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Ordnung ist das halbe Leben: Im Berufsleben geht (fast) nichts ohne ein strukturiertes Büro

 

Kaum etwas ist für einen ordnungsliebenden Menschen schlimmer als ein chaotisches Büro. Ein Wust mit kleinen Zetteln, die willkürlich auf dem Schreibtisch umherfliegen oder auch an die Pinnwand geheftet sind, lassen solche Menschen verzweifeln. Dass Ordnung das halbe Leben sei, haben viele sicherlich schon einmal gehört, dass dies aber auch tatsächlich so ist, glauben wahrscheinlich nur die Wenigsten. Allein fürs Suchen nach der bekannten “Nadel im Heuhaufen”, verbringen viele, gerade auch Selbstständige, unnötig viel Zeit. Kostbare Lebenszeit!

Hinzu kommt die Sinnlosigkeit dieser Beschäftigung, zumal sie mit kleinen Handgriffen, Struktur und Helfern im Alltag und im Berufsleben doch auch überflüssig werden könnte. Ordnung hat nicht zwingend etwas mit Ordentlichkeit eines Menschen zu tun, doch sie erleichtert das Leben ungemein und verschafft zudem eine gewisse Art von Lebensstruktur und Dynamik, die Ihresgleichen sucht, wenn das Chaos Zuhause wie im Büro überhand nimmt. Spätestens, wenn man absolut nichts mehr wiederfindet und auch nicht mehr genau weiß, wo was überhaupt noch zu finden ist, wird es Zeit Ordnung zu schaffen, und zwar von Kopf bis Fuß, in jeder Schublade, jedem Regal und Ordner.

Der Schreibtisch muss nicht wie geleckt sein

Dass es auf dem Schreibtisch im Büro relativ ordentlich sein sollte, erschließt sich eigentlich von selbst. Die Regel sieht aber in Büroräumen oftmals anders aus. Überall sind kleine Spickzettel verteilt, werden angeklebt, angeheftet und stecken schon überlappend an Kalendern und unter Schreibtischunterlagen. Gut, dass man etwas notiert hat. Schlecht allerdings, wenn man bei Bedarf nicht mehr weiß, wo genau sich der Zettel X mit der wichtigen Nummer Y befindet. Unnötige Zeit wird fürs Suchen verschwendet und ob man schließlich fündig wird, ist fraglich.

Auch ein Sammelsurium an Stiften, Kugelschreibern, Büroklammern und anderen Utensilien auf dem Schreibtisch, hinterlässt keinen guten Eindruck und sind auch kein gutes Aushängeschild für ein strukturiert arbeitendes Unternehmen und einen gut organisierten Arbeitnehmer. Der Schreibtisch muss nicht wie geleckt sein und die Stifte müssen auch nicht alle gen Norden ausgerichtet akkurat nebeneinander liegen. Er muss auch nicht täglich auf Hochglanz poliert sein und ohne persönliche Dinge, wie Fotos, Blumen oder Ähnliches erscheinen. Wenn alles nicht wirr durcheinander liegt und fliegt und die Zettelwirtschaft Ordnung und System hat, ist es der perfekte Schreibtisch, an dem auch Großes entstehen und produziert werden kann.

Wie das Wort schon sagt: Ordnung durch Ordner

Ein gut geführtes Büro verfügt im Grunde immer über eine große Anzahl an Ordnern. Alles, was sich an Dokumenten, Verträgen, Ausdrucken und Co. in Papierform im Büro befindet, muss und sollte in Ordnern verschwinden und dort abgeheftet stets werden. Das Abheften allerdings, sollte System haben und Willkür beim Abheften in irgendeinen Ordner, der gerade zur Verfügung stand, bringt am Ende ebenso viel Chaos in die Bude, als würde man alles sich selbst überlassen wollen. Ordnung im Büro zu schaffen, ohne geeignete Ordner und Ordnersysteme, ist also nicht machbar.

Eines sollte man als Unternehmer dabei jedoch auch verinnerlichen: Ordner ist nicht gleich Ordner! Sie unterscheiden sich in ihrer Funktion und spätestens wenn sie geöffnet werden, weiß man schließlich auch, für welche Unterlagen sie sich auch am besten eigenen. Darunter verbergen sich Bankordner, Dokumentenordner, Doppelordner, Hängeordner, Motivordner, Ordner in A4 und andern Größen. Oder auch Ordner in Spezialgrößen, für besondere Dokumente, die extra breit oder auch lang und hoch sind. Einen guten Überblick über die vielen verschiedenen Ordnermarken kann man sich bei Otto Office verschaffen. Sie alle dienen nur einem Zweck: Ordnung ins Papierchaos zu bringen – und wenn sie denn richtig beschriftet werden, ist das durchaus ganz einfach und sehr übersichtlich möglich.

Archivieren und Kennzeichnen

Jeder Ordner sollte schon auf seinem Rücken aufzeigen können, was er genau beinhaltet. Ein einziger Blick bzw. Griff muss ausreichen, um in Sekundenschnelle den richtige Ordner zu greifen. Das Archivieren von Dokumenten ist eine besonders heikle Angelegenheit und Bedarf in jedem Büro einer ganz gezielten und praktikablen Struktur. Bei Aufbewahrungspflichten im geschäftlichen Bereich, die beispielsweise bei Notaren, Rechtsanwälten und in ähnlichen Berufszweigen, aber natürlich auch “ganz normalen Selbstständigen” gesetzlich vorgegeben werden, ist ein gut und präzise geführtes Archiv von unschätzbarem Wert.

Was einmal im Ordner verschwindet und abgeheftet wird, sollte zu jeder Zeit auffindbar sein und zwar auf direktem Weg und nicht erst nach langem Suchen. Beschriftungen jeglicher Art, Kennzeichnungen, Markierungen. Sowie auch Datierungen und auch Benennungen erleichtern die Suche nach der Nadel garantiert in jedem Büro um ein Vielfaches. Ob die jeweiligen Ordner schließlich in Hängeregister einsortiert aufbewahrt werden, oder doch stehend in Regalen und Schubladen, bleibt jedem selbst überlassen. Wichtig ist allein, dass es eine gewisse Ordnung und Struktur hat, wie und wo und unter welchen Kriterien und Merkmalen einsortiert wird.

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