zeit weitgehend überholt. Anspruchsvolle Projekte werden keineswegs besser erledigt, wenn man mehrere Dinge gleichzeitig bearbeitet. Viel wichtiger für effiziente Arbeitsabläufe sind hingegen das richtige Priorisieren und Delegieren von Aufgaben. Für optimale Prioritätensetzung gibt es verschiedene Techniken wie das “Eisenhower-Prinzip” oder die “ABC-Methode”. Aufgaben von großer Eile und Wichtigkeit sollten stets zeitnah, persönlich und mit hoher Konzentration erledigt werden. Kleinere oder unwichtigere Aufgaben kann man auch an geübte Kollegen oder Assistenten delegieren, um mehr Zeit für eigene Prioritäten zu haben. So vermeidet man unnötiges Aufschieben und stellt sicher, dass Aufgaben stets innerhalb der gegebenen Deadline bearbeitet werden.

Ordnung sollte man nicht nur analog auf dem Schreibtisch, sondern auch digital auf dem Computer halten, etwa im beim E-Mail-Verkehr. Hier hilft es, nach dem Lesen oder ersten Überfliegen einer jeden E-Mail zügig zu entscheiden, in welche Aufgabenkategorie sie gehört – zum Beispiel Löschen, Durcharbeiten, Beantworten oder Weiterleiten. Hierfür kann man im eigenen E-Mail-Programm passende Archivordner anlegen und Erinnerungsfunktionen aktivieren. Wenn man sich an diese einfachen Regeln hält, fällt garantiert nichts Wichtiges unter den Tisch.

 

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