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Wichtige Informationen zum Betriebsausflug

Bild: © rawpixel, pixabay.de

Ein Betriebsausflug dient vor allem dazu, die Unternehmenskommunikation zu stärken. Doch immer wieder gibt es Unsicherheiten, was Arbeitszeiten, Versicherung oder Budget betrifft.

Was bringt ein Betriebsausflug?

Teamgeist fördern, Danksagung an die Mitarbeiter und Verbundenheit mit dem Unternehmen stärken – das sind die Ziele eines Betriebsausflugs. Der Ausflug, ob im Inland oder ins Ausland, muss aber kein reiner Urlaub sein. Arbeit und Vergnügen lassen sich hier hervorragend verbinden. Dadurch verlagert man den Arbeitsalltag in eine besondere Atmosphäre und spart Geld durch Steuervorteile. Ist ein Betriebsausflug erfolgreich, bleibt eine positive Grundstimmung im Team, die zu einem besseren Arbeitsklima und effektiverer Arbeitsleistung führt.

Wer muss mit?

Um den Ausflug steuerlich und versicherungstechnisch als betriebliche Veranstaltung geltend machen zu können, müssen alle Mitarbeiter des Unternehmens bzw. bei großen Firmen alle Mitarbeiter einer Abteilung dazu eingeladen werden. Auch Leiharbeiter zählen dazu. Alle Arbeitskräfte einzuladen ist nicht nur aus finanziellen Gründen sinnvoll. Es ist auch hinsichtlich der Gleichbehandlung der Angestellten relevant. Den einen oder anderen Mitarbeiter ohne objektiv nachvollziehbare Begründung zu bevorzugen zeugt von schlechter Führung.

Arbeitszeit

Findet der Betriebsausflug während der Arbeitszeit statt, gilt er als solcher. Arbeitnehmer erhalten den vollen Lohn und müssen die Zeit nicht nacharbeiten. Außerdem kann der Chef dann die Teilnahme anordnen. Liegt der Ausflug außerhalb der regulären Arbeitszeit, entscheidet der Mitarbeiter über die Teilnahme. Führungskräften ist es erlaubt, die Teilnahme zu erwarten, vor allem dann, wenn der Betriebsausflug mit Fortbildungen kombiniert wird. Ausnahmslos anordnen dürfen sie sie aber nicht. Möchte jemand nicht am Ausflug teilnehmen und liegt dieser in der Arbeitszeit, muss der Angestellte in dieser Zeit normal arbeiten gehen.

Versicherung

Auf einem Betriebsausflug gilt der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Die rechtliche Situation ist so, als würde der Mitarbeiter einer betrieblichen Tätigkeit nachgehen. Jeder teilnehmende Mitarbeiter ist während des “offiziellen” Teils über das Unternehmen versichert, sofern die Reise als Betriebsausflug und nicht als Ausflug kleiner Betriebseinheiten angesehen wird.

Zum offiziellen Teil der Reise zählen Hin- und Rückreise zum Veranstaltungsort und die Veranstaltung selbst. Arbeitgeber sollten vor dem Ausflug klären, ab wann der offizielle Teil endet. Hierzu kann ein Tag, eine bestimmte Uhrzeit oder auch ein Eventabschnitt genannt werden, beispielsweise das Abendessen. Definiert der Chef kein offizielles Ende, gilt: Verlässt die Führungskraft die Veranstaltung, gilt diese als offiziell beendet. Das bedeutet aus Versicherungssicht, dass alles vor und nach dem offiziellen Teil als private Freizeitgestaltung gilt und demnach in den privat versicherten Bereich fällt.

Ins In- oder Ausland?

Ein gemütliches Ferienhaus oder Apartment in Spanien anmieten? Über Plattformen wie diese unkompliziert möglich. Team-Reisen ins Ausland sind keine Seltenheit mehr. Ob ein Betriebsausflug im In- oder Ausland stattfindet, spielt aus rechtlicher Sicht keine Rolle – alle Regelungen für den Betriebsausflug gelten auch für Reisen, die an Wochenenden oder im Ausland stattfinden. Dank flexibler und kostengünstiger Reisemöglichkeiten locken viele Destinationen außerhalb Deutschlands. Bei der Wahl der Destination sowie der Art der Aktivitäten sollte man allerdings an alle Mitglieder des Teams denken. Es gilt immer: Das schwächste Mitglied bestimmt die Aktivitäten. Fühlen sich einige Mitarbeiter bei einer Auslandsreise unwohl oder leidet jemand unter Höhenangst, dann sollte es keine Kletterreise nach Spanien sein.

Steuerfrei oder geldwerter Vorteil?

Achtung bei den Kosten des Betriebsausflugs. Seit 2015 gilt ein steuerlicher Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmendem Arbeitnehmer. Es zählen allerdings nur die Teilnehmer, nicht die Zahl der Arbeitnehmer des Teams oder des Betriebs. Gibt es seitens der Beschäftigten kurz vor der Reise viele Absagen, kann es passieren, dass die Kosten für den Ausflug über den Freibetrag rutschen. Arbeitgeber sollten das bei der Budgetplanung unbedingt beachten. Kostet der Ausflug mehr als den steuerlich zulässigen Freibetrag, fällt dies zulasten der Mitarbeiter. Denn dann gilt der Betriebsausflug als geldwerter Vorteil für die Angestellten. Sie müssten die Kosten über ihre Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

 

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