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Einzelhandel: Das richtige Kassensystem

Wer ein Einzelunternehmen gründet, muss einige Vorschriften beachten – etwa zu der Anmeldung und Steuern. Im Handel kommen dazu weitere Aufgaben wie Warenbestellung, Marketingmaßnahmen und Einrichtung des Ladens auf Sie zu. Nicht zuletzt müssen Sie sich für ein Kassen- und Warenwirtschaftssystem entscheiden. Wir erklären, worauf es dabei ankommt.

Elektronische Kassensysteme sind zwar sehr praktisch, allerdings war es bisher auch möglich, sie zu manipulieren, um Steuern zu umgehen. Das soll nun durch neue Richtlinien verhindert werden. Anhand dieser soll es für das Finanzamt leichter werden, Jahresabschlüsse und unangemeldete Überprüfungen durchzuführen. Wer bereits eine elektronische Kasse geführt hat, muss also bis Ende des Jahres seine Kassensysteme gegebenenfalls umstellen. Wer sich erst jetzt sein erstes Kassensystem zulegt, hat den Vorteil, dass er sich direkt eine Kasse aussuchen kann, die allen nötigen Vorgaben entspricht.

Einzelbuchungen archivieren

Kassensysteme müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-Buchhaltung (GoBD DV) entsprechen. Dadurch soll die Buchhaltung jederzeit nachprüfbar und nachvollziehbar werden. Während es früher reichte, am Ende des Tages einen Tagesabschlussbon ohne Einzelbuchungen (“Z-Bon”) auszudrucken und abzuheften, müssen spätestens ab 2017 alle einzelnen Beträge gespeichert und zehn Jahre lang einsehbar sein. Fehlen Angaben, kann das Finanzamt Ihre Prüfung verwerfen und durch eine Schätzung ersetzen. Dabei kommt in den meisten Fällen ein Aufschlag auf den Händler zu. Eine Registrierkasse muss dabei nicht elektronisch sein. Um die aktuellen Richtlinien zu erfüllen, können die Beträge auch in einem Kassenbuch aufgeführt werden. Allerdings erleichtert eine digitale Kasse den Einzelhandelsalltag und für viele ist sie bereits Standard.

Anforderungen an das Kassensystem

Ein modernes Kassensystem muss aufgrund der neuen Vorschriften nicht nur Belege für alle Kassenbewegungen sowie alle Einsatzzeiten und -standorte registrieren, beispielsweise bei Messebesuchen, es muss auch ein Protokoll aller Änderungen und eine Bedienungsanleitung enthalten sein. Die aktuellen und vergangenen Preise, Warengruppen und Artikelbezeichnungen müssen sich ebenfalls abrufen lassen. Es bietet sich deshalb an, ein Kassensystem auszuwählen, das wie die iPad-Kasse von INVENTORUM ein Warenwirtschaftssystem enthält. Ihre Software zeigt zudem stets den aktuellen Lagerbestand an. Weiteres Zubehör wie Scanner und Drucker kann im INVENTORUM-Shop bestellt werden. Ein weiterer Vorteil von diesen Point of Sale (POS)-Systemen ist, dass die Daten auf der Festplatte gespeichert werden und von hier aus direkt an das Finanzamt übermittelt werden können.

 

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