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Vertragsmanagement: Die Verträge im Blick behalten

Bild: @ delphinmedia, pixabay

Verträge bilden die Grundlage betriebswirtschaftlichen und unternehmerischen Handelns. Auch wenn Sie als Gründer noch ganz am Anfang stehen, kommen Sie zur Vorbereitung Ihres Unternehmensstartes nicht darum herum, Verträge abzuschließen. Möglicherweise mieten Sie ein Büro oder Gewerberäume an, treffen Leasingvereinbarungen für Ihre IT-Ausstattung oder ein Firmenfahrzeug. Vielleicht stellen Sie bald die ersten Mitarbeiter ein oder treffen mit einem Partner Vereinbarungen, auf welche Art und Weise und vor allem in welcher Rechtsform Sie zusammenarbeiten wollen. In all diesen Fällen und auch im Hinblick auf Vereinbarungen mit Ihren Kunden und Lieferanten geht es um Verträge, deren Anzahl im Verlauf Ihrer Geschäftstätigkeit sehr schnell wachsen wird.

Diese Verträge zu verwalten, erfordert, dass Sie von Anfang an den Überblick behalten. Ein reinmanuelles Vertragsmanagement stößt dabei recht schnell an seine Grenzen. Damit Sie Ihre Verträgedauerhaft im Blick behalten, benötigen Sie früher oder später eine digitale Lösung – also eineVertragsdatenbank oder eine Vertragsmanagement Software.

Verträge verwalten – Voraussetzung für Rechtssicherheit und Effizienz

In Ihrem Alltag als Unternehmer haben Sie es mit einer ganzen Reihe von Verträgen undunterschiedlichen Vertragstypen zu tun. Jeder Vertrag erfordert spezifischen Verwaltungsaufwand imHinblick auf Zahlungs- oder Kündigungsfristen, Dokumentationen, die termingerechte Erfüllung vonVerpflichtungen aus dem Vertrag sowie die Realisierung eigener Ansprüche und Forderungen.Eine effiziente Verwaltung der Verträge ist eine Voraussetzung für Rechts- undRevisionssicherheit im Unternehmen. In vielen Fällen sparen Sie damit bares Geld und verfügenzudem über ein wichtiges Tool zur Bewertung von Potenzialen und Risiken in Ihrer Unternehmenstätigkeit.

Digitale Vertragsverwaltung schützt vor Informationsverlusten

In vielen Firmen sieht die Praxis der Vertragsverwaltung jedoch anders aus: Unternehmer, Managerund Mitarbeiter sind sich zwar bewusst, dass in fast allen geschäftlich relevanten Prozessen auchVerträge eine Rolle spielen, die Dokumente selbst fristen jedoch ein Schattendasein inverschiedenen Aktenschränken. Interessant werden Verträge vor allem dann, wenn es Probleme gibt -die Sichtung der Papiere erweist sich zu diesem Zeitpunkt meist als aufwändig und arbeitsintensiv.

An dieser Stelle kommt die Verwendung einer digitalen Vertragsdatenbank oder einer.Vertragsmanagement Software ins Spiel. Ihre Verträge verwalten Sie damit wesentlich effizienter undkomplexer. Falls Ihr Unternehmen schon größer ist, sorgt eine Vertragsdatenbank außerdem dafür,dass verschiedene Personen und Abteilungen die vorhandenen Verträge verwalten können, ohne dasswichtige Informationen verloren gehen.

Welche Vertragsdatenbank oder Vertragsmanagement Software passt für mich als Gründer?

Für welche Art von Vertragsdatenbank oder Vertragsmanagement Software Sie sich entscheiden, hängtvor allem davon ab, wie viele Verträge Sie verwalten müssen und wer daran beteiligt ist.Existenzgründer und Freiberufler können ihre Verträge vielleicht zunächst auch mit einereinfachen Excel-Liste oder einem Google-Docs-Dokument effizient verwalten, Fristenerinnerungenwerden in den Terminkalender eingetragen. Sobald mehrere Personen im Unternehmen Verträgeverwalten, sollten Sie jedoch die Anschaffung einer Vertragsdatenbank oder einer professionellenVertragsmanagement Software ins Auge fassen. Aus unserer Sicht sind Lösungen wie dieVertragsmanagement Software Simplessus Contracts (http://contracts.simplessus.com) auch für kleineFirmen oder wachstumsorientierte Unternehmen in der Gründungsphase eine optimale Lösung.

Leistungsstarke Vertragsmanagement Software für unterschiedliche Firmengrößen

Gutes Vertragsmanagement ist ein wichtiger Effizienzfaktor in Unternehmen – und heute ohne eineleistungsstarke Vertragsmanagement Software kaum noch möglich. Der Vorteil von Simplessus Contractsbesteht darin, dass sich das System problemlos an die Anforderungen unterschiedlicher Firmengrößenadaptieren lässt. Das Kernstück des Programms ist eine digitale Vertragsdatenbank, in der alleVertragsdokumente des Unternehmens gespeichert werden. Verträge verwalten mit Simplessus Contractsbedeutet, dass die gesamte technische Seite des Vertragsmanagements durch eine leistungsfähigeVertragsmanagement Software übernommen wird, die durch ihren modularen Aufbau unterschiedlichenBedürfnissen gerecht wird.

Was kann Simplessus Contracts?

Die Vertragsmanagement Software Simplessus Contracts ermöglicht:

  • Unkomplizierte Verwaltung von Verträgen: Ihre Verträge verwalten Sie mit Simplessus Contracts unkompliziert und schnell. In einer elektronischen Vertragsakte werden alle Informationen zu bestehenden oder geplanten Verträgen sowie alle Vertragsänderungen gespeichert. Die Vertragskategorien definieren Sie entsprechend den Vertragsstrukturen Ihrer Firma.
  • Fortlaufende Informationen über Fristen und Termine: Die digitale Vertragsdatenbank sorgt dafür, dass Sie Erinnerungen an Fristen und Termine als System-E-Mail inklusive des direkten Zugangs zum jeweiligen Vertrag in Ihrem Postfach finden. Sie legen fest, welche Mitarbeiter diese Erinnerungen erhalten sollen. Falls Sie mit Simplessus Contracts nicht nur Verträge verwalten, sondern auch andere geschäftlich relevante Ereignisse im Blick behalten wollen, steht Ihnen das Zusatz-Tool “Markt Observer” zur Verfügung, das Sie beispielsweise über kritische Ereignisse auf den Devisen- oder Rohstoffmärkten informiert.
  • Komplexes Rechtemanagement: Die digitale Vertragsdatenbank der Software erlaubt die sehr detaillierte Vergabe von Zugangs-, Lese- und Schreibberechtigungen für einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen, die Verträge verwalten, sowie für den Zugang zu bestimmten Vertragsakten und Einzeldokumenten.
  • Eine effiziente Aufgabenverwaltung inklusive der Definition verschiedener Eskalationsstufen für unerledigte Tasks
  • Das Erstellen von Vertragsdokumenten, Reports, Liquiditätsplanungen auf Basis der im System gespeicherten Vertragsdaten sowie IT-gestützte Workflows
  • Das Erfassen und Bearbeiten von Rechtsstreitigkeiten – beispielsweise Schadensmeldungen oder offener Forderungen – in einem gesonderten Modul.

Vertragsmanagement Software kaufen oder mieten?

Die Vertragsmanagement Software Simplessus Contracts ist sowohl als SaaS (Software as a Service) als auch im Rahmen einer Kaufoption erhältlich. Ihre Verträge verwalten Sie mit der SaaS-Lösungbesonders kostengünstig und flexibel: Die Mindestlaufzeit des Vertrages ist auf drei Monate begrenzt, die Buchung neuer oder die Deaktivierung nicht mehr benötigter Module ist jederzeit ohne zusätzliche Gebühren möglich. Der Mietvertrag umfasst technischen Support und Software-Updates. Das Hosting und damit den IT-Aufwand wird durch den Anbieter übernommen.

Falls Sie die Vertragsmanagement Software langfristig nutzen möchten, kann auch ein Kauf die richtige Lösung für Ihre Firma sein. Durch die Installation auf Ihrem Unternehmensserver gewinnen Sie die vollständige Datenhoheit und integrieren die digitale Vertragsdatenbank in Ihr internes Datenschutz- und Sicherheitskonzept. Verträge über Updates und Support schließen Sie in diesem Fall gesondert ab.

Verträge verwalten mit Simplessus Contracts ist bezahlbar

Gerade in der Gründungsphase Ihres Unternehmens fragen Sie sich sehr wahrscheinlich, ob die Investition in eine Vertragsmanagement Software wirklich nötig ist. Verträge verwalten mit Simplessus Contracts ist jedoch auch für Existenzgründer erschwinglich. Das Programm gibt es inden Varianten ECONOMY, BUSINESS und PREMIUM. Alle drei Versionen erlauben, eine unbegrenzte Anzahl von Verträgen zu verwalten. Unterschiede finden sich bei der Anzahl von 3, 10 oder 25 lizenzierten Usern sowie bei der SaaS-Version im Hinblick auf den lizenzierten Speicherplatz. Als Mietlösung kostet Simplessus Contracts 60, 170 oder 370 Euro im Monat, beim Kauf der Vertragsmanagement-Software werden 1.500, 4.000 oder 8.700 Euro fällig.

Die Anschaffung des Programms rechnet sich auch für kleine Firmen mit maximal fünf Mitarbeitern: Wenn Sie die ECONOMY-Lösung aus der Cloud für monatlich 60 Euro wählen und diese dafür sorgt, dass Sie auch nur einen einzigen Mobilfunkvertrag fristgemäß gekündigt haben, hat sich die Ausgabe für die digitale Vertragsdatenbank bereits gelohnt. Für den fraglichen Vertrag hätten Sie in den kommenden zwei Jahren – bei einem Durchschnittspreis von ebenfalls 60 Euro monatlich – insgesamt 1.440 Euro bezahlen müssen.

 

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