Wir befinden uns im Zeitalter der digitalen Transformation der Unternehmenswelt. Es gibt eigentlich keine Branche mehr, die ohne moderne Technik und Vernetzung auskommt – dafür aber eine ganze Reihe junger Branchen, die erst durch den technologischen Wandel der letzten Jahrzehnte entstehen konnten. “Aber die digitale Transformation ist doch schon seit Jahren abgeschlossen!”, mögen nun vielleicht einige einwenden – aber das ist (leider noch) nicht der Fall: noch immer stehen viele Betriebe, ja, sogar Behörden noch mit einem Bein fest auf nicht-digitalem Grund, während sie sich mit dem anderen Fuß zögerlich in die neue Welt aus Einsen und Nullen vortasten. Das Resultat der noch unvollkommenen Transformation ist fast immer eine mehr oder weniger ineffiziente, halbdigitalisierte Arbeitsweise.
Das ist schade, denn durch eine Digitalisierung – eine echte, vollständige und intelligente Digitalisierung – lassen sich Arbeitsschritte extrem vereinfachen, schneller machen oder sogar streichen. Doch damit das gelingt, müssen nicht nur alle, die mit dem neuen digitalen System arbeiten, damit umzugehen wissen, sondern es muss sich vor allem zunächst um ein System handeln. Ein solches unternehmensumfassendes System aus einer Hand nennt man ERP (Enterprise Resource Planning) System. Über die Vorteile eines ERP Systems (und Nachteile) wollen wir in diesem Artikel aufklären.
Solange mit verschiedenen, nicht untereinander vernetzten Programmen hantiert wird, ist eine Automatisierung unmöglich und es muss Zeit für Fleißarbeiten wie das Übertragen von Daten zwischen Programmen aufgewandt werden – Fleißarbeiten, die der Computer mit entsprechender Programmierung in Sekundenschnelle und ohne Flüchtigkeitsfehler erledigen könnte. Außerdem kann ein ERP System bei der Vermeidung menschlicher Fehler helfen, weil sich Ihre Angestellten nicht mehr umständlich in mehrere Softwares einlernen und zwischen deren Bedienungsweisen hin- und herwechseln müssen.
Da bei einem ERP System alle Daten zentral gespeichert werden, wird die Haushaltung Ihrer Daten wesentlich leichter. Mit einem ERP System müssen Sie sich nicht mehr über verschiedene Arbeitszwischenstände auf verschiedenen Geräten ärgern und umständlich dafür sorgen, dass alle Ihre Mitarbeiter/innen auf demselben Stand sind – stattdessen können alle auf dieselbe Datei am zentralen Speicherort zugreifen. Auch die Datensicherheit kann einfacher gewährleistet werden, denn es muss nur ein zentraler Speicherort geschützt werden.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass alle relevanten Daten Ihnen in Echtzeit und an einer zentralen Stelle zur Verfügung stehen – ein unbestreitbarer Vorteil, um Geschäftsprozesse nachzuvollziehen und zu analysieren. Mit einem ERP System können Zusammenhänge auffallen, die Ihnen zuvor nicht bekannt waren.
Der wohl größe Nachteil eines ERP Systems besteht darin, dass das zentrale Datenlager es Hackern einfacher macht, an alle Daten des Unternehmens zu kommen. Entsprechende Schutzmaßnahmen sind für einen zentralisierten Speicherort zwar einfacher zu realisieren, dafür sind aber auch alle Daten zugänglich, sobald dieser Schutz überwunden worden sein sollte. Ebenso verheerend wäre ein Ausfall des ERP Systems: Durch die Abhängigkeit von einem einzigen System steht im Falle des Versagens dieses Systems alles still.
Die anderen Nachteile eines ERP Systems beschränken sich auf dessen Implementierung und umfassen Beharrungstendenzen der Mitarbeiterschaft, Kosten und (Zeit-)Aufwand. Diese Nachteile erübrigen sich jedoch mit der erfolgreichen Implementierung eines ERP Systems.
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