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Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung und ihre Neuerungen für Start-ups

Der digitale Wandel führt zu einer immer weiter steigenden Menge an Daten. Das Volumen wächst weltweit um 40 Prozent pro Jahr. Auch 2017 sind zahlreiche Unternehmen mit der Organisation von und dem Umgang mit riesigen Datenmengen überfordert. Richtig organisiert, bergen diese jedoch großes Potenzial.

Welche Daten entstehen?

Die großen Datenmengen entstehen heute vor allem durch die stetige Digitalisierung aller Arbeitsschritte. Verträge und Buchungen, die allgemeine Bürobuchführung wird digital abgespeichert, die Kommunikation verläuft über Messenger und E-Mails, Präsentationen erfolgen mit aufwändigen Grafiken und hochauflösenden Bildern und Videos, zahlreiche Daten zur Auswertung des Arbeitsablaufs werden erfasst. Hinzu kommen persönliche Daten, die von den Mitarbeitern auf den Geräten hinterlegt werden. Hinzu kommen in einigen Unternehmen unzählige Informationen aus dem Bereich Big Data. Dazu zählen unter anderem Daten, die man aus sozialen Netzwerken, der Mobilfunk- und Kreditwirtschaft, der Finanzindustrie und dem Gesundheitswesen erhalten kann, um ein detailliertes Bild über Kunden, Kauf- und Nutzungsverhalten zu bekommen und das Qualitätsmanagement voranzubringen. Wer Big Data nutzt, sollte einen umfassenden Plan erstellen, wie man damit umgeht. Zum einen muss man festlegen, wie groß die Daten-Plattform des Unternehmens sein soll, wie viel Server-Kapazität man dafür einräumt und wie viel Speicherplatz dafür nötig ist. Zum anderen sollte man sich darüber im Klaren sein, welche Daten zu welchen Zwecken benötigt werden.

Wie können die Daten nutzbar gemacht werden?

Die Daten können nur dann genutzt werden, wenn man sie einsehen kann. Das heißt, Unternehmer müssen dafür sorgen, dass die Informationen an einem sicheren Ort gelagert und anhand logischer Schritte ausgewertet und wiedergefunden werden können. Daten, die zwar generiert, aber unauffindbar abgelegt werden, sind nicht nur unbrauchbar, weil sie im Kosmos der digitalen Welt verloren gehen. Sie verschwenden zudem Zeit und Kosten, die für Beschaffung und Datensicherheit investiert wurden.

2015 stellte Aureus Analytics in einer Studie fest, dass rund 80 Prozent aller Daten, die ein Unternehmen speichert, unstrukturiert sind. Das bedeutet, dass die Daten zwar existieren, aber im derzeitigen Zustand nicht genutzt werden können. Sie müssten aufwendig bereinigt und geordnet werden, damit aus den Daten für das Unternehmen wertvolle Schlüsse gezogen werden könnten. Dieser Aufwand aber ist zeitintensiv und kostspielig. Besser ist es deshalb, von Beginn an strukturiert mit Daten umzugehen. Das heißt, dass man ein Konzept erstellt, das zur bestehenden Unternehmensstruktur passt. Für dieses Konzept sollten folgende Fragen diskutiert werden:

  • Welche Daten sollen gesammelt werden?
  • Für welchen Zweck werden die Daten benötigt?
  • In welcher Form und wo speichert man die Daten?
  • Welche Mitarbeiter sind für welche Daten zuständig?
  • Welche Server-Kapazität kann für Daten eingeräumt werden?
  • Wie viel Speicherplatz steht maximal zur Verfügung und was kostet dieser?

Wo speichert man die Daten?

Daten sollten keinesfalls auf einzelnen Geräten, sondern immer auf einem oder mehreren Servern hinterlegt werden, sodass man von verschiedenen Geräten und Standorten darauf zugreifen kann. Das schafft Struktur und ermöglicht ein sicheres und flexibleres Arbeiten. Da die Datenmengen größer werden und höhere Speicherkapazitäten erfordern, nutzen immer mehr Unternehmen Cloud-basierte Speicher. Diese haben den Vorteil, dass sie viel Speicherplatz offerieren, einen schnellen Zugriff ermöglichen und technisch auf dem neuesten Stand sind. Dropbox und Google Drive zählen zu den bekanntesten Cloud-Speichern auf dem Markt, wobei Dropbox mit 47,3 Prozent auch 2017 noch klarer Marktführer ist. Aufgrund der regen Nachfrage an Cloud-Speichern kommen immer mehr Anbieter auf den Markt.

Mittlerweile gibt es einige Konkurrenten zu Dropbox und Co, die ähnlich funktionieren, aber das Speichern auf eigenen Servern ermöglichen. Der Vorteil: Man weiß, in welchem Land die Server stehen und profitiert so von dem jeweiligen Datenschutz. Eine der besten Softwares in diesem Bereich ist ownCloud. Die modulare Software bietet Funktionen wie Dateiablage, Synchronisation, Filesharing, Aufgabenplaner und externe Speichereinbindung. Dadurch wird das Arbeiten mit digitalen Daten vereinfacht und strukturiert. Doch auch zu ownCloud gibt es Alternativen, darunter Nextcloud, SpiderOak und Seafile, um nur drei zu nennen.

Bild: © geralt, pixabay

 

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