IT-Projekte: den richtigen Dienstleister finden

Das Schlagwort Informationstechnik – meist einfach IT – ist allgegenwärtig. In der IT Tätige widmen sich dem reibungslosen technischen Ablauf von Unternehmenskommunikation. Dazu gehören eigentlich verschiedene Teildisziplinen, doch weil heute in der Regel auch Telefon, Fax und Post (bzw. E-Mail) über den Computer funktionieren, ist in vielen Köpfen das nicht ungerechtfertigte Vorurteil “IT = irgendwas mit Computern” entstanden. Das macht die Arbeit in der IT allerdings nicht weniger kompliziert oder anspruchsvoll, denn die Welt der Computer ist inzwischen ähnlich facettenreich wie das Real Life.

Entsprechend unklug ist es in den meisten Fällen, die IT im eigenen Unternehmen einfach selbst stemmen zu wollen. Gerade etwas größere Unternehmen profitieren oft davon, Dienstleister zu engagieren wie zum Beispiel SoftwareMind – profesionelle und erfahrene IT-Entwickler und -Entwicklerinnen, die zielstrebig und mit Fachwissen umsetzen können, was sich die Auftraggebenden wünschen. Doch die Beauftragung von Spezialist:innen kann gerade für kleinere Unternehmen auch schnell in einem hohen Schuldenberg enden. Dieser Artikel will Ihnen dabei helfen, abzuschätzen, ob sich der Einsatz eines spezialisierten IT-Dienstleisters in Ihrer Situation lohnt.

Die Zielsetzung

Eine ganz zentrale Frage bei jeder IT-Maßnahme ist natürlich, was Sie eigentlich konkret erreichen wollen. Hier kann es hilfreich sein, sich die bekannten W-Fragen zu stellen und zu beantworten, zum Beispiel:

• Was möchte ich am bestehenden System ändern? Wie soll das System nach der Änderung aussehen bzw. funktionieren?
• Wo im System sollen Änderungen vorgenommen werden? Welche Bereiche sollen bleiben wie bisher?
• Wer ist von diesen Änderungen betroffen? Wer im Unternehmen ist eventuell bereits jetzt oder nach einer Weiterbildung in der Lage, die Änderungen durchzuführen?
• Wann sollen die Änderungen vorgenommen werden?

Auch die Zeit nach dem Projekt bedenken

Sobald Einigkeit über Ziel und Rahmenbedingungen des IT-Projekts besteht, kann die beste Option für die Verwirklichung gefunden werden. Dabei ist nicht nur das finanzielle Budget wichtig. Ebenso bedenken sollte man den Zeitrahmen für die Umsetzung, die Benutzerfreundlichkeit (sowohl intern für die Mitarbeitenden als auch extern für die Kund:innen) sowie die Möglichkeiten für Support und Instandhaltung des neuen Systems. In der Regel liegt die Verantwortung für die Problemlösung und zukünfige Anpassung bei dem Akteur, der das System ursprünglich programmiert hat. Jeder personelle Wechsel bei der Arbeit am System kostet zusätzliche Einarbeitungszeit und trägt das Risiko mit sich, dass Fehler passieren, weil der oder die Programmierende das Projekt nicht wie die eigene Westentasche kennt. Im Klartext bedeutet das: wenn Sie sich für einen Dienstleister in der IT entscheiden, sollten Sie sich darauf einstellen, dauerhaft (zumindest aber im Rahmen des aktuellen Projekts und seiner zukünftigen Entwicklung) auch bei diesem Dienstleister zu bleiben.

Existierende Software nutzen

Manchmal ist der Weg zu einer guten IT-Lösung überraschend einfach – nämlich dann, wenn es sich um ein Problem handelt, das viele Unternehmen haben und für das kommerzielle Lösungen existieren, beispielsweise in Form einer Software, die Sie kaufen können. Vor der Entscheidung für eine Individualprogrammierung sollten Sie deswegen immer prüfen, ob es am Markt nicht bereits ein Angebot zur Lösung des Problems gibt. Oft sind diese Programme sogar für ein problemloses Ineinandergreifen mit anderer Software ausgelegt.