Diese Punkte gilt es bei der Buchhaltung zu beachten

Buchhaltung gehört für die meisten Unternehmen zu den lästigen Pflichten des Alltags. Tatsächlich schreibt der deutsche Gesetzgeber eine ganze Reihe von Tätigkeiten vor, die im Kontext der Buchführung stehen. Das Finanzamt kann damit im Zweifelsfall überprüfen, ob die Geschäfte des Betriebs korrekt ausgeführt und alle anfallenden Steuern beglichen wurden. Bei Nichterfüllung der Kriterien drohen hohe Strafen. Aus diesem Grund sollte Sorgfältigkeit an oberster Stelle stehen. Die wichtigsten Handlungsfelder werden im folgenden Artikel erklärt.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder doppelte Buchführung?

Vor der eigentlichen Buchhaltung muss die Frage geklärt werden, ob die selbstständige Tätigkeit eine einfache oder doppelte Buchführung verlangt. Das hängt vornehmlich von der Betriebsart ab. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) stellt die verbreitetste Form der ersten Variante dar. Sie wird vor allem von den Katalogberufen angewandt, also von Steuerberater:innen, Schriftsteller:innen und anderen freien Berufen. Bei der EÜR werden alle Einnahmen des Jahres angegeben und davon jeweilige Ausgaben abgezogen. Auf diese Weise wird der exakte Gewinn ermittelt, den die Firma in einem Kalenderjahr erwirtschaftet hat.

Deutlich komplexer ist die doppelte Buchführung. Sie betrifft alle Unternehmen, die einen Jahresgewinn von mehr als 60.000 € aufweisen. Dazu gehören bestimmte Kaufleute, aber auch GmbHs und Kapitalgesellschaften. Die Rechtsform spielt hier also eine bedeutsame Rolle. Eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung ist für gewisse Tätigkeiten Pflicht. Sie enthält genaue Angaben zum Soll und zum Haben. Damit sind die laufenden Kosten und Ausgaben sowie Erträge und Erlöse gemeint. Eingebettet wird das Ganze in eine umfassende Bilanz am Jahresende. Betriebe listen dort ihr Betriebsvermögen in Form von Anlagen und Grundstücken auf. Auf der Passivseite dokumentiert man die Schulden des Unternehmens exakt.

Korrekte Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben

Gerade zu Beginn sollten Unternehmer:innen darauf achten, penibel alle Geldflüsse ihres Betriebs zu dokumentieren. Von zentraler Bedeutung ist dies aus steuerlichen Gründen. Auf Basis des Umsatzes berechnen sich die laufenden Vorauszahlungen für Mehrwert- und Einkommenssteuer, die an das Finanzamt zu leisten sind. Stellenweise kommt die Gewerbesteuer hinzu. Alle Positionen werden unter Zuhilfenahme von Standardprogrammen oder händischer Arbeit schnell unübersichtlich. Es zahlt sich daher aus, über die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware für Unternehmer bzw. Unternehmerinnen nachzudenken. Das integrierte Computerprogramm zieht automatisch alle Ausgabenbelege vom Umsatz ab und berechnet auf dieser Basis den Gewinn. Firmeninhaber:innen erleichtern sich so die Buchhaltung. Die Software kann für die Erstellung von Einnahmen-Überschuss-Rechnungen oder ausdifferenzierten Bilanzierungen verwendet werden. Neben der Desktop-Variante existieren Programme für die reine Cloud-Nutzung von unterwegs. Vorteilhaft ist die elektronische Buchhaltung oft auch, weil sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Diese Anforderungen verlangen eine lückenlose und vor Manipulation geschützte Dokumentation zur Einsicht für das Finanzamt. Diesem Erfordernis wird mit Microsoft-Office-Programmen meist nicht Genüge getan.

Die Buchhaltung selbst durchführen oder eine Steuerberatung nutzen?

Nach der Unternehmensgründung stellt sich oft die Frage nach der Aufgabenteilung. Zahlreiche Menschen, insbesondere Kleinunternehmer:innen mit einem geringen Jahresumsatz, erstellen selbst ihre Buchhaltung. Die Delegation an einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin ist ebenfalls denkbar. Diese Person kann eine Reihe von Aufgaben wie die Finanzbuchhaltung, die Verwaltung von Rechnungen oder die Umsatzsteuervoranmeldung übernehmen. Das lohnt sich vornehmlich bei Betrieben mit einer großen Gewinnspanne. Das Fehlerrisiko wird so deutlich reduziert.