Wer ein Unternehmen gründet, verpflichtet sich auch dazu, die anfallenden Verwaltungsaufgaben zu erledigen. Rechnungen müssen geschrieben und versendet, Kundenanfragen müssen beantwortet und Akten müssen archiviert werden. Viele dieser Maßnahmen schreibt sogar der Gesetzgeber vor. Wer sich nicht daran hält, wird spätestens dann Probleme bekommen, wenn eine Betriebsprüfung durchgeführt wird.
Nun liegt die Verwaltung eines Betriebs aber nicht jedem. Insbesondere Gründer:innen und Unternehmensleiter:innen aus dem handwerklichen Bereich neigen dazu, sich mit Verwaltungsaufgaben schwerzutun – und auch “typische” Büroberufe sind nicht unbedingt dazu prädestiniert, die Verwaltung “mal eben so” mitzuerledigen. Manchmal mangelt es schon am richtigen Equipment und der entsprechenden Büroausstattung. Computer, Drucker, Fax, Aktenschrank, aber auch kleinere Utensilien wie Tacker, Post-Its oder Stempel können mitunter ein bedrohliches Loch in die Unternehmensfinanzen reißen, wenn sie einfach neu gekauft werden. Zum Glück gibt es in der Praxis einige interessante Lösungen – angefangen von Outlets bis hin zu einem Coworking-Arbeitsplatz.
Am einfachsten ist es für neue Unternehmensleiter:innen wohl, wenn man nutzen kann, was man bereits privat besitzt. Inzwischen ist es üblich, dass auch private Haushalte über kleine Büros bzw. “Computer-Ecken” verfügen. Wenn Sie einen Rechner besitzen, können Sie sich die Anschaffung eines Betriebs-PCs zunächst sparen, insbesondere, wenn Sie ohnehin in den eigenen vier Wänden arbeiten. Möglicherweise verfügt ihr Rechner sogar schon über einen angeschlossenen Drucker, den Sie nutzen können. Unser Tipp: Um Privates und Arbeit voneinander getrennt zu halten, empfiehlt es sich, für die Arbeit ein eigenes, neues Benutzerkonto auf dem Rechner einzurichten. Das schont auf Dauer die Nerven und hilft dabei, organisiert zu bleiben.
Wer zu Hause kein Büro hat oder nicht von zu Hause aus arbeiten wird, kommt nicht daran vorbei, sich Büro-Equipment zu organisieren. Das kann bedeuten, es zu kaufen. Zum Glück benötigen Office-Anwendungen keine sonderlich leistungsstarke Hardware, sodass es meist ausreicht, sich ältere oder gar gebrauchte Geräte anzuschaffen, welche wiederum in der Regel günstiger sind. (Achten Sie aber unbedingt darauf, ob Gebrauchtes auch noch funktioniert!) Wenn Sie Bürogerät kaufen, sollten Sie schon im Vorfeld die Preise vergleichen und sich, wenn möglich, nicht an kleine Zwischenhändler wenden, denn dort zahlen Sie oft mehr.
Wer Bürogerät nicht kaufen will, kann es auch mieten. Das geht beispielsweise über das Modell Coworking. Hierbei mieten Sie eigentlich nicht nur das Bürogerät, sondern gleich einen kompletten Arbeitsplatz – und zwar in einer Art Großraumbüro. Was im ersten Moment vielleicht abschreckend klingt, ist bei näherer Betrachtung oft ein Segen. Im Großraumbüro sind Sie nämlich nicht isoliert, sondern es gibt zahlreiche Menschen, die um Sie herum arbeiten – die Coworker. Und diese Menschen können Ihnen tatkräftig zur Seite stehen, wenn etwas mal nicht funktioniert, wenn Sie eine neutrale Meinung brauchen, oder wenn Sie ganz einfach ein wenig Smalltalk betreiben möchten. Und wer weiß – vielleicht wird in der produktiven Umgebung eines Coworking-Spaces Ihre nächste große Geschäftsidee geboren?
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