Lohn und Lohnabrechnung: was ist zu beachten?

Kein Unternehmen kommt ohne Arbeit aus. Kleine Selbstständigkeiten können mitunter mit nur der Arbeit ihrer Gründer:in funktionieren, doch das ist eher die Ausnahme, insbesondere, wenn man die Karriereleiter erklimmen und etwas aus dem eigenen Unternehmen machen will. Früher oder später müssen also meist fähige Mitarbeiter:innen angestellt werden – und die wollen natürlich eine angemessene Bezahlung nach gesetzlichen Bestimmungen.

Dabei kann es ganz schon schwierig sein, als Arbeitgeber:in alles richtig zu machen – besonders dann, wenn man noch keine wirkliche Erfahrung auf dem Gebiet hat. Die Bezahlung muss hoch genug sein, um den Mitarbeitenden Wertschätzung auszudrücken, zugleich aber niedrig genug, um das Unternehmen nicht in den Ruin zu treiben; und Monat für Monat müssen die erforderlichen Abgaben von Arbeitgeberseite geleistet und eine ordentliche Lohnabrechnung geschrieben werden. Viele wenden sich an eine Steuerberatung oder ein Lohnbüro, um diese wichtige Aufgabe vom Profi erledigen zu lassen. Allerdings kann man Lohnabrechnungen mit einem Lohnabrechnungsprogramm auch ganz leicht alleine schreiben, selbst ohne Erfahrung. Doch was ist ein Lohnabrechnungsprogramm und wobei genau kann es helfen?

Was ist ein Lohnabrechnungsprogramm?

Ein Lohnabrechnungsprogramm ist eine spezielle Software für Zahlungszuständige in kleinen oder großen Unternehmen. Es soll auch Laien ermöglichen, ohne Fehler und unter Beachtung aller spezifischen Notwendigkeiten schnell und einfach Monat für Monat Lohnabrechnungen zu erstellen. Dazu muss im Programm eine kleine Datenbank für alle Mitarbeiter:innen angelegt werden, die die spezifischen Vereinbarungen bezüglich Arbeitsleistung und Arbeitsentgelt enthält. (Dies sind die Vereinbarungen, die im Arbeitsvertrag beschlossen wurden.) Und hier trennt sich auch die Spreu vom Weizen: ein gutes Lohnabrechnungsprogramm berücksichtigt alle Eventualitäten wie zum Beispiel besondere Vereinbarungen zur Überweisungsform des Lohns und sorgt dafür, dass Sie keine wichtigen Einträge vergessen.

Generell sollte ein Lohnabrechnungsprogramm benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet sein, um zu vermeiden, dass man erst selbst zum Profi werden muss, ehe man es nutzen kann. Auch eine Integration der notwendigen Meldungen an Finanzamt und Krankenkasse ist Pflicht für ein gutes Lohnabrechnungsprogramm – andernfalls müssen Sie einen Extraschritt gehen, der Sie wieder Zeit kostet, und die Gefahr ist hoch, dass diese gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen unter den Tisch fallen könnten. Es lohnt sich, nach den Erfahrungen und Bewertungen anderer Unternehmer:innen zu fragen, ehe man sich auf ein Lohnabrechnungsprogramm festlegt.

Wie viel Lohn soll es sein?

Wer Arbeit von anderen in Anspruch nimmt, muss dafür entlohnen – klar. Aber wie viel sollte es sein? Von Seiten des Gesetzgebers gibt es eine rechtlich festgeschriebene Untergrenze, den Mindestlohn. Gleichzeitig gibt es Regelungen für besondere Beschäftigungsverhältnisse, wie zum Beispiel einen Studierendenjob, und Obergrenzen, die sich durch Steuergesetze logisch ergeben, wenn die Arbeitnehmer:innen möglichst viel von ihrem Lohn behalten wollen. So entsteht ein Rahmen, in dem sich der Lohn bewegen sollte.

Natürlich müssen Sie als Unternehmer:in wirtschaftlich denken, doch es kann sich langfristig lohnen, bei der Bezahlung der eigenen Mitarbeitenden großzügig zu sein. So fördert man nämlich Unternehmensloyalität und kann dafür sorgen, dass die Mitarbeiter:innen in Notlagen gerne auch mal eine Extrameile für das Unternehmen gehen. Außerdem sind gut bezahlte Mitarbeitende in der Regel stärker motiviert und legen sich mehr ins Zeug, um die besten Arbeitsergebnisse produzieren zu können. Umgekehrt gilt, dass, wer sich unzureichend bezahlt fühlt, oft nur das absolute Minimum zu leisten bereit ist.