Umfragen zeigen, dass die Verbraucher:innen mit nachhaltigen Unternehmen positive Assoziationen in Verbindung bringen. Dennoch besteht bei deutschen Unternehmen noch immer ein nicht zu leugnender Nachholbedarf bezüglich Nachhaltigkeit. Warum sich der Weg zu mehr Nachhaltigkeit nicht nur aus Imagegründen bezahlt macht, zeigt der folgende Artikel.
Nachhaltig zu agieren, wird von vielen Unternehmensinhaber:innen noch immer mit dem Wechsel zu Solarstrom oder einem elektrisch betriebenen Fuhrpark in Verbindung gebracht. Die ersten Schritte können jedoch auch deutlich weniger Investitionsbedarf mit sich bringen. In einem überschaubaren Zeitraum umsetzbar ist zum Beispiel der Verzicht auf Papier. Dieser Schritt kann sich auf allen Ebenen des unternehmerischen Alltags vollziehen, ohne nennenswerte Einschränkungen in Kauf zu nehmen. Der Verzicht auf Papier schont nicht nur den Waldbestand, sondern löst auch im Unternehmen positive Nachwirkungen aus. Doch Vorsicht: ohne ein stichhaltiges Konzept mit Hand und Fuß geht diese Maßnahme oft nach hinten los.
Wie sieht der Alltag in einem papierlosen Unternehmen aus? Die Antwort darauf wird Sie vielleicht überraschen. Schon heute stehen einem Großteil aller Unternehmen in Deutschland die Tools für die Umsetzung dieses Vorhabens zur Verfügung. Zahlreiche Drucker fungieren bereits als Scanner und lassen sich somit in Zukunft ganz einfach anders herum benutzen. Anstatt Dokumente mehrfach auszudrucken, wird das Schriftstück einmal eingescannt und kann in digitaler Form den jeweiligen Angestellten oder Abteilungen zur Verfügung gestellt werden. Digitale Netzwerke und Datenspeicher in Form von Clouds können zudem mit Zugangsberechtigungen ausgestattet werden, um den Kreis an Personen einzuschränken, die Zugriff darauf haben.
Wie viel Zeit verbringen Angestellte im eigenen Unternehmen in der Warteschleife, um Drucker und Kopierer zu benutzen oder eine bestimmte Akte zu finden? Im Alltag wird auch die Geschäftsleitung häufig blind für diese Situationen, die in Wahrheit wertvolle Arbeitszeit kosten. Ein klimaneutrales Unternehmen erlaubt es, Dokumente binnen Sekunden mit anderen Kolleg:innen zu teilen. Anstelle des persönlichen Gesprächs mit anderen Mitarbeiter:innen lassen sich digitale Nachrichten in Form von Chats und E-Mails in den Arbeitsablauf einbinden. Die Produktivität steigt meistens in den folgenden Wochen und Monaten wie von selbst an.
Die eigene Signatur war lange Zeit ausschließlich unter Zuhilfenahme eines Stiftes denkbar. Durch die Umstellung zur digitalen Unternehmensführung findet sich auch für diesen Bereich des Arbeitsalltags eine neue Lösung. Die elDAS-Verordnung in der Europäischen Union hat in diesem Punkt für Abhilfe gesorgt. Elektronische Unterschriften sind damit unter Einhaltung der technischen Voraussetzungen als legal zu betrachten. Das gilt mittlerweile nicht nur für Schriftstücke, die innerhalb Europas Gültigkeit besitzen sollen. International wurden ähnliche Regelungen verabschiedet.
Schriftstücke müssen in einem Unternehmen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Dieser Zeitraum kann zwei, fünf oder auch zehn Jahre betragen. Schon für Unternehmen mittlerer Größe reicht ein Raum kaum aus, um dieser Papierflut gerecht zu werden. Zusätzlich entsteht weiterer Aufwand für das Auffinden und die Entsorgung von nicht mehr benötigten Schriftstücken. Digitaler Speicher nimmt tausende von papierlosen Schriftstücken in sich auf, ohne realen Platz in Anspruch zu nehmen. Zusätzlich bedarf es nur weniger Klicks, um nicht mehr erforderliche Daten zu löschen.
Papier zu verwenden, bedeutet nicht zuletzt auch einen hohen Aufwand im Einkauf. Das Lager sollte immer gut gefüllt sein, um auch für betriebsame Wochen gerüstet zu sein. Hinzu kommen beim Einkauf mit Papier die seit Jahren steigenden Kosten für Papier und Druckerpatronen. Diese Ausgaben lassen sich durch ein papierloses Büro entweder ganz oder zum Großteil reduzieren, während auf der anderen Seite zahlreiche Ausgaben nur einmalig anfallen. In der Kosten-Nutzen-Rechnung wird schnell ersichtlich, warum klimaneutrale Unternehmen derzeit oft die Nase vorn haben.
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