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Telefonkonferenz vs. digitales Teammeeting

Für Business-Meetings, vertrauliche Besprechungen und Gespräche, die dem Networking eines Unternehmens oder einer Person dienen, sind persönliche Vor-Ort-Gespräche unabdingbar. Für alle anderen Gesprächsformen haben sich Telefonkonferenzen und Dank der Digitalisierung auch digitale Meetings bewährt. Beide elektronischen Gesprächsformen haben den großen Vorteil, dass Unternehmen hohe Reisekosten sparen und Mitarbeitern eine An- und Abreise zu Gesprächsorten sowie Hotelübernachtungen fernab von Familie und Freunden erspart bleiben. Damit eine Telefonkonferenz oder eine digitale Besprechung erfolgreich verlaufen, sind einige Vorkehrungen erforderlich. Die wichtigste Entscheidung besteht darin, ob eine Telefonkonferenz oder ein digitales Meeting die richtige Voraussetzung für den Austausch bieten.

Die Telefonkonferenz als bewährtes und modernes Instrument der Kommunikation

Seit vielen Jahren nutzen Unternehmen Telefonkonferenzen sowohl für den schnellen Austausch zwischendurch als auch als geplante Besprechung zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dabei spielt bei der Wahl des Anbieters eine entscheidende Rolle, ob die technischen Voraussetzungen stimmen. Telefonkonferenzen sollten absolut störungsfrei verlaufen. Nichts ärgert mehr als Unterbrechungen durch Leitungsausfälle während einer wichtigen Telefonkonferenz, zu der sich mehrere Personen einen Termin freigehalten haben. Darüber hinaus gestaltet sich zeitweise die Einwahl in Telefonkonferenzen sehr kompliziert, was ebenfalls zu technischen Schwierigkeiten führen kann. Das Unternehmen telefonkonferenz.de bietet hier eine einfache Möglichkeit, damit sich der Nutzer auf das Wesentliche konzentrieren kann. Die Vorteile des Unternehmens zeigen sich vor allem in folgenden Bereichen:

  • Kein Vertrag
  • Keine monatlichen Gebühren
  • geringe Minutengebühr über Telefonrechnung
  • Sofortige kostenlose Einwahl-PIN selbst generieren
  • Bis zu 100 Teilnehmern in 72 Ländern
  • Kostenlose Aufnahme des Gespräches

Vor der Entscheidung für eine Telefonkonferenz ist ein Abwägen erforderlich. Dazu ist es wichtig die Vor- und Nachteile einer Telefonkonferenz zu kenn. Die 4 wichtigsten Vor- und Nachteile in der Zusammenfassung erleichtern die Entscheidung:

Vorteile einer Telefonkonferenz

(Quelle: telefonkonferenz.info)

  1. Schnellere Entscheidungsfindung durch Wegfall von unnötigem Smalltalk; Gespräche konzentrieren sich auf das Wesentliche.
  2. Weniger Stress für Mitarbeiter durch Wegfall von Dienstreisen, Ortswechseln und in die Länge gezogene Meetings.
  3. Umweltfreundlichkeit: Keine schädlichen Einflüsse durch die Nutzung von PKW und Flugzeugen
  4. Kosteneinsparung, insbesondere bei Reisekosten.

Nachteile einer Telefonkonferenz

(Quelle: telefonkonferenz.info)

  1. Nur Audio-Kommunikation (unpersönlich, da keine Sichtbarkeit). Mimik und Körpersprache fehlen. Gerade daraus lässt sich in der Kommunikation vieles interpretieren.
  2. Dateien/Dokumente müssen vor der Konferenz übermittelt werden. Während der Konferenz führt dies zu Verzögerungen.
  3. Die persönliche Ebene fehlt. Diese ist wichtig, um das Vertrauen zum Gesprächspartner herzustellen. Daher ist eine Telefonkonferenz zu Beginn einer Geschäftsbeziehung eher unvorteilhaft.

Die Digitalisierung im Gespräch richtig einsetzen

Die Digitalisierung ermöglicht digitale Teammeetings, Kundenmeetings oder auch private Gespräche mit mehreren Personen. Digitale Besprechungen eignen sich vor allem für Unternehmen und Personen, die auf die Sichtbarkeit der Gesprächspartner nicht verzichten möchten. Dienste wie GoToMeeting oder Skype machen Besprechungen auf persönlicher Ebene möglich, ohne dass eine Reise oder ein Ortswechsel erforderlich wird. GoToMeeting steht dabei für die Einfachheit in der Anwendung und Preistransparenz. Die Preise gestalten sich nach Anzahl der Teilnehmer. Das Paket für bis zu 3 Teilnehmern ist kostenlos. Bei Skype funktioniert dagegen die Abrechnung über die Rufnummer.

Vorteile einer digitalen Besprechung

Quelle: https://www.mikogo.de/2010/06/08/vor-und-nachteile-von-online-meetings/

Die Vorteile überwiegen und gestalten sich ähnlich den Vorteilen der Telefonkonferenzen. In der nachstehenden Auflistung zeigt sich, welche Vorteile eine Online-Konferenz bietet:

  1. Auch hier wird Zeit und Geld gespart, da keine Kosten und kein Zeitaufwand für Dienstreisen anfallen. Jeder kann sich ohne Zeitverzögerung von seinem Büroarbeitsplatz oder vom Besprechungsraum aus in das digitale Meeting einklinken.
  2. Neben der Audio-Kommunikation finden die digitalen Besprechungen auch auf persönlicher Ebene wegen der Sichtbarkeit statt. Webcams machen dies möglich. So schaffen Mimik und Gestik zusätzliches Vertrauen, da der Gesprächspartner besser einzuschätzen ist.
  3. Auch die Vorführung einer Präsentation ist möglich.

Nachteile einer digitalen Besprechung

Quelle: https://www.mikogo.de/2010/06/08/vor-und-nachteile-von-online-meetings/

1. Auch diese Form der Besprechung empfinden einige heute noch als unpersönlich.
2. Eine hohe Interaktivität ist erforderlich und sehr schnelles Handeln
3. Unsere Konferenzkultur hat sich noch nicht ganz auf die modernen technischen Möglichkeiten eingestellt.

Telefonkonferenz oder Digitales Meeting – Die Entscheidung

Welche Form der Konferenz die Gesprächsteilnehmer schließlich wählen, ist zum einen Ermessenssache, andererseits auch situationsabhängig. Dennoch gibt es Anhaltspunkte, die die Entscheidung für eine der beiden Konferenzarten vereinfachen:

Telefonkonferenz

Kennen sich die Teilnehmer gut, wie zum Beispiel Kollegen oder langjährige Geschäftspartner, ist eine Telefonkonferenz ebenso problemlos möglich wie ein digitales Meeting. Telefonkonferenzen eignen sich sehr gut zum Nachfassen nach einer Vor-Ort-Besprechung oder um Klarheit in ein unklares Thema zu bringen. Wegen der mangelnden Sichtbarkeit sind Telefonkonferenzen anstrengend und fallen deshalb meistens kürzer aus.

Digitales Meeting

Digitale Besprechungen eignen sich bestens für längere Gespräche. Diese gleichen fast dem Vor-Ort-Meeting, da sowohl Präsentationen gezeigt werden können, Dokumente ausgetauscht und Mimik und Gestik der Teilnehmer einschätzbar sind. Darüber hinaus sehen die Teilnehmer zumindest ein Stück weit, wo sich die Gesprächspartner gerade aufhalten (im Büro, im Besprechungsraum, unterwegs…). Digitale Besprechungen werden terminlich meist ähnlich vorausgeplant wie das Vor-Ort-Gespräch und beinhalten gleiche Komponenten.

Fazit

Telefonkonferenzen und Digitale Meetings haben eines gemeinsam, sie stehen für große Erleichterung im Geschäftsleben. Jeder gewünschte Gesprächspartner kann teilnehmen, ganz gleich, wo er sich gerade befindet. Selbst von Unterwegs stellt eine Gesprächsteilnahme dank moderner Smartphone-Technik und Providern wie Skype, GoToMeeting kein Problem dar. Dennoch gibt es immer noch Menschen, die bei Konferenzen dieser Art eine Hemmschwelle haben und das persönliche Gespräch vorziehen. Einen vollständigen Verzicht auf Vor-Ort-Gespräche wird es auch mit der Digitalisierung nicht geben. Besonders heikle Themen oder Streitigkeiten mit Geschäftspartnern lassen sich in einer persönlichen Besprechung immer noch am besten aus der Welt schaffen.

Ein kleiner Wermutstropfen bleibt bei beiden Gesprächsformen: Technik ist nicht unfehlbar. Sowohl bei Telefonkonferenzen als auch digitalen Besprechungen kann es mitunter zu technischen Störungen kommen, die das Gespräch ungewollt unterbrechen oder beenden.

 

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