Als Leiter:in eines Unternehmens gehört es zu Ihren wichtigsten Aufgaben, den Personaleinsatz in Ihrem Betrieb zu planen (bzw. diese überaus wichtige Aufgabe an jemanden zu delegieren, der sie in Ihrem Interesse erledigen kann). Häufig hängen Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens unmittelbar mit der Personalplanung zusammen. Wird zu viel Personal eingeplant, treibt das die Kosten in die Höhe und sorgt ggf. dafür, dass das Personal dann, wenn es eher gebraucht würde, nicht zur Verfügung steht; wird zu wenig Personal vorgesehen, kann das Arbeitspensum nicht erfüllt werden und die Zufriedenheit der einzelnen Mitarbeitenden sinkt rapide ab. Personalbedarfsplanung ist also keine Nebenaufgabe, die Sie auf die leichte Schulter nehmen sollten, sondern eine große Verantwortung.
Nicht alle Branchen sind im gleichen Maß vom Problem der Personalbedarfsplanung betroffen. In manchen Sektoren lässt sich nämlich schon im Voraus gut planen, wie viel Arbeit wann geleistet werden muss. Häufig handelt es sich dabei um produzierende Branchen oder Branchen, die nach einem festen, vorab vereinbarten Terminkalender arbeiten. Bei ersteren muss die Arbeitsleistung nicht zeitgenau erfolgen, sondern kann auch einige Stunden, Tage oder sogar Wochen früher oder später erbracht werden, ohne dass Abläufe gestört werden; bei letzteren muss zwar gut geplant werden, aber durch die Terminvergabe fällt es leicht, den jeweiligen Arbeitsbedarf schon im Voraus genau einzuschätzen.
Problematisch wird es meist für Branchen, die Stoßzeiten unterliegen, welche sich nicht direkt steuern lassen. Klassisch hierfür sind Gastronomie und Einzelhandel, aber natürlich besteht auch in anderen Branchen Bedarf an einer guten Personalbedarfsplanung. Statt sich auf einen Terminplan verlassen zu können oder Rückstände über eine längere Zeit wieder aufzuholen, muss der konkrete Personalbedarf in diesen Branchen zielsicher vorhergesagt werden – eine Aufgabe, die nicht immer einfach ist und viel Erfahrung und Intuition erfordert. Computerprogramme können mit statistischen Informationen bei der Entscheidung helfen.
Für uns Menschen ist bei der Arbeit vor allem eines wichtig: das richtige Maß an Herausforderung. Weder eine über- noch eine unterfordernde Tätigkeit können uns auf Dauer glücklich machen. Wer von seiner Arbeit dauerhaft überfordert wird, erleidet Stress und in der letzten Konsequenz unter Umständen gar einen Burnout. Das ist nicht nur eine große persönliche Belastung, sondern auch ein Gesundheitsrisiko, das zu einer dauerhaften Arbeitsunfähigkeit führen kann. Umgekehrt ist aber auch eine unterfordernde Tätigkeit nach Möglichkeit zu vermeiden, denn sie wirkt sich vergleichbar negativ auf die Motivation und die Konzentration aus.
Die besten Arbeitsergebnisse (und den meisten Spaß an der Arbeit) erreichen wir dann, wenn es zu einem sogenannten Flow-Erleben kommt. Dabei ist die zu bewältigende Aufgabe in ihrer Schwierigkeit so angelegt, dass sie uns leicht herausfordert, allerdings nie so sehr, dass sie unsere Fähigkeiten tatsächlich übersteigt. Das Ergebnis ist im Idealfall ein Arbeiten, bei dem wir uns komplett in unserem Element fühlen und die Zeit regelrecht zu vergessen scheinen: wir sind “im Flow”. Versuchen Sie, bei der Personalplanung so vorzugehen, dass Ihre Mitarbeiter:innen “im Flow” sein können!
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