Auf zu neuen Ufern – so kann die Büroauflösung gut gelingen

Nichts währt für die Ewigkeit, schon gar nicht im Arbeitsleben. So kommt es immer wieder vor, dass eine Büroauflösung ansteht, sei es, weil die Firma ihren Betrieb eingestellt hat oder weil ein Umzug ansteht. Damit alles reibungslos klappen t, sollten einige Dinge beachtet werden.

Umzug oder komplette Auflösung?

Zunächst einmal macht es natürlich einen großen Unterschied, ob lediglich ein Umzug ansteht, die Arbeit danach aber in gleicher oder ähnlicher Weise fortgesetzt wird, oder ob der Betrieb dauerhaft eingestellt wird. In Sachen Zeitplanung beispielsweise sollten Sie bei einem reinen Umzug darauf achten, dass dieser nicht in der arbeitsreichsten Zeit des Jahres stattfindet.

Wird ein externes Unternehmen engagiert, um den Umzug durchzuführen, kann es sinnvoll sein, diesen auf eine Zeit zu legen, wo viele Mitarbeiter:innen im Urlaub sind. Wird der Betrieb komplett eingestellt, steht in der Regel die komplette Auflösung des Firmeninventars an. Dies kann unter Umständen sehr zeit- und arbeitsintensiv sein, sofern es nicht in die Hände eines darauf spezialisierten Unternehmens gelegt wird. All dies sollte vorab gut durchdacht und entsprechend geplant werden.

Was ist bei einem Umzug zu beachten?

Zieht Ihr Unternehmen um, so spielt neben der reinen Logistik vor allem die Größe der neuen Büroräume eine Rolle. Reicht das vorhandene Mobiliar aus, ist es vielleicht sogar zu viel? Was kann entsorgt oder ausrangiert werden? Wo lohnen sich Neuanschaffungen und wo können diese vielleicht sogar rentabler sein, als die bisherige Ausstattung an den neuen Arbeitsplatz zu schaffen? Ein weiterer wichtiger Faktor ist, ob die Arbeitsabläufe wie bisher beibehalten werden sollen, oder ob vielleicht neue Anforderungen hinzukommen. In einigen Fällen bietet sich eine komplette Modernisierung der Arbeitsgeräte und eine Neustrukturierung der Abläufe an. Dies sollte in jedem Fall bei der Planung bedacht werden. Ebenso sollten die Standortfaktoren am neuen Arbeitsplatz gut geprüft werden und eventuell im Rahmen des Umzugs nötige Verbesserungen oder Anpassungen getroffen werden.

Einstellung des Betriebes

Erfolgt die Büroauflösung aufgrund der völligen Einstellung des Betriebes, sind natürlich in erster Linie Fristen und vertragliche Anforderungen zu beachten. Bis wann müssen die Büroräume verlassen sein und in welchem Zustand sollte die Übergabe an einen Nachfolger erfolgen? Auch in Sachen Datenschutz gibt es einiges zu beachten, da bestimmte Dokumente noch eine Zeitlang aufbewahrt werden müssen und es oberste Priorität hat, dass Kundendaten nicht in fremde Hände gelangen dürfen, z.B. wenn die Rechner verkauft oder verschenkt werden.

Auf strukturierte Vorgehensweise achten

Insbesondere dann, wenn ein Umzug ansteht und der Betrieb an einem anderen Ort fortgeführt wird, ist es wichtig, beim Umzug auf strukturierte Abläufe zu achten. Soll während des Umzugs weitergearbeitet werden, müssen den Mitarbeitern alle nötigen Materialien und Geräte zur Verfügung stehen. Je nach Art der betriebsinternen Abläufe sollten dafür entsprechende Vorkehrungen getroffen werden. Am neuen Arbeitsplatz müssen sämtliche Unterlagen, Geräte und so weiter ebenfalls gut zugänglich sein und nicht über längere Zeit in womöglich unbeschrifteten Kisten verschwinden. Auch hier gilt, dass Kundendaten nie in falsche Hände geraten dürfen und auch die Sicherheit am Arbeitsplatz sollte zu jeder Zeit gegeben sein. Mit den richtigen Vorkehrungen gelingt der Umzug jedoch mit Sicherheit problemlos.