Die Digitalisierung bringt viele Veränderungen mit sich, eine davon ist das E-Invoicing – die strukturierte, elektronische Abwicklung von Rechnungen. Diese moderne Methode kann den Geschäftsalltag erheblich vereinfachen und effizienter gestalten. Aber was genau ist E-Invoicing, welche Vorteile bringt es mit sich und wie können Unternehmen es erfolgreich implementieren? Passend zu diesem Beitrag bietet Lexware ein informatives eBook zum Thema E-Rechnung .
E-Invoicing bezeichnet die digitale Erstellung, Übermittlung und Bearbeitung von Rechnungen. Diese Rechnungen enthalten alle notwendigen Informationen in einem genau definierten, strukturierten elektronischen Format, das maschinell lesbar ist. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Rechnungen können E-Rechnungen strukturiert in Computerprogramme eingelesen und verarbeitet werden, was eine schnellere und genauere Datenverarbeitung ermöglicht.
Die Einführung des E-Invoicing bietet zahlreiche Vorteile. Ein zentraler Vorteil ist die Steigerung der Effizienz und die Senkung der Kosten. Da Papier, Druck und Porto wegfallen, werden nicht nur Ressourcen gespart, sondern auch die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt. E-Rechnungen können schneller erstellt, verschickt und empfangen werden, was zu kürzeren Zahlungszyklen führt und die Liquidität des Unternehmens verbessert.
Ein weiterer Vorteil ist die erhöhte Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Jeder Schritt im Rechnungsprozess kann digital nachverfolgt werden, was die Transparenz erhöht und die Kontrolle über den gesamten Prozess verbessert. Durch die automatische Verarbeitung der Daten werden Fehler minimiert, was zu einer höheren Genauigkeit führt und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Compliance-Richtlinien erleichtert.
Ein oft übersehener, aber wichtiger Vorteil des E-Invoicing ist seine Umweltfreundlichkeit. Der Verzicht auf Papier reduziert den Ressourcenverbrauch und trägt so positiv zum Umweltschutz bei. E-Invoicing ist somit eine nachhaltige und zukunftsorientierte Lösung, die den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens verringert.
Sicherheit und Authentizität sind weitere wichtige Aspekte des E-Invoicing. Elektronische Rechnungen können verschlüsselt und digital signiert werden, was die Datensicherheit erhöht und Manipulationen verhindert. Zudem können elektronische Dokumente platzsparend und sicher archiviert werden. Sie bleiben dauerhaft lesbar und manipulationssicher, was den gesetzlichen Anforderungen an die Langzeitarchivierung entspricht.
Die rechtlichen Voraussetzungen für das E-Invoicing sind klar definiert. In Deutschland ist die E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber bereits seit 2020 verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2025 wird diese Pflicht auf alle Unternehmen im B2B-Bereich ausgeweitet. Die wesentlichen Standards für E-Rechnungen in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU bildet die Grundlage für nationale Gesetze wie das E-Rechnungsgesetz und legt fest, dass öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen. Mit dem Wachstumschancengesetz wird diese Pflicht auf alle inländischen Unternehmen erweitert, wobei ein Meldesystem für Transaktionen zwischen Unternehmen eingeführt wird.
Für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen gibt es verschiedene Formate. Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde und eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das XML-Daten in ein PDF-Dokument integriert und sowohl maschinell als auch menschlich lesbar ist. PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Format für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten.
Die Integration von E-Invoicing in die Geschäftsprozesse kann durch unterschiedliche Softwarelösungen erfolgen. Viele Anbieter von Buchhaltungssoftware haben Funktionen zur Verarbeitung von E-Rechnungen integriert.Es ist wichtig, die speziellen Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen und die Mitarbeiter entsprechend zu schulen, damit sie sicher mit der neuen Technologie umgehen können.
Praktisch bedeutet dies, dass Unternehmen zuerst prüfen sollten, ob ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen verarbeiten kann. Ggf. sind Updates oder Erweiterungen erforderlich. Zudem sollten die Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen geschult werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Für die Übermittlung an Behörden stehen Plattformen wie die ZRE oder OZG-RE zur Verfügung. Auch die Archivierung muss GoBD-konform und manipulationssicher sein.
Das Beherrschen von E-Invoicing ist ein bedeutender Schritt hin zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Buchhaltung. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen und ihre Systeme entsprechend anpassen. Langfristig wird E-Invoicing die Papierrechnung weitgehend ersetzen und die Grundlage für weitere digitale Prozesse und Automatisierungen bilden.
Bereiten Sie sich jetzt auf die Umstellung vor und nutzen Sie die zahlreichen Vorteile des E-Invoicing. Die Zukunft der Geschäftstransaktionen ist digital – seien Sie bereit für die Veränderungen und gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse effizienter und nachhaltiger. Die Einführung des E-Invoicing ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern bietet auch die Möglichkeit, die Buchhaltung zu modernisieren und nachhaltiger zu gestalten. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Prozesse zu optimieren und sich zukunftssicher aufzustellen.
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