PowerPoint ist für viele zum Sinnbild für Vorträge und Präsentationen geworden. Das Microsoft Office*-Programm erlaubt es seit den späten 1980er-Jahren, am Computer mit wenigen Klicks professionelle Präsentationen zu erstellen – klassischerweise für die Arbeitswelt. Obwohl es inzwischen einige Mitbewerber in Form ähnlicher Programme gibt, ist Microsofts PowerPoint nach wie vor der status quo. Kenntnisse in diesem Programm sind eine erwähnenswerte *berufliche Qualifikation, teilweise werden sogar spezielle Schulungen angeboten.
Kein Wunder also, dass es mittlerweile erste Unternehmen gibt, die sich als Power Point Agentur auf das Erstellen souveräner und stilsicherer Präsentationen spezialisiert haben. Scheuen Sie sich nicht, die Hilfe der Profis in Anspruch zu nehmen, wenn es gut werden muss – eine PowerPoint-Präsentation ist das A und O, um einen kompetenten Eindruck zu hinterlassen. Gerade im internen Bereich muss es aber nicht immer perfekt sein. Deswegen lesen Sie hier unsere goldenen Regeln, die auch Ihnen schnell zu einer akzeptablen Präsentation verhelfen können.
Wenn Sie schon einmal mit Programmen von Microsoft Office (vielleicht sogar mit PowerPoint selbst) gearbeitet haben, sollte es eigentlich keine große Schwierigkeit für Sie sein, sich im Programm zurechtzufinden. Schließlich sind fast alle Office-Programme ungefähr gleich aufgebaut und bedienen sich derselben Symbole und Shortcuts. Wenn Sie eine bestimmte Funktion nicht finden können oder ein Problem haben, lohnt es sich meist, danach über Google zu suchen. Erfahrungsgemäß sind Sie nicht die erste Person mit diesem Anliegen und eine geschickte Google-Suche kann Ihnen schnell weiterhelfen.
Eine PowerPoint-Präsentation ist ein besonderes Medium, das für einen ganz bestimmten Einsatzzweck geschaffen wird, nämlich eine Präsentation. Das sollten Sie beim Erstellen stets im Hinterkopf behalten. In manchen Umgebungen, zum Beispiel an der Universität, kann es auch vorkommen, dass eine PowerPoint-Präsentation alleinstehend, ohne zugehörigen Vortrag, als Medium herangezogen wird. In diesem Fall müssen Sie sie natürlich entsprechend anders konzipieren.
Normalerweise soll eine PowerPoint-Präsentation Ihren Vortrag ergänzen und illustrieren, nicht aber ersetzen. Vermeiden Sie deswegen Redundanzen: Nicht alles, was Sie sagen, muss auch optisch dargestellt werden. Umgekehrt sollten Sie allerdings auf alles eingehen, was in der Präsentation zu sehen ist, um Verwirrung zu vermeiden.
Generell gilt bei PowerPoint-Präsentationen: Weniger ist mehr. Auf keinen Fall sollten Sie Ihre Zuhörer/innen überfordern, indem Sie ihnen mehr Informationen geben, als diese auf einmal aufnehmen können. Deswegen: Entschlacken Sie Ihre PowerPoint-Folien und arbeiten Sie, wenn möglich, mit Abbildungen statt Text. Wenn Sie Text einsetzen, achten Sie auf eine große und gut lesbare Schriftart. “Weniger ist mehr” gilt übrigens auch für Effekte: PowerPoint bietet Ihnen zwar eine ganze Reihe von Übergangs- und Text-Effekten an, aber das bedeutet nicht, dass Sie diese auch alle nutzen müssen.
Wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation nutzen wollen, sollten Sie immer auch in Betracht ziehen, dass die Technik streiken kann. Bereiten Sie sich also auch immer darauf vor, Ihren Vortrag ohne PowerPoint zu halten. Unser Tipp: Kompatibilitätsprobleme lassen sich gut vermeiden, indem Sie Ihre Präsentation nicht nur als PowerPoint-Datei, sondern auch als PDF-Datei exportieren und mitbringen.
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