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zwei Menschen schütteln sich die Hände

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Mitarbeiter ins Ausland schicken – diese Vorbereitungen sollten Sie treffen

Fachliche Qualifikation, Sprachkenntnisse und die zunehmend internationalen Aktivitäten von Firmen erfordern von den entsprechenden Fachkräften immer häufiger eine Geschäftsreise in andere Länder. Diese kann einen oder mehrere Tage, auch Wochen oder sogar Monate dauern. Vor allem für eine längerfristige Entsendung ins Ausland ist gründliche Vorbereitung durch den Arbeitgeber schon lange vor dem Start der Reise nötig. Neben sprachlichen und kulturellen Voraussetzungen müssen auch charakterliche Aspekte bei der Entsendung bestimmter Arbeitnehmer zum Tochterunternehmen, der Partnerfirma oder Geschäftsfreunden genauer betrachtet werden. Dieser Artikel unterstützt professionelle Vorbereitungen, die Betreuung während des Aufenthalts und die richtige Integration nach der Rückkehr mit ausführlichen Tipps und einer gut umsetzbaren Checkliste.

Ziele der Firma und der ausgewählten Angestellten koordinieren

Die Festlegung einer Geschäftsreise in andere Länder bedeutet für die ausgewählten Angestellten einen Karriereschub. Die Chance auf neues Wissen und neue Erfahrungen bedeutet im Gegenzug für den Arbeitgeber eine Verbesserung im Bereich der internationalen Kontakte. Das Arbeitszeugnis nach Einsatzende ist gleichzeitig eine Bescheinigung im Heimatland für besondere Kompetenzen in der Auslandspraxis. Am Anfang der Vorbereitungen für den Auslandsaufenthalt sollten daher diese am häufigsten verfolgten Ziele beider Seiten miteinander koordiniert werden.

Häufige Unternehmensziele

Jede Firma wünscht sich eine bessere Kommunikation mit Niederlassungen, Stammhäusern oder Tochterunternehmen im Ausland. Ein entsendeter Mitarbeiter trägt durch gute Vorbereitung auf der Reise also wesentlich zur Verwirklichung dieses Wunsches bei.

Langfristig bedeutet die Entsendung von geeigneten Arbeitnehmern auf eine längere Geschäftsreise eine Entlastung für den Arbeitgeber. Dieser Beauftragte kümmert sich für Wochen oder Monate um die Aus- und Weiterbildung von Führungskräften in der Filiale im Zielland. Denn eines Tages kann dort der hiesige Unternehmenserfolg von landesansässigen Angestellten eigenständig übernommen werden.

Das dritte wichtige Unternehmensziel ist eine Kontaktverbesserung zu Geschäftsfreunden und Kunden im Gastland. Der gute Kontakt ist eine Bescheinigung von Kompetenz für die Zukunft und bestenfalls eine Weiterempfehlung an andere potenzielle Geschäftspartner. 

Häufige Ziele der Mitarbeiter für den Auslandsaufenthalt

Gute Chancen auf eine attraktive Karriere motivieren viele Arbeitnehmer, sich um eine Entsendung ins Ausland zu bewerben. Ihre Sprach- und Fachkenntnisse können so auch in fernen Ländern unter Beweis gestellt werden. Zur theoretischen Bescheinigung gesellt sich nun die praktische Umsetzung des Erlernten. Es bedeutet eine höhere Verantwortung in der ausländischen Abteilung oder Firma, wenn Sprachbarrieren und Fachprobleme gleichzeitig überwunden werden müssen. Automatisch erfolgt über diesen praktischen Weg während der Geschäftsreise eine intensive berufliche Qualifikation in viel kürzerer Zeit als bei Seminaren und Fortbildungen im Heimatland. Mit der Reise bieten die Unternehmen dem Angestellten attraktive Gehaltserhöhungen je nach Aufgabe und Erfolgsergebnissen an. Auch bei der Reintegration in die Firma im Heimatland ist der Erfolg des Aufenthalts eine Bescheinigung für herausragende Qualifikation, sowohl kulturell für das Gastland als auch fachlich für die internationale Zusammenarbeit.

Die Motivation, sich für eine solche Geschäftsreise zu bewerben, ist natürlich auch privater Natur. So sehen viele Mitarbeiter darin ihre Chance, ohne Urlaubsbudget fremde Kulturen neu oder besser kennenzulernen. Eine gute Portion Abenteuerlust auf Land und Leute ist ebenfalls meist vorhanden. Ohne diese hätte die beste Vorbereitung für die Reise nur geringe Erfolgsaussichten für den Entsendeten und das Unternehmen.

Windspiele im asiatischen Stil

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Kulturelle Vorbereitungen gegen das Risiko des Kulturschocks

Das Wort „Kulturschock“ betrifft nicht nur Firmenangestellte auf einer Dienstreise. Egal, welches Institut die Bescheinigung für besonders gute Eignung zum Entsenden ausgestellt hat: In der praktischen Begegnung prasseln sehr viele Alltagssituationen plötzlich von allen Seiten auf die Neuankömmlinge ein. Bekannt sind die Symptome des Kulturschocks auch von Sprachreisenden, Auswanderern und selbst Alleinreisenden in einer fremden kulturellen Umgebung. Heimweh kann sich einstellen, Frust und zurückgezogenes Verhalten, selbst Depressionen und Schlafstörungen tauchen auf. Wie intensiv und oft ein Kulturschock entsteht, hängt vom Charakter der entsendeten Arbeitnehmer ab. Später im Artikel (Abschnitt „Praktisches Vorbereitungstraining für interkulturelle Kompetenz“) erfahren Sie, wie es gar nicht oder weniger stark zu diesen Beeinträchtigungen kommt. Das Phänomen Kulturschock läuft nach psychologischen Erfahrungen in diesen vier Phasen nach Antritt der Reise ab:

  1. Der Ankömmling ist fasziniert bis euphorisch von all den neuen Eindrücken im Gastland. Begeisterung lässt ihn im Umgang mit den Einheimischen schnell Probleme erkennen oder gar verursachen. Der anfänglichen Spannung folgt Verunsicherung auf beiden Seiten, sowohl im Unternehmen des Ziellandes als auch im privaten Umgang.
  2. Das Selbstbewusstsein leidet unter den anfänglichen Problemerfahrungen. Selbst die besten Sprachkenntnisse scheinen nicht gut genug für den Aufenthalt zu sein. Diese Selbstzweifel wirken sich am Arbeitsplatz der Zielfirma möglicherweise auch im Umgang mit den neuen Kollegen hemmend aus.
  3. Nach einer Phase der Isolierung wegen Unsicherheiten beginnt der Lösungswille wieder zu wachsen. Mit viel Entgegenkommen und Beobachtung passt sich der entsendete Arbeitnehmer der neuen kulturellen Situation an. Durch kleine Erfolgserlebnisse kehrt das Selbstbewusstsein wieder zurück.
  4. Mit solcher Zufriedenheit gelingt nun eine immer bessere Adaption der kulturellen Regeln und Gewohnheiten der ausländischen Kultur. Neue Kontakte entstehen und verstärken das Gefühl, angekommen und ausreichend für die gestellte Aufgabe qualifiziert zu sein.

Durch langfristige Vorbereitung auf die Geschäftsreise und die Auswahl charakterlich souveräner Arbeitnehmer lassen sich diese vier Phasen abmildern. Dennoch werden sie bei fast jeder längerfristigen Entsendung ins Ausland leichter oder schwerer durchlebt – oft mehr als einmal. 


Persönliche Auswahl und eventuell Vorbereitungstraining nötiger Kompetenzen im Ausland

Selbstverständlich werden die Mitarbeiter für den Auslandsaufenthalt vom Arbeitgeber hauptsächlich nach fachlichen Gesichtspunkten ausgewählt. Aber nicht der fachlich beste Kandidat, sondern einer mit mehreren Kompetenzen ist für die Reise am besten geeignet. Bereits vorhandene Erfahrung mit Kulturen und Kulturschock können durchaus einen Vorteil für die geplante Geschäftsreise bedeuten.

Beispielsweise hilft Empathie selbst bei mangelnden Sprachkenntnissen dabei, dass sich der entsendete Angestellte schneller integriert und so gar nicht erst in einen Kulturschock gerät. Von der vorhandenen Empathie hängt von Anfang an auch die Teamfähigkeit ab. Wer im Heimatland über soft skills wie Belastbarkeit, Anpassungsfähigkeit an komplexe Situationen sowie Frusttoleranz verfügt, ist auch für das neue kulturelle Umfeld und die Gepflogenheiten am neuen Arbeitsplatz gut vorbereitet. Fehlen solche Eigenschaften, lassen sie sich bei ansonsten guter fachlicher Qualifikation in einem Vorbereitungscoaching rechtzeitig vor der Dienstreise erarbeiten.

Besonders wichtig für die persönliche Eignung ist außerdem die körperliche und emotionale Belastbarkeit im privaten und beruflichen Umfeld. Dazu gehört dringend eine geregelte, stabile Familiensituation daheim. Denn der engste Familienkreis begleitet den entsendeten Mitarbeiter bei längerfristigem Aufenthalt im Ausland. Probleme hier könnten den Erfolg der Entsendung entscheidend schwächen oder gar zum Misserfolg umkehren. Für das Unternehmen vorteilhaft ist die Unterstützung des Vorhabens durch die Familie. Bereits die Vorbereitung gelingt deutlich besser, wenn der Delegierte vor seiner Dienstreise für das Training alle hinter sich weiß.

eine Weltkarte, auf der Punkte mit Nadeln markiert wurden

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Konkrete Vorbereitung mit Checkliste

Die Verantwortung für eine gute Vorbereitung auf die Reise trägt überwiegend der Angestellte. Schließlich vertritt er im Gastland sein Unternehmen eigenständig. Aber eben deshalb übernimmt eine clevere Firma einen Teil dieser Vorbereitungen mit. So wird nichts dem Zufall überlassen. Entgegen der allgemeinen Auffassung ist eine gemeinsame Vorbereitung durch Chef und Angestellten in der heutigen Zeit internationaler Geschäftstätigkeit kein Luxus. Es ist vielmehr eine schnell amortisierte Investition in den angestrebten internationalen Erfolg.

Checkliste für Dienstreisen in andere Länder

Finanzen, manch nötige Bescheinigung und selbst die Rückkehr aus dem Ausland müssen gründlich geplant werden. Hier sind alle unverzichtbaren Bestandteile dieser Planung als Checkliste zusammengefasst:

Grundsätzliche finanzielle Voraussetzungen

  • Der Arbeitnehmer wird sich nur auf die Geschäftsreise einlassen, wenn die Fragen der Entlohnung geklärt sind. Im Entsendevertrag sind mindestens der Nettoverdienst, ein ansprechender Ausgleich zu den Kosten für den Lebensunterhalt im Zielland sowie ein Bonus für die Delegation zum konkreten Standort enthalten.
  • Der Beginn eines längeren Auslandsaufenthaltes ist auch bei einer längerfristigen Dienstreise kostspielig. Zu den grundsätzlichen finanziellen Zusagen gehören für den Arbeitgeber deshalb die Übernahme/Erstattung von Kosten für die Hin- und Rückreise sowie die Übernahme von Kosten für den Transport von Reisegepäck sowie für einen Umzug.
  • Die Bereitstellung einer Dienstwohnung im Gastland oder einer mietfreien Unterkunft sowie die Übernahme der fortlaufenden Miet- und Erhaltungskosten des weiterbestehenden Wohnsitzes im Heimatland sind keine Sondervergünstigungen. Vielmehr sorgen diese Leistungen dafür, dass der Angestellte seine Dienstreise ohne finanzielle Einbußen antreten und durchführen kann.
  • Für nötige Auslandsversicherungen sind längerfristig Entsendete privat verantwortlich. Aber der Arbeitgeber tut gut daran, die Suche nach günstigen Varianten mit dem Mitarbeiter gemeinsam langfristig anzugehen. Mindestens notwendig ist die Kostenübernahme für die deutsche Sozialversicherung.

Zusätzliche finanzielle Absicherungen

  • Verhandlungssache zwischen Entsendetem und Arbeitgeber sind die Kosten für die nötige Mobilität im Gastland. Als Bonus für den vorübergehenden Standortwechsel kann ein Dienstwagen gestellt werden. Auch die Kosten für das Ticket der Hin- und Heimreise übernimmt die Firma auf Anfrage. Je nachdem, wie wichtig dem Chef der Austausch mit dem Gastland ist, muss von Fall zu Fall gar nicht darüber verhandelt werden.
  • Zu einer Geschäftsreise über viele Monate reist die Familie von Mitarbeitern häufig mit an. Entsprechend müssen auch deren privaten Ausgaben im Gastland mitberücksichtigt werden. Grundsätzlich verdient der Entsendete genug, um auch in der Fremde für sich und seine Angehörigen sorgen zu können. Doch Ehepartner und Kinder tragen die Strapazen des Auslandsaufenthaltes mit. Deshalb steigern Zuschüsse die Motivation, sich gemeinsam auf das Abenteuer Auslandsreise einzulassen. Solche Boni sind beispielsweise die Übernahme von Kosten für einen Schulbesuch der Kinder im Gastland oder finanzielle Unterstützung mitgereister Ehepartner.

Trainings- und Coachingbedarf

  • Ein rechtzeitiges Training zu Kultur und Gepflogenheiten im Gastland ist wichtig. Nur so lassen sich Missverständnisse zwischen Entsendetem und seinen Kollegen vor Ort von vornherein vermeiden.
  • Sprechen ist nicht gleich Perfektion in der Fremdsprache. Deshalb lohnt sich ein Fremdsprachenkurs auch dann, wenn das Sprachniveau „fließend und verhandlungssicher“ bereits erreicht und per Bescheinigung von Prüfern bestätigt ist. Sprache wird in vielen Kulturen als Teil des eigenen Selbstverständnisses betrachtet. Die Integration in eine solche Kultur fällt leichter, wenn wenigstens ansatzweise muttersprachliches Sprachwissen angewendet werden kann.

Vorschriften im Ausland und Vorbereitung der Rückkehr ins Inland

  • Natürlich unterstützt der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter beim Besorgen der nötigen Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen. Nur mit einer solchen Bescheinigung sind die Einreise bzw. der Arbeitsantritt möglich.
  • Wenn ein anderer Angestellter des Unternehmens nötige Behördengänge stellvertretend für den Entsendeten übernimmt, kann sich dieser weiterhin ungestört seinen eigenen Vorbereitungen sowie der aktuell noch vorliegenden Arbeitsaufgabe widmen.
  • Um sich vorab mit amtlichen Vorschriften und der Kultur des Gastlandes vertraut zu machen, kann ein vom Chef bezahlter „Look and See-Trip“ sinnvoll sein. Dies lässt sich gut mit einem ersten Beschnuppern mit den neuen Kollegen in der ausländischen Filiale verbinden.

Vorbereitung der mitreisenden Familie auf den Auslandsaufenthalt

Die Nachricht einer Auslandsreise bedeutet für die Angehörigen vieler Mitarbeiter eine besondere Belastung. Im Gastland selbst ist die Gefahr des Kulturschocks für die Mitreisenden noch größer als für den vorbereiteten Angestellten. Etwas lindern lässt sich der erste Druck, indem die Entscheidung für die Entsendung rechtzeitig verkündet wird. Damit verbunden ist am besten eine exakte und detaillierte Beschreibung der neuen Stelle.

Mehrere Freistellungszeiten für den Entsendeten helfen dabei, ihn selbst und seine Familie gründlich auf alles vorzubereiten. Beruhigend für die Reisenden und von Vorteil für den Erfolg der Geschäftsreise sind auch die Beteiligung am interkulturellen Training, eventuell ein Sprachkurs sowie die Organisation des Look and See-Trips für alle miteinander.

eine Familie mit Mutter, Vater und zwei kleinen Kindern

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Praktisches Vorbereitungstraining für interkulturelle Kompetenz

Selbst bei nur geringem Kontakt mit den Einheimischen ist das Wissen um grundlegende kulturelle Erwartungen entscheidend für den Erfolg des Auslandsaufenthalts. Das interkulturelle Training bereitet in dieser Weise optimal auf den vorübergehenden Wechsel des Umfeldes vor. Zu den verschiedenen Arten eines möglichen Trainings gehören:

  • Seminare zur Vermittlung landeskundlicher Informationen und Übungsbeispiele für das Verhalten im Umgang mit Mitarbeitern im Gastland; manchmal wird bei erfolgreicher Teilnahme eine Bescheinigung über die erlernten Fortschritte ausgestellt. Das kann karrierefördernd auch ohne Entsenden in fremde Länder sein.
  • Entwickeln oder Stärken von soft skills wie Einfühlungsvermögen und Empathie
  • eigene Wertestandpunkte mit denen im Gastland vergleichen und die eigenen überdenken
  • kulturgebundene Besonderheiten in das eigene Verhalten im Zielort einbinden – dies kann durch Workshops oder beim Look and See-Trip vertieft werden
  • Konfrontation mit lokalen Vorurteilen und der dort eventuell üblichen Diskriminierung

Privat ist der Entsendete auch daran interessiert, sich gut auf die fremde Umgebung und die Menschen vor Ort vorzubereiten. Hilfreich dafür sind TV-Sendungen und Filme zur jeweiligen Kultur, Informationsmaterial oder der Besuch von entsprechenden Vorträgen. In der Praxis fühlen sich viele Delegierte von auftretenden Situationen überrumpelt. Das lässt sich vermeiden, indem beim „Culture Assimilator-Training“ Situationen mit Konfliktpotenzial durchgespielt werden. Nach einem solchen Rollenspiel wird die Situation interpretiert. Daraus lässt sich für Trainerenden und Lernenden erkennen, inwieweit das Verständnis für die fremde Kultur schon vorhanden und gefestigt ist. Auch hierzu wird je nach Coach und Institut anschließend eine Bescheinigung entweder über die Teilnahme oder über besondere gezeigte Fertigkeiten ausgestellt. 


Vertragliche Vorbereitung auf die Entsendung

Jeder ausgehandelte Punkt der Entsendungsbedingungen muss am besten zweisprachig als Entsendevertrag festgehalten werden. Die richtige Form ist eine Dienstreiseregelung für einen Aufenthalt bis drei Monate und eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag für ein Entsenden bis drei Jahre. Für längere Aufenthalte kann der deutsche Arbeitsvertrag in Ruhe gesetzt und dafür ein aktiver ausländischer Arbeitsvertrag ausgestellt werden. Oder der deutsche Arbeitsvertrag wird komplett aufgehoben und gegen einen befristeten oder unbefristeten ausländischen Arbeitsvertrag ausgetauscht.

Bei allen Vertragsformen sollen das deutsche Recht anwendbar bleiben, der Gerichtsstand vereinbart werden und klare ausländische Arbeitsorte bestimmt werden. Nicht zu unterschätzen sind auch schriftliche Aushandlungen zum Fortbestehen der betrieblichen Altersversorgung.

Fazit

Das Entsenden von Angestellten zu ausländischen Filialen, Tochterunternehmen oder Neugründungen will langfristig und gründlich vorbereitet sein. In einen Teil der Vorbereitungen sind auch mitreisende Angehörige eingebunden. Im Erfolgsfall hat der entsendete Angestellte im Gastland und nach seiner Rückkehr großen Anteil am besseren Erfolg seiner Firma im internationalen Wettbewerb.

 

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