Für viele Unternehmer:innen wird ein Traum wahr, wenn sie endlich ihre eigene Telefonnummer auf ihrer Website, ihrer Visitenkarte oder ihrem Ladenschild sehen können. Doch der Weg dorthin kann schwieriger sein als gedacht, denn es gilt, einige Grundsatzentscheidungen zu treffen. Welche Telefonnummer(n) brauchen Sie wirklich, was sollte im Sinne der Professionalität vermieden werden, und wie kann man den günstigsten Mobilfunk-Anbieter finden?
Fakt ist: Ihre Telefonnummer ist, neben Ihrer E-Mail-Adresse, üblicherweise einer der ersten Eindrücke, die potentielle Kund:innen und Geschäftspartner:innen von Ihnen gewinnen. Auch die Erfahrung, bei Ihnen anzurufen, ist elementar bestimmend für die weitere Geschäftsbeziehung zu Ihrem Betrieb. Wer es versäumt, hier seriös und bemüht aufzutreten, läuft Gefahr, Aufträge zu verlieren und Kund:innen in die Arme der Konkurrenz zu treiben. Darum sollten Sie es unbedingt zu Ihrer Priorität machen, über den Ablauf eines Anrufs in Ihrem Unternehmen zu reflektieren – am besten spielen Sie das ganze sogar einmal real durch.
Bevor der eigentliche Anruf erfolgt, verrät die von Ihnen angegebene Telefonnummer bereits eine ganze Menge über Ihr Unternehmen, zum Beispiel:
Je nachdem, was für ein Unternehmen Sie führen, werden Anrufer:innen unterschiedliches erwarten. Die gute Neuigkeit: gerade frisch nach der Gründung sind die meisten Menschen sehr nachsichtig in Sachen Telefonnummer und tolerieren auch gerne private Mobilfunknummern, solange der Service am Telefon stimmt. Wenn Sie sich darüber klargeworden sind, welche konkreten Funktionen Sie momentan benötigen und welche Funktionen Sie zukünftig ggf. zubuchen möchten, sollte es Ihnen leichtfallen, verschiedene Anbieter zu vergleichen und herauszufinden, wer Ihr Wunschpaket zum günstigsten Preis anbietet.
Apropos Service am Telefon: hier verbirgt sich die zweite Hürde nach der Rufnummer an sich. Was hören die Anrufer:innen, wenn sie Ihre Nummer anwählen? Wichtiger als die direkte Interaktion mit Ihnen bzw. Ihren Mitarbeitenden ist dabei häufig die Zeit, die nicht im Gespräch verbracht wird, denn hier lauern einige Fallen.
Es beginnt mit dem Freizeichen: Wie lange ist es zu hören, ehe der Anruf beantwortet wird? Was genau ist zu hören (Tuten, ein Song, etwas anderes)? Was geschieht, wenn der Anruf nicht entgegengenommen wird, weil zum Beispiel außerhalb der Geschäftszeiten angerufen wurde? Ähnliche Fragen drängen sich auch bei der Warteschleifen-Funktion auf. Wichtiger als schmissige Musik ist für die meisten Anrufer:innen die Information, wann sie mit einem Gespräch rechnen können und dass das Telefonsystem sie nicht “vergessen” hat.
Auf Ihren Anrufbeantworter sollten Sie Mühe verwenden, denn automatisch generierte Bandansagen wirken oft unprofessionell. Inkludieren Sie besser auf eine seriöse, aber persönliche Weise Informationen zu Ihrer generellen Erreichbarkeit und dem Zeitrahmen, in dem Sie sich zurückmelden werden. Ein absolutes No-Go ist es, hinterlassene Nachrichten nicht zeitnah abzuhören oder nicht auf sie zu reagieren.
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