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Sparen im Büroalltag? Einfache, aber effektive Mittel

Auch wenn ein Unternehmer oder Selbständiger vielleicht nicht jeden Cent zweimal umdrehen muss, Einsparungen im Büroalltag sind stets willkommen und können oftmals schon durch wenige Handgriffe umgesetzt werden. Angefangen beim Druckerpapier über den Kaffee oder die Post, in vielen Bereichen finden sich Einsparpotenziale, die sich insgesamt schnell zu einem ansehnlichen Betrag im Monat anhäufen können.

Bild: @ stevepb, pixabay

  • Vorsicht – „billig“ ist nicht immer langfristig günstiger
    Wer zum Sparen auf besonders günstige Materialien zurückgreift, der zahlt zum Schluss mitunter noch drauf. Billige Locher, Hefter oder Ordner sind oftmals nicht sehr zuverlässig, haben Probleme mit ihrer Mechanik oder gehen schnell kaputt. Das belegt sogar ein groß angelegter Test des Marktforschungsunternehmens Vocatus, bei dem „Billig“-Marken mit Produkten aus dem höheren Preissegment verglichen wurden. Das Ergebnis: die billigen Artikel waren bis zu 20 Mal häufiger von Störungen betroffen. Das führt letztendlich zu mehr Aufwand für die Mitarbeiter, steigert die Prozesskosten und stellt damit einen durchaus vermeidbaren Kostenpunkt im Unternehmen dar. Daher gilt, dass bei der Auswahl von Arbeitsmaterial Qualität zählt und diese sich meist im langfristigen Einsatz bewährt. Der gesamte Test mit genauen Fakten rund um die anfallenden Kosten und getesteten Produkte kann hier nachgelesen werden.
  • Kosten sparen durch Outsourcing
    Manchmal ist es sinnvoller, bestimmte Tätigkeiten auszulagern und an einen Fachmann zu übergeben. So kann sich das Unternehmen einerseits auf seine Kernkompetenzen fokussieren, während weniger wichtige Prozesse trotzdem professionell abgewickelt werden. Vor allem fixe Kosten lassen sich so sparen, da der Aufbau einer ansonsten benötigten Infrastruktur wegfällt und keine zusätzlichen Investitionen in Gebäude, Maschinen oder Personal nötig sind. Allerdings sollten Unternehmer an dieser Stelle nicht vergessen, dass das Outsourcing auch einige zentrale Nachteile hat. So lässt es sich beispielsweise nur schwer wieder zurücknehmen, wenn es einmal durchgeführt wurde. Zudem ist es keinesfalls garantiert, dass ein anfangs guter Dienstleister seine hohe Qualität durchgehend halten kann. Ebenso macht sich ein Unternehmen auf diese Weise schnell abhängig und hat beispielsweise nur geringe Handlungsmöglichkeiten, wenn etwa die Preise angehoben werden.

Bild: @ KlausAires, pixabay

  • Mieten statt kaufen
    In vielen Fällen ist es für ein Unternehmen sinnvoller und vor allem preiswerter, die Büroausstattung weitestgehend zu mieten. Dies bietet sich beispielsweise an, wenn bestimmte Projekte zeitlich begrenzt sind und die Ausstattung daher nach einigen Monaten nicht mehr benötigt wird. Zudem müssen sich Unternehmen so nicht langfristig an eine komplette Büroausstattung binden, sondern können bei Bedarf direkt am Puls der Zeit bleiben. Der Auf- und Abbau wird dabei in der Regel direkt vom jeweiligen Dienstleister übernommen. Neben reinen Büromöbeln bietet sich ebenfalls das Mieten verschiedenster technischer Ausstattung an, angefangen beim Smartphone über den Drucker bis hin zum Cloud-Server. Auch Kopierer und Drucker müssen nicht unbedingt erworben werden, sondern lassen sich bei Bedarf mieten.
    Vorteilhaft ist, dass die Technologie innerhalb des Unternehmens so immer auf einem aktuellen Stand bleibt, veraltete Geräte direkt durch neue Modelle ersetzt werden und keine umfangreichen Investitionen getätigt werden müssen. Stattdessen können meist kleine Monatsmieten genutzt werden, wobei je nach Anbieter nicht einmal Zinsen, Gebühren oder zusätzliche Kosten anfallen.
  • Einkaufsgemeinschaften
    Oft sind Unternehmen in einem Bürokomplex mit mehreren Firmen untergebracht, hier bietet sich eine sehr gute Gelegenheit zum Geld sparen. Befreundete Unternehmen können sich in diesem Fall zusammenschließen und gemeinsam Sammelbestellungen aufgeben. So profitieren alle Beteiligten von meist deutlich attraktiveren Konditionen, wenn es um Mengenrabatte und Großeinkäufe geht. Gleichzeitig werden außerdem noch die Geschäftsbeziehungen gepflegt, während der Aufwand gering bleibt.
  • Diebstahl am Arbeitsplatz
    Hier ein Kugelschreiber, dort ein Schreibblock. Was für den einen nicht weiter von Bedeutung ist, kann sich in der Masse durchaus bemerkbar machen, nicht umsonst gilt Diebstahl am Arbeitsplatz keinesfalls als Kavaliersdelikt. Auch das unerlaubte Aneignen kleinster Büroartikel stellt einen Diebstahl dar und insbesondere große Unternehmen haben mit diesem Problem zu kämpfen. Vielen Mitarbeitern ist ihr Fehlverhalten jedoch meist nicht einmal wirklich bewusst, umso wichtiger ist es, die Belegschaft für das Thema zu sensibilisieren. Glücklicherweise reicht es in den meisten Fällen jedoch vollkommen aus, auf die möglichen Konsequenzen hinzuweisen und zu erläutern, dass selbst kleinste Diebstähle nicht gestattet sind.
  • Zimmertemperatur berücksichtigen
    Energiesparen ist heutzutage in vielen Unternehmen an der Tagesordnung, oft gibt es aber dennoch mehr als genug zusätzliches Einsparpotenzial. Eine der wohl größten Ersparnisse diesbezüglich ist durch das richtige Heizen der Räume möglich, denn jedes zusätzliche Grad Raumtemperatur bringt einen gestiegenen Energieverbrauch von rund 6% mit sich. Durchschnittlich wird in Büroräumen eine Raumtemperatur von 20-22 Grad Celsius empfohlen. Ist eine Klimaanlage installiert, so arbeitet diese am besten und energieschonendsten bei geschlossenen Türen und Fenster.
  • Ordnung im Büroalltag
    Selbständige und Arbeitnehmer verschwenden bis zu 10-15 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen und Finden ihrer Arbeitsmaterialien. Auf ein Jahr hochgerechnet sind das stolze 200-300 Arbeitsstunden, in denen nicht produktiv gearbeitet wird. Somit wird klar: wer Ordnung hält und sich beispielsweise mithilfe von Checklisten, Ordnern oder einem ausgefeilten Ordnungssystem behilft, spart letztendlich Zeit und Geld. Dabei helfen etwa regelmäßig gepflegte Ablagen, visuelle Hilfen wie ein Farbleitsystem, Deckblätter, Register oder Hängemappen. Auch das Einteilen in Prioritäten kann bei der Organisation des Arbeitsalltags effektiv weiterhelfen.

Bild: @ Hiljon, pixabay

  • Dienstreisen – welche Sparmaßnahmen sind sinnvoll?
    Über Dienstreisen hat schon so mancher Unternehmer geflucht, denn die Kosten sind oftmals hoch, während der entsprechende Mitarbeiter ausfällt. Es überrascht kaum, dass Dienstreisen daher eine offensichtliche Möglichkeit darzustellen scheinen, um schnell große Kostenpunkte einzudämmen. Gänzlich eingestellt werden sollten sie trotz aller Kosten allerdings nicht, denn Messebesuche oder Fortbildungen sind in vielen Branchen schlichtweg unverzichtbar. Reduzieren lassen sich die Kosten aber durchaus:
    • Nicht immer ist eine Dienstreise notwendig. Es hört sich zwar simpel an, aber manchmal ist ein einfacher Anruf mehr als ausreichend, sodass der kostspielige Ausflug vermieden werden kann. Wenn es um wichtige Befugnisse geht, kann mitunter auch ganz klassisch zum Brief gegriffen werden.
    • Mit dem Internet und der ständigen Erreichbarkeit kam auch die Möglichkeit der sogenannten virtuellen Konferenzen auf. Dabei handelt es sich um Video- oder Telefonkonferenzen, die mittlerweile problemlos mit einer großen Anzahl von Personen durchgeführt werden können.
    • Wer eine Geschäftsreise vermeiden möchte, der kann seinen Geschäftspartner auch einfach zur Abwechslung ins eigene Unternehmen für einen Termin einladen. So werden die Reisekosten eingespart, allerdings sollten sich Unternehmer darüber bewusst sein, dass diese Möglichkeit nicht für jede Partnerschaft geeignet ist.

 

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