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Bedarfs- und kostenoptimierte Personaleinsatzplanung: 5 Tipps zum wirtschaftlichen Arbeiten

Bild: © geralt, pixabay.de

Viele Gründer behelfen sich bei der Personaleinsatzplanung erst einmal mit vermeintlich einfachen Mitteln und auch nach der Gründungsphase verwenden manche Unternehmen weiter Excel-Tabellen und Handy, um den Personaleinsatz zu planen. So vertraut diese Hilfsmittel für viele sind, stellt sich dennoch die Frage nach der Wirtschaftlichkeit dieser Form der Personalplanung. Eine intelligente Lösung für die Personaleinsatzplanung schafft Mehrwert und Produktivität auf allen Ebenen und kann daher auch gerade für Unternehmen in der Gründerszene von großer Bedeutung sein. Die fünf besten Tipps für mehr wirtschaftliches Arbeiten durch den Einsatz einer effizienten Personaleinsatzplanung:

1. Einfachheit

Mit einem intelligenten Tool für die Personaleinsatzplanung reduziert sich der Verwaltungsaufwand bei der Erstellung von Dienstplänen spürbar. Daten der Mitarbeiter, Arbeitszeiten, Urlaubszeiten, Vorgaben des Gesetzgebers oder andere Vorgaben werden nur einmal im System hinterlegt. Viele Tools bieten für die Schichtplanung zudem eine automatische Funktion, über die Sie zu jeder Zeit aktuelle Dienstpläne generieren können. Außerdem haben die meisten Tools in der Regel eine Drag & Drop Funktion, mit der Sie einen Schichtplan zusammenstellen können. Mit wenigen Klicks erstellen Sie so einfach und schnell einen Mitarbeitereinsatzplan, den Sie in der Regel auch als Excel-Tabelle exportieren können. Die Bedienflächen der meisten Tools sind so intuitiv gestaltet, dass Sie – oder Ihre Mitarbeiter – sich schon nach kurzer Zeit in die Software eingefunden haben.

2. Effizienz

Ein smartes Tool berücksichtigt bei der Personaleinsatzplanung alle im System hinterlegten und abgerufenen Daten. Mit Features wie sie beispielsweise die ATOSS Personaleinsatzplanung bietet, können auch individuelle Urlaubs- oder Schichtwünsche Ihrer Mitarbeiter bei der Erstellung des Einsatzplans berücksichtigt werden. Ihre Mitarbeiter werden automatisiert über E-Mail über ihre Schichten informiert. Änderungen in der Schichtplanung werden ebenfalls automatisch kommuniziert. Durch die Einbeziehung aller Daten und die Benachrichtigungsfunktion steigen Planungsqualität und Planungssicherheit erheblich.

3. Kosten

Eine Software für die Personaleinsatzplanung reduziert den Verwaltungsaufwand für die Dienstplanung deutlich. Einmal eingepflegte Datensätze und Änderungen an den Datensätzen werden global übernommen und fließen jederzeit aktuell in die Dienstplanung ein. Ein intelligentes Tool erlaubt Ihnen zudem, Mitarbeiter und Aufgabenstellungen optimal in Einklang zu bringen und die Produktivität auf einem hohen Level zu halten. Treten Schwankungen in der Bedarfslage auf, können Sie den Mitarbeitereinsatz mit einer smarten Personaleinsatzplanung schnell und einfach anpassen. So können Sie in jeder Situation bedarfsorientiert planen und unternehmerisch agil agieren. Mit einem Tool sparen Sie kurz- und langfristig auch Personalkosten.

4. Nachhaltigkeit

Mit einer intelligenten Personaleinsatzplanung können Sie Schicht- und Urlaubswünsche, Qualifikationen, gesetzliche Vorgaben und unterschiedliche Arbeitszeitmodelle ohne viel Verwaltungsaufwand frühzeitig bei der Erstellung des Mitarbeitereinsatzplans berücksichtigen. Die höhere Planungsqualität und Planungssicherheit trägt positiv zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Einige Tools für die Personaleinsatzplanung bieten zudem Service-Portale, in denen Ihre Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen selbständig Schichten tauschen und Schichtwünsche eintragen können. Änderungen in der Dienstplanung werden automatisch an die Betreffenden kommuniziert. So fördern Sie die aktive Einbindung Ihrer Mitarbeiter in betriebliche Prozesse und steigern langfristig die Loyalität Ihrer Mitarbeiter gegenüber Ihrem Unternehmen.

5. Zukunftsfähigkeit

Eine Software für die Personaleinsatzplanung hat viel von dem zu bieten, was Gründer sich für ihre Unternehmung wünschen. Dazu gehören u. a. ein geringer Aufwand bei der Personalverwaltung, eine bedarfs- und kostenoptimierte Personaleinsatzplanung und eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit durch transparente Prozesse. Tools für die Einsatzplanung der Mitarbeiter gibt es inzwischen für die unterschiedlichsten Anforderungen. Für ein Start-up reicht am Anfang unter Umständen ein kostenloses oder preiswertes Tool mit einigen wenigen Features aus. Nimmt die Unternehmung ein anderes Format an oder wächst die Zahl der Mitarbeiter, bereitet eine etwas breiter aufgestellte Software mit mehr Features – zum Beispiel einer intelligente Zeiterfassung – oder eine modular aufgebaute Produktsuite für ein ganzheitliches Workforce Management den Weg in die Zukunft.

 

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