Wir leben im Zeitalter der E-Mails, Chats und WhatsApps. Da sollte man eigentlich meinen, dass der Brief ausgedient hat. Sie sind aber sicherlich nicht so unbesonnen, dies zu glauben, besonders dann nicht, wenn Sie gelesen haben, dass bei der letzten Wahl deutlich häufiger per Brief entschieden wurde. Wie lässt sich diese Erkenntnis auf Ihre Firma extrapolieren?
Der Brief bleibt. Klar, Geschäfts-E-Mails sind ebenfalls wichtig und werden massenhaft verwendet, aber dennoch ist der papierne, postalische, haptisch-erfassbare Geschäftsbrief nicht aus der Kommunikation wegzudenken. Und da Briefe irgendwie versendet werden müssen, sind auch Kuvertiermaschinen heutzutage immer noch von großer Wichtigkeit.
Die im Laufe eines Tages anfallende Post, etwa Informationen an Kund:innen bezüglich Ihres Konzeptes, wird in einem senkrechten Papiertransport in unterschiedlichen Fächern gesammelt. Nacheinander werden die Blätter in das Sammelfach gezogen. Das Aussteuerfach kommt dann zum Tragen, wenn es Unterbrechungen gab, respektive Fehler aufgetreten sind. Für alle korrekt bearbeiteten Briefe geht es anschließend weiter in das Falzwerk. Hier können Sie entscheiden, ob die Korrespondenzen entweder gar nicht gefalzt werden sollen oder ob es eine Wickelfalz oder eine Doppel-Parallelfalz geben soll. Hiernach geht die Reise des Briefes weiter zur Kuvertbasis und der entsprechenden Position. Hier werden die Umschläge gefüllt und zur Befeuchtungs- und Schließanlage verbracht. Anschließend können Sie das fertig-kuvertierte Schreiben aus der Briefablage nehmen.
Natürlich könnten Sie eine Person einstellen, die alle Schriftstücke falzt, in einen Umschlag verbringt, diesen zuklebt und dann zur Post geht. Haben diese Mitarbeitenden eine gewisse Übung und Routine, schaffen sie pro Stunde maximal 150 Briefe. Dies beinhaltet nur die Falzung und Kuvertierung. Das heißt, Ihre Mitarbeitenden schaffen pro Person und Tag 1200 Geschäftsbriefe. Alternativ können Sie sich für eine der unterschiedlichen Kuvertiermaschinen entscheiden, die am Markt erhältlich sind. Diese schafft die Falzung und Kuvertierung von 150 Briefen innerhalb weniger Minuten. Je nach Gerät ist es sogar möglich, innerhalb einer Stunde das Zehnfache dessen zu schaffen, was normalerweise eine Person in acht Stunden abarbeiten könnte.
Sie können die Kuvertiermaschine auch mit einer Frankiermaschine kombinieren und die Post von einem entsprechenden Hausbriefträger abholen lassen. Dies spart den Gang zur Post. Gerade für Firmen, egal, ob es sich um Klein- oder Großbetriebe handelt, ist diese Zeitersparnis und Optimierung des Kommunikationsflusses nicht unwichtig.
In der Betriebswirtschaftslehre kennt man die entsprechenden Kalkulationen. Wenn die Kosten den Nutzen überwiegen, ist es nur unter ganz bestimmten Ausnahmefällen eine gute Idee, ein Vorgehen unverändert durchzuziehen.
Die Anschaffung einer Kuvertiermaschine, ob es sich dabei nun um Gebraucht- oder Neuware handelt, spart Arbeitszeit Ihrerseits bzw. die Ihrer Mitarbeiter. Zwar spart sie so entsprechende Kosten, allerdings ist die Anschaffung einer Kuvertiermaschine auch nicht kostenlos. Hier gilt es, sinnvoll abzuwägen. Wenn wir uns jedoch vergegenwärtigen, dass eine gute Maschine die Arbeit einer Person um den Faktor zehn übersteigt, sollte die Lösung für Unternehmen, die auf Schriftverkehr setzen, eigentlich klar sein.
Ebenfalls gilt es zu berücksichtigen, dass einige Hersteller bei neuen Maschinen auf eine gewisse Laufleistung Garantie geben. Im Rahmen selbiger fallen entweder nur die Anfahrtskosten des Technikers oder gar keine Kosten an. Das heißt auch, dass diese Garantie oft über das Minimum hinausgeht, das durch den Gesetzgeber gefordert wird. Dem Kunden bzw. der Kundin werden weitere Rechte zugesichert, etwa die Maschine umtauschen zu lassen oder eine kostenlose Reparatur in Anspruch zu nehmen.
Sollte keine Garantie vorliegen, sind Sie trotzdem nicht schutzlos den Tücken der Technik ausgeliefert, da die gesetzliche Gewährleistung greift. Diese gilt bei Neuware 24 Monate. Das bedeutet allerdings, dass Sie als Kund:in die Beweislast tragen, dass die beanstandeten Mängel bereits zu dem Zeitpunkt bestanden, an dem die Maschine ausgeliefert wurde. Die entsprechende Beweisführung ist allerdings oft schwierig.
Fazit:
Natürlich nutzen heutige Unternehmen die modernen Instrumentarien der Berufs- und Bürokommunikation. Trotzdem ist der Brief für eine allumfassende Kommunikationsstrategie wichtig – und genau hier ist eine Kuvertiermaschine fast immer eine sinnvolle Anschaffung.
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