Fachliche Qualifikation, Sprachkenntnisse und die zunehmend internationalen Aktivitäten von Firmen erfordern von den entsprechenden Fachkräften immer häufiger eine Geschäftsreise in andere Länder. Diese kann einen oder mehrere Tage, auch Wochen oder sogar Monate dauern. Vor allem für eine längerfristige Entsendung ins Ausland ist gründliche Vorbereitung durch den Arbeitgeber schon lange vor dem Start der Reise nötig. Neben sprachlichen und kulturellen Voraussetzungen müssen auch charakterliche Aspekte bei der Entsendung bestimmter Arbeitnehmer zum Tochterunternehmen, der Partnerfirma oder Geschäftsfreunden genauer betrachtet werden. Dieser Artikel unterstützt professionelle Vorbereitungen, die Betreuung während des Aufenthalts und die richtige Integration nach der Rückkehr mit ausführlichen Tipps und einer gut umsetzbaren Checkliste.
Die Festlegung einer Geschäftsreise in andere Länder bedeutet für die ausgewählten Angestellten einen Karriereschub. Die Chance auf neues Wissen und neue Erfahrungen bedeutet im Gegenzug für den Arbeitgeber eine Verbesserung im Bereich der internationalen Kontakte. Das Arbeitszeugnis nach Einsatzende ist gleichzeitig eine Bescheinigung im Heimatland für besondere Kompetenzen in der Auslandspraxis. Am Anfang der Vorbereitungen für den Auslandsaufenthalt sollten daher diese am häufigsten verfolgten Ziele beider Seiten miteinander koordiniert werden.
Jede Firma wünscht sich eine bessere Kommunikation mit Niederlassungen, Stammhäusern oder Tochterunternehmen im Ausland. Ein entsendeter Mitarbeiter trägt durch gute Vorbereitung auf der Reise also wesentlich zur Verwirklichung dieses Wunsches bei.
Langfristig bedeutet die Entsendung von geeigneten Arbeitnehmern auf eine längere Geschäftsreise eine Entlastung für den Arbeitgeber. Dieser Beauftragte kümmert sich für Wochen oder Monate um die Aus- und Weiterbildung von Führungskräften in der Filiale im Zielland. Denn eines Tages kann dort der hiesige Unternehmenserfolg von landesansässigen Angestellten eigenständig übernommen werden.
Das dritte wichtige Unternehmensziel ist eine Kontaktverbesserung zu Geschäftsfreunden und Kunden im Gastland. Der gute Kontakt ist eine Bescheinigung von Kompetenz für die Zukunft und bestenfalls eine Weiterempfehlung an andere potenzielle Geschäftspartner.
Gute Chancen auf eine attraktive Karriere motivieren viele Arbeitnehmer, sich um eine Entsendung ins Ausland zu bewerben. Ihre Sprach- und Fachkenntnisse können so auch in fernen Ländern unter Beweis gestellt werden. Zur theoretischen Bescheinigung gesellt sich nun die praktische Umsetzung des Erlernten. Es bedeutet eine höhere Verantwortung in der ausländischen Abteilung oder Firma, wenn Sprachbarrieren und Fachprobleme gleichzeitig überwunden werden müssen. Automatisch erfolgt über diesen praktischen Weg während der Geschäftsreise eine intensive berufliche Qualifikation in viel kürzerer Zeit als bei Seminaren und Fortbildungen im Heimatland. Mit der Reise bieten die Unternehmen dem Angestellten attraktive Gehaltserhöhungen je nach Aufgabe und Erfolgsergebnissen an. Auch bei der Reintegration in die Firma im Heimatland ist der Erfolg des Aufenthalts eine Bescheinigung für herausragende Qualifikation, sowohl kulturell für das Gastland als auch fachlich für die internationale Zusammenarbeit.
Die Motivation, sich für eine solche Geschäftsreise zu bewerben, ist natürlich auch privater Natur. So sehen viele Mitarbeiter darin ihre Chance, ohne Urlaubsbudget fremde Kulturen neu oder besser kennenzulernen. Eine gute Portion Abenteuerlust auf Land und Leute ist ebenfalls meist vorhanden. Ohne diese hätte die beste Vorbereitung für die Reise nur geringe Erfolgsaussichten für den Entsendeten und das Unternehmen.
Das Wort „Kulturschock“ betrifft nicht nur Firmenangestellte auf einer Dienstreise. Egal, welches Institut die Bescheinigung für besonders gute Eignung zum Entsenden ausgestellt hat: In der praktischen Begegnung prasseln sehr viele Alltagssituationen plötzlich von allen Seiten auf die Neuankömmlinge ein. Bekannt sind die Symptome des Kulturschocks auch von Sprachreisenden, Auswanderern und selbst Alleinreisenden in einer fremden kulturellen Umgebung. Heimweh kann sich einstellen, Frust und zurückgezogenes Verhalten, selbst Depressionen und Schlafstörungen tauchen auf. Wie intensiv und oft ein Kulturschock entsteht, hängt vom Charakter der entsendeten Arbeitnehmer ab. Später im Artikel (Abschnitt „Praktisches Vorbereitungstraining für interkulturelle Kompetenz“) erfahren Sie, wie es gar nicht oder weniger stark zu diesen Beeinträchtigungen kommt. Das Phänomen Kulturschock läuft nach psychologischen Erfahrungen in diesen vier Phasen nach Antritt der Reise ab:
Durch langfristige Vorbereitung auf die Geschäftsreise und die Auswahl charakterlich souveräner Arbeitnehmer lassen sich diese vier Phasen abmildern. Dennoch werden sie bei fast jeder längerfristigen Entsendung ins Ausland leichter oder schwerer durchlebt – oft mehr als einmal.
Selbstverständlich werden die Mitarbeiter für den Auslandsaufenthalt vom Arbeitgeber hauptsächlich nach fachlichen Gesichtspunkten ausgewählt. Aber nicht der fachlich beste Kandidat, sondern einer mit mehreren Kompetenzen ist für die Reise am besten geeignet. Bereits vorhandene Erfahrung mit Kulturen und Kulturschock können durchaus einen Vorteil für die geplante Geschäftsreise bedeuten.
Beispielsweise hilft Empathie selbst bei mangelnden Sprachkenntnissen dabei, dass sich der entsendete Angestellte schneller integriert und so gar nicht erst in einen Kulturschock gerät. Von der vorhandenen Empathie hängt von Anfang an auch die Teamfähigkeit ab. Wer im Heimatland über soft skills wie Belastbarkeit, Anpassungsfähigkeit an komplexe Situationen sowie Frusttoleranz verfügt, ist auch für das neue kulturelle Umfeld und die Gepflogenheiten am neuen Arbeitsplatz gut vorbereitet. Fehlen solche Eigenschaften, lassen sie sich bei ansonsten guter fachlicher Qualifikation in einem Vorbereitungscoaching rechtzeitig vor der Dienstreise erarbeiten.
Besonders wichtig für die persönliche Eignung ist außerdem die körperliche und emotionale Belastbarkeit im privaten und beruflichen Umfeld. Dazu gehört dringend eine geregelte, stabile Familiensituation daheim. Denn der engste Familienkreis begleitet den entsendeten Mitarbeiter bei längerfristigem Aufenthalt im Ausland. Probleme hier könnten den Erfolg der Entsendung entscheidend schwächen oder gar zum Misserfolg umkehren. Für das Unternehmen vorteilhaft ist die Unterstützung des Vorhabens durch die Familie. Bereits die Vorbereitung gelingt deutlich besser, wenn der Delegierte vor seiner Dienstreise für das Training alle hinter sich weiß.
Die Verantwortung für eine gute Vorbereitung auf die Reise trägt überwiegend der Angestellte. Schließlich vertritt er im Gastland sein Unternehmen eigenständig. Aber eben deshalb übernimmt eine clevere Firma einen Teil dieser Vorbereitungen mit. So wird nichts dem Zufall überlassen. Entgegen der allgemeinen Auffassung ist eine gemeinsame Vorbereitung durch Chef und Angestellten in der heutigen Zeit internationaler Geschäftstätigkeit kein Luxus. Es ist vielmehr eine schnell amortisierte Investition in den angestrebten internationalen Erfolg.
Finanzen, manch nötige Bescheinigung und selbst die Rückkehr aus dem Ausland müssen gründlich geplant werden. Hier sind alle unverzichtbaren Bestandteile dieser Planung als Checkliste zusammengefasst:
Die Nachricht einer Auslandsreise bedeutet für die Angehörigen vieler Mitarbeiter eine besondere Belastung. Im Gastland selbst ist die Gefahr des Kulturschocks für die Mitreisenden noch größer als für den vorbereiteten Angestellten. Etwas lindern lässt sich der erste Druck, indem die Entscheidung für die Entsendung rechtzeitig verkündet wird. Damit verbunden ist am besten eine exakte und detaillierte Beschreibung der neuen Stelle.
Mehrere Freistellungszeiten für den Entsendeten helfen dabei, ihn selbst und seine Familie gründlich auf alles vorzubereiten. Beruhigend für die Reisenden und von Vorteil für den Erfolg der Geschäftsreise sind auch die Beteiligung am interkulturellen Training, eventuell ein Sprachkurs sowie die Organisation des Look and See-Trips für alle miteinander.
Selbst bei nur geringem Kontakt mit den Einheimischen ist das Wissen um grundlegende kulturelle Erwartungen entscheidend für den Erfolg des Auslandsaufenthalts. Das interkulturelle Training bereitet in dieser Weise optimal auf den vorübergehenden Wechsel des Umfeldes vor. Zu den verschiedenen Arten eines möglichen Trainings gehören:
Privat ist der Entsendete auch daran interessiert, sich gut auf die fremde Umgebung und die Menschen vor Ort vorzubereiten. Hilfreich dafür sind TV-Sendungen und Filme zur jeweiligen Kultur, Informationsmaterial oder der Besuch von entsprechenden Vorträgen. In der Praxis fühlen sich viele Delegierte von auftretenden Situationen überrumpelt. Das lässt sich vermeiden, indem beim „Culture Assimilator-Training“ Situationen mit Konfliktpotenzial durchgespielt werden. Nach einem solchen Rollenspiel wird die Situation interpretiert. Daraus lässt sich für Trainerenden und Lernenden erkennen, inwieweit das Verständnis für die fremde Kultur schon vorhanden und gefestigt ist. Auch hierzu wird je nach Coach und Institut anschließend eine Bescheinigung entweder über die Teilnahme oder über besondere gezeigte Fertigkeiten ausgestellt.
Jeder ausgehandelte Punkt der Entsendungsbedingungen muss am besten zweisprachig als Entsendevertrag festgehalten werden. Die richtige Form ist eine Dienstreiseregelung für einen Aufenthalt bis drei Monate und eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag für ein Entsenden bis drei Jahre. Für längere Aufenthalte kann der deutsche Arbeitsvertrag in Ruhe gesetzt und dafür ein aktiver ausländischer Arbeitsvertrag ausgestellt werden. Oder der deutsche Arbeitsvertrag wird komplett aufgehoben und gegen einen befristeten oder unbefristeten ausländischen Arbeitsvertrag ausgetauscht.
Bei allen Vertragsformen sollen das deutsche Recht anwendbar bleiben, der Gerichtsstand vereinbart werden und klare ausländische Arbeitsorte bestimmt werden. Nicht zu unterschätzen sind auch schriftliche Aushandlungen zum Fortbestehen der betrieblichen Altersversorgung.
Das Entsenden von Angestellten zu ausländischen Filialen, Tochterunternehmen oder Neugründungen will langfristig und gründlich vorbereitet sein. In einen Teil der Vorbereitungen sind auch mitreisende Angehörige eingebunden. Im Erfolgsfall hat der entsendete Angestellte im Gastland und nach seiner Rückkehr großen Anteil am besseren Erfolg seiner Firma im internationalen Wettbewerb.
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