Wenn Sie eine eigenes Unternehmen gründen, sind Sie dazu verpflichtet, die durch den Betrieb entstehenden Unterlagen und Dokumente aufzubewahren. Und das teils jahre- oder gar jahrzehntelang, falls sich einmal eine Steuerprüfung ankündigen sollte oder Sie anderweitig dazu angehalten werden, alte Unterlagen vorzulegen. Die Pflicht, die sichere Verwahrung Ihrer Unterlagen zu gewährleisten, liegt bei Ihnen. Vermeiden Sie unangenehme Fehler mit unseren Tipps.
Wer an die sichere Aufbewahrung von Unterlagen denkt, denkt meist an stabile Aktenschränke. Sie sind zweifelsohne der Klassiker der Dokumentenverwahrung und haben sich in den letzten Jahrzehnten vielfach bewährt. Es hat einige entscheidende Vorteile, Dokumente in Papierform aufzubewahren – so gibt es, anders als bei einer elektronischen Verwahrung, kein Risiko für einen Hack-Angriff oder einen plötzlichen Datenverlust durch eine Beschädigung der Festplatte. Viele schätzen es auch sehr, Ihre Unterlagen tatsächlich in die Hand nehmen zu können. So kann es nämlich einfacher werden, Ordnung zu halten, oder auch Menge und Umfang der gelagerten Dokumente einzuschätzen.
Wenn Sie einen Aktenschrank kaufen, sollte dieser in seinem Inneren die optimalen Lagerungsbedingungen für Papier bieten. Das heißt: kühl, dunkel und trocken. Glücklicherweise lässt sich das leicht erreichen, indem “Raumtemperatur und Luftfeuchtigkeit“/raumklima-regulieren-1652.htm auf ein für Menschen angenehmes Maß reguliert und eine direkte Sonneneinstrahlung vermieden wird. Aber auch platzsparendes Lagern ist wichtig, insbesondere in kleinen Büros; um wirklich jeden Zentimeter auszunutzen, empfehlen sich individuell anpassbare Schranksysteme. Ein Drucker für das Ausdrucken per Mail erhaltener Dokumente ist Pficht.
Seit einigen Jahren ist die elektronische Aktenhaltung eine echte Alternative zum analogen Aktenschrank geworden. Auch sie hat individuelle Vorteile im Vergleich zur Lagerung im Aktenschrank: Sie ist um ein Vielfaches platzsparender; Sicherungskopien lassen sich mit nur wenigen Klicks erstellen; und über die Durchsuchbarkeit digitaler Dokumente lässt sich mitunter sehr viel Zeit sparen. Dafür muss die Angreifbarkeit der digitalen Systeme durch Umwelteinflüsse und Datenräuber einkalkuliert werden.
Wenn Sie sich für eine digitale Verwahrung Ihrer Dokumente entscheiden, sollten Sie auch in die digitale Sicherheit investieren. Da Computer sehr anfällig für Schäden und Unfälle sind, sollte die Datenspeicherung dezentral erfolgen. Um Ordnung zu halten, sollten Sie von außerdem Anfang an konsequent ein logisches Ordnungssystem verfolgen – andernfalls gehen digitale Dokumente gerne mal verloren. Ein Scanner ist wichtig, um Dokumente in Papierform zu digitalisieren; wer sich für ein Kombigerät mit integriertem Drucker entscheidet, kann sie im Anschluss jederzeit wieder ausdrucken.
Schlussendlich bleibt es Ihnen überlassen, wie genau Sie Ihre Dokumente und Akten lagern wollen – allerdings immer unter der Prämisse, dass Sie es nach besten Wissen und Gewissen tun, denn der Gesetzgeber macht klare Vorgaben. Am sichersten ist, analog wie auch digital, der limitierte Zugang zu den Dokumenten in Kombination mit mehreren Sicherungskopien. Ob Sie das via Passwort und Cloud bewerkstelligen oder via Aktenschrank-Schlüssel und Kopierer, ist eine Frage Ihrer bevorzugten Arbeitsweise. Und natürlich ist es auch nicht verboten, beide Varianten kreativ miteinander zu kombinieren.
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