Nicht erst seit der Covid19-Pandemie wird über den Arbeitsplatz der Zukunft nachgedacht und spekuliert. Aktuell gilt wieder einmal: Flexibilität ist Trumpf. Gemeint ist das Flex-Office mit intelligentem Desksharing. Besonders junge Unternehmen können sich so Nutzraum und damit Kosten für Bürofläche sparen.
Über ein browserbasiertes System können beim Flex-Office individuell Räume mit Desk-Sharing-Arbeitsplätzen reserviert werden. Nichts ist fix zugewiesen, sondern alles wird gemeinsam, flexibel, vernetzt und offen verwendet. Diese Herangehensweise an die Arbeitsplatzeinteilung senkt die Kosten für Miete sowie die fixen Nebenkosten für Heizung, Gebäudereinigung und vieles mehr.
Zudem kann es die Produktivität und auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen verbessern. Mit dem Flex-Office bieten Arbeitgeber zudem einen gleitenden Übergang vom Büro zum Home-Office.
Die geteilten Arbeitsplätze werden auch „Shared Desks“ genannt. Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, die Bürofläche zu optimieren. Experten für Shared-Desk-Lösungen gehen davon aus, dass das Potential bei 50 bis 60 % Einsparungen pro Jahr liegt. Flex-Office hat also positive Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit unter anderem von Start-ups.
Man entfernt (verkauft) nicht benötige Büromöbel und senkt die Kosten auch dadurch, dass die Klimaanlagen im Sommer weniger kühlen und im Winter weniger heizen müssen. Die Heizkosten werden üblicherweise im Quadratmeterpreis angeben. In Zeiten unsicherer Öl- und Gaslieferungen steigen diese natürlich. Die Rechnung ist einfach: Je weniger Bürofläche geheizt wird, desto größer ist die Sparmöglichkeit.
Und Energiekosten sind ohnehin immer ein Thema:
Je weniger Menschen all das vor Ort nutzen, desto weniger muss ein Unternehmen dafür finanziell in die Hand nehmen.
Die Entscheidung, ob man an einem Tag im Home-Office und am anderen im Flex-Office arbeitet, kann den Geldbeutel auch durch die geringeren Fahrtkosten schonen. Je weniger das Auto vom eigenen Zuhause zum Büro bewegt werden muss, desto geringer sind die Treibstoffkosten. Auch die Abnutzung des Fahrzeuges wird so verhindert, was den Wiederverkaufspreis vergleichsweise hoch hält.
Wer kümmert sich um alles? Putz- und Hausmeisterdienste werden in der Regel nach Stunden abgerechnet. Je weniger Raum zu pflegen ist, desto weniger Ausgaben braucht man dafür. Der arbeitende Mensch erzeugt Müll. Druckerpatronen, Papier, Essensverpackungen, Trinkflaschen und vieles mehr müssen regelmäßig entsorgt werden. Auch hier bedingt die Menge die Kosten.
Büromitarbeiter:innen brauchen natürliches Licht. Fenster sind also obligatorisch. Aber diese müssen auch gereinigt werden. Fensterputzdienste sind kostenintensiv. Es gilt: Je weniger Bürofläche, desto weniger Fenster.
Entweder man kauft oder man mietet Büroräume. Das kostet beides gutes Geld, das speziell in der Anfangszeit eines neu gegründeten Unternehmens in der Regel nicht im Überfluss vorhanden ist. Man muss gegenrechnen:
Mehr Mitarbeiter:innen schaffen mehr Arbeit vs. mehr Mitarbeiter:innen brauchen mehr teuren Büroraum
Eines ist klar: Mit einem intelligenten Desksharing bringen Sie mehr Mitarbeiter:innen auf weniger Bürofläche unter. Die Produktivität steigt, obwohl der relative Kostenaufwand geringer ist als bei herkömmlicher Organisation.
Wenn man die Gedanken der Person am Nachbartisch auswendig kennt, ist fast kein neuer Input möglich. Kreative Arbeitsprozesse können durch ständig wechselnde Tischnachbar:innen im Flex-Office immer wieder neu angeregt werden.
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