Mittlerweile gehören PC und Internet fest zum Repertoire so gut wie jeder Arbeit. Und das zu Recht: die moderne Technik kann Arbeitsprozesse schneller, einfacher und ressourcenschonender machen. Auch das Teilen der Arbeitsergebnisse mit anderen hat sich durch technologische Innovationen um ein Vielfaches verbessert und ist sekundenschnell geworden. Doch mit dem Wandel hin zum Digitalen haben sich auch neue Problemfelder ergeben, die einer Lösung bedürfen. Eines davon ist die effektive und sichere Datenverwaltung.
In der digitalisierten Arbeitswelt lässt sich alles aufzeichnen, archivieren, sichern und teilen – und das mit nur wenigen Klicks und dem Einsatz einer entsprechend großen (meist jedoch eher kleinen) Menge Festplatten-Speicher. Oft entfällt sogar die letztgenannte Anforderung, denn dank Cloud-Diensten ist es möglich geworden, Daten online an einen Cloud-Service-Provider zu übermitteln und sie dort zentral abzuspeichern – fernab von der eigenen Festplatte. Das kann aus verschiedenen Gründen attraktiv für Sie sein:
Besonders gut geeignet sind solche Clouds für Dokumente, da diese sich im Laufe der Geschäftstätigkeit oft massenhaft ansammeln, auf der anderen Seite als einzelne Datei aber nur eine geringe Dateigröße haben und deswegen schnell zwischen zwei Endpunkten übertragen werden können. Einen auf Dokumente spezialisierten Cloud-Service (beispielsweise one folder) bezeichnet man als Dokument-Cloud bzw. DMS.
Die richtige Verschlüsselung gehört zum richtigen Umgang mit (sensiblen) Daten zweifelsohne dazu. Denn Daten haben einen Wert, und in den falschen Händen können sie verheerend sein. Das betrifft nicht nur kundenbezogene Daten, die Sie vermutlich in der ein oder anderen Form digital hinterlegt haben und deren unbeabsichtigter Leak Ihr Unternehmen in einen Skandal stürzen könnte. Nein, auch Ihre eigenen sensiblen Daten, wie z. B. Zugangsdaten oder Finanzdaten, sollten Sie bestmöglich schützen. Hier drohen bei mangelndem Schutz nämlich Betrug und finanzieller Verlust.
Dabei ist es nicht einfach, die Daten im eigenen System auf eigene Faust wirksam zu schützen. Vor allem, wenn Ihr Metier eigentlich ein anderes ist, verfügen Sie wahrscheinlich nicht über das nötige Know-How, um den Hackern immer einen Schritt voraus zu sein. Wer auf Nummer Sicher gehen will, wendet sich an eine/n Expert/in.
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