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Effiziente Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen: Tipps für Gründer

Bild von szmiki95 auf Pixabay

Die Technologie schreitet immer weiter voran. Einfache Handys wurden durch Smartphones ersetzt, mit denen man mittlerweile fast alles erledigen kann und CD-Laufwerke sowie diverse Anschlüsse fallen weg und werden nach und nach durch USB-C ersetzt. Doch gilt dies auch für Papier? Immerhin ist es bei Fotos und Filmen zum größten Teil auch normal geworden, dass man diese nur noch in der Mediathek bei Amazon oder iTunes besitzt.

Vorhandenes Papier digitalisieren

Bevor es überhaupt daran geht, das Papier zu digitalisieren, ist eine Vorbereitung notwendig. Je nach Unternehmensgröße kann diese schon einmal länger dauern. Alle Dokumente, wie Rechnungen für die Rechnungsverarbeitung und Sonstiges sollten einmal sortiert werden nach Kategorie. So kann man auch schnell feststellen, ob Dokumente dabei sind, die gar nicht mehr benötigt werden. Für das Digitalisieren im Unternehmen sollte ein geeigneter Scanner angeschafft werden, der eine gute Qualität bietet. Neben der Qualität ist aber genau so wichtig, dass dieser verschiedene Formate und Papiere scannen kann. Schließlich ist man in der Regel nicht nur im Besitz von einfachem DIN A4 Papier.

Wer den ganzen Aufwand mit dem erstmaligen Einscannen der Dokumente nicht machen möchte, hat auch die Möglichkeit, einen externen Dienstleister dafür zu beauftragen. Dabei ist aber ungewiss, wie dieser arbeitet und welches Equipment dieser nutzt. Hat man also vor, danach sowieso weiterhin alles zu digitalisieren, sollte sich die Mühe am Anfang einmalig gemacht werden, um alles selbst einzuscannen etc.

Die Software umstellen

Nachdem die Dokumente eingescannt wurden, sollten diese entsprechend verwaltet werden, sonst war viel der Arbeit umsonst gemacht. Damit die PDF-Dateien problemlos wiedergefunden werden, sollten diese von Anfang an korrekt benannt werden. Optimalerweise mit einem Datum und dem Haupt-Keyword. Mittlerweile gibt es für die Verwaltung auch hilfreiche Software. Eine davon ist z. B. Hazel. Diese ermöglicht es u. a., Dokumente anhand ihres Dokumentennamens automatisch in den richtigen Ordner zu verschieben.

Nachdem alles eingescannt, sortiert, benannt und verwaltet wurde, ist es wichtig, dies auch so weiter fortzuführen. Sämtliche eingehende Dokumente sollten umgehend digitalisiert werden. Auch über die Umstellung der Software wie die der Buchhaltung sollte nach Möglichkeit nachgedacht werden. Dies hat den Vorteil, dass sämtliche Rechnungen etc. direkt digital erstellt und bearbeitet werden können. Wenn man die Rechnungen normalerweise per Post versendet, kann man mit einer digitalen Buchhaltung nicht nur die Druckkosten und das Porto sparen, sondern auch enorm viel Zeit.

 

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