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Qualitätsmanagement für Produktentstehung: Entwicklungsprozesse messbar machen

Produktive Arbeit lässt sich nur gewährleisten, wenn auch die Prozesse, also die einzelnen Arbeitsschritte, durchdacht sind. Dies gilt übrigens auch für die Produktentwicklung. Doch gerade in diesem Bereich erscheint es so, also ob Prozessmanagement kaum möglich wäre. Insbesondere aufgrund der Notwendigkeit von kreativen Ideen gestaltet es sich schwierig, effektives Arbeiten messbar zu machen. Aber nimmt die Produktentwicklung tatsächlich eine Sonderstellung ein? Oder gibt es doch Möglichkeiten, Zielerreichung und Nachhaltigkeit von Entwicklungsprozessen mithilfe geeigneter Instrumente sicherzustellen?

Produktentwicklung - Gruppe arbeitender Menschen sitzt im Kreis am Tisch und puzzelt.

Bild: Interdisziplinäre Entwicklungsteams sind bei der Produktentwicklung unabdingbar. Bildquelle: A Lot Of People – 347191136 / Shutterstock.com

Die Bedeutung des Prozessmanagements für moderne Unternehmen lässt sich kaum in Worte fassen. Parallel zur sukzessiv fortschreitenden Komplexität bei System- und Produktentwicklungen steigen auch die Anforderungen an Unternehmen und Prozessstrukturen hinsichtlich ihrer Flexibilität. Gerade bei neuen Geschäftsideen gilt es, schnellstmöglich standardisierte Arbeitsprozesse zu entwickeln.
Denn effektives Arbeiten verlangt effizientes Prozessmanagement. Die große Herausforderung für etablierte Unternehmen besteht im Regelfall darin, bereits bestehende Prozesse mit neu-definierten Lösungen zu vereinen und so zu einem Gesamtkonzept zu entwickeln, welches sich unkompliziert in die individuelle Unternehmensstruktur implementieren lässt.

Video: Die Arten der Prozessoptimierung erklärt am übersichtlichen Methodenbaum.


Ein Grundpfeiler für modernes Prozessmanagement ist die Arbeit in interdisziplinären Teams. Hierdurch wird nicht nur die Zusammenarbeit der Entwicklungsteams bei der Produkt-(Weiter-) Entwicklung unterstützt, sondern auch ein effektives Teambuilding-Instrumentarium geschaffen.
Ebenso wichtig sind darüber hinaus aber auch moderne Software-Lösungen. Insbesondere bei der Produktentwicklung stoßen digitale Anwendungen aber immer öfter an ihre Grenzen, eben weil sich kreative Ideen als Basis innovativer Entwicklungsschritte kaum validieren lassen.

Doch ein modernes Prozess- und Qualitätsmanagement-Software soll die Lösung bringen, indem sie neuartige Werkzeuge und Methoden zur Modellierung, Kommunikation und automatisierte Optimierungspotentiale in der Produktentwicklung aufzeigt. Dennoch bleibt die Frage, wie der Aspekt Kreativität im Prozessmanagement berücksichtigt werden kann.

So spielen Kreativität und Prozessmanagement zusammen

Bei der Entwicklung eines neuen Produkts gilt es zu bedenken – anders als beispielsweise bei Bauprojekten, wo erst gebaut wird, wenn das gesamte Konzept bereits steht –, dass diese eben nicht in allen Facetten von Beginn an beschrieben werden kann. Planung ist hier nur bedingt möglich.

Trotzdem bietet die Prozessoptimierung auch bei der Entwicklung von neuen Produkten Verbesserungspotential, beispielsweise durch Elemente wie das Umgehen von Abstimmungsfehlern, die Reduzierung von Liegezeiten, durch Front-Loading usw.

Infografik Prozessmanagement

Bild: Von der Idee zum Produkt – dieser Verlauf ist in unterschiedliche Phasen unterteilt, der sich als Prozess definiert, dessen Management das Prozessmanagement übernimmt. Doch welche Ziele werden dadurch eigentlich verfolgt? Bildquelle: gruenderblatt.de

Folgende Leitlinien, so hat die Erfahrung gezeigt, sollten bei der Prozessoptimierung bedacht werden, wenn Kreativität und Prozessmanagement interagieren:

  1. Standardisierter Workflow: Spezifische Aufgabenstellungen benötigen beispielsweise aus Gründen der Verlässlichkeit einen geplanten und gewissermaßen durchkomponierten Ablauf, so zum Beispiel, wenn Richtlinien oder Kodizes eingehalten werden müssen (Compliance). Systemgestützte Arbeitsablaufverwaltungen eignen sich zur Sicherstellung eines standardisierten Workflows am besten.
  2. Work in Context: Auch in unvorhergesehenen Situationen ist es notwendig, dass alle Mitarbeiter arbeitsfähig bleiben – auch um die Teamleistung nicht zu mindern. In kleineren Teams hat es sich erprobt, diese im selben Raum arbeiten zu lassen. Bei größeren Teams sollten Informationen, welche die Arbeit des Einzelnen betreffen, stets unmittelbar zur Verfügung stehen.
  3. Fundiertes Taskmanagement: Taskmanagement dient vordergründig dem Zweck, den Überblick über die eigene To-do-Liste zu behalten. Doch nicht immer ist es ganz so simpel, Abläufe zu standardisieren. Deswegen ergibt es im Regelfall Sinn, sogenannte Tasks, also Arbeits-Grundbausteine, zu nutzen, mithilfe derer sich Mitarbeiter quasi ad hoc individuelle Workflows zusammenstellen können.
  4. Produktorientiertes Management: Wie erfolgreich eine Produktentwicklung abläuft, hängt auch damit zusammen, inwiefern standardisierte Entwicklungsprozesse und innovative Organisationsformen aufeinander abgestimmt werden können. Da Produkte heutzutage in Projekten organisiert und entwickelt werden, gilt hier das „One-of-a-kind-Prinzip“. Dies bedeutet, dass große und komplexe Produkte, beispielsweise Anwendungen für Online-Banking, als „Einzelanfertigung“ für einen spezifischen Anwendungsfall betrachtet werden müssen.
  5. Prozessorientiertes Denken: Logisch, dass Prozessoptimierung erst einmal Prozesse benötigt. Diese wiederum müssen entwickelt werden, was nicht ohne prozessorientiertes Denken gelingen kann. Prozessziele sind dabei ebenso wichtig wie Ideen, die beschreiben, wie einzelne Prozesse konkret gestaltet werden können.
  6. Prinzip Nützlichkeit: Je einfacher ein Prozess abläuft, desto besser. Dies bedeutet, dass ausschließlich Prozesse berücksichtigt und in den Alltag integriert werden sollten, die relevant sind. Und dies bedeutet zum einen, dass sie leicht zu merken sein müssen, und zum anderen die Bedingung, diese einfach in den Arbeitsalltag und somit in bestehende IT-Systeme integrieren zu können. Prozessbeschreibungen, die darüber hinausreichen, sind nicht alltagstauglich, unnütz und somit überflüssig.
  7. Leitplanken-Konzept: Sogenannte Leitplanken gilt es für jeden einzelnen Arbeitsprozess zu definieren. Sie bestimmen gewissermaßen grob spezifische Arbeitsabläufe und lassen Mitarbeitern ansonsten größtmöglichen Freiraum, um kreativ wirken und eigene Ideen in den Arbeitsprozess einfließen lassen zu können. Der große Vorteil liegt hier unter anderem in der Variabilität. Denn je nach Unternehmen, Branche oder eben Produkt können die Rahmenbedingungen weiter oder enger gefasst werden.

Grundlegende Leitlinien für das Prozessmanagement

Geht es an die konkrete Ausgestaltung des Prozessmanagements, kann es hilfreich sein, sich an essentiellen Leitlinien zu orientieren. Zwar sind auch diese je nach Unternehmen oder Branche variabel, allerdings bieten sie eine Struktur, an der sich ein neues Konzept konzipieren lässt. Dabei gilt es…

  • …die zwingenden Anforderungen zu definieren, die nicht nur den Bereich Compliance umfassen, sondern beispielsweise auch Kundenwünsche berücksichtigen,
  • …ein Mindestmaß an Transparenz sicherzustellen, was nicht die Regulierung kreativer einzelner Arbeitsprozesse meint, sondern die Entwicklung von Kennzahlen, mit denen sich Zwischen- und endgültige Arbeitsergebnisse klassifizieren lassen,
  • …ein vernünftiges Risikomanagement zu betreiben, welches vor allem im Kontext der Kundenwünsche verstanden wird, aber auch Besonderheiten des Produkts oder einzelner Entwicklungsphasen berücksichtigt.
    Jeder Prozessverantwortliche steht heutzutage vor einer großen und herausfordernden Aufgabe. Die Komplexität moderner Produktentwicklungen samt ihren einzelnen Prozessen macht es äußerst schwierig, ein effizientes Konzept zu entwickeln, welches alle Rahmenbedingungen gleichermaßen zu berücksichtigen weiß.

Gute Arbeit benötigt allerdings auch gute Prozesse. Und wer hier mit der nötigen Akribie ans Werk geht, der wird schlussendlich auch ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt vorweisen können.

Bildquelle:
A Lot Of People – 347191136 / Shutterstock.com

 

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