Ein PMO – Project Management Office wird benötigt, um die vielfältigen Projekte und Aufgaben in einem großen Unternehmen zu koordinieren und aufeinander abzustimmen. Je größer ein Unternehmen wird, desto komplexer und aufwändiger werden die Koordinierungsaufgaben. Für viele Unternehmen stellt sich nun die Frage, ob sie ein PMO etablieren sollten. Teilweise sträuben sich die Kräfte in Führungspositionen, da eine neue Abteilung immer auch einen Mehraufwand bedeutet. Dieser Mehraufwand kann auf personeller, finanzieller und Struktureller Ebene anfallen. Die Arbeitsweise und die Vorteile eines PMOs sollen im Folgenden erklärt werden.
Das Office ist in der Lage, durch die Analyse von Projekten und einer genauen Auflistung aller gleichzeitig ablaufender Prozesse, einen genauen Überblick über die gegenwärtigen Ressourcen zu schaffen. Dadurch läuft ein Unternehmen weniger Gefahr, dass es sich mit bestimmten oder zu vielen Projekten übernimmt und am Ende eines oder mehrere aufgeben muss.
Das PMO kann somit auch priorisieren. Es gibt Projekte und Arbeitsabläufe, die für das Unternehmen wichtiger sind als andere. Das PMO kann anhand dieser Gewichtung eine Priorisierung vornehmen und somit gewährleisten, dass die wirklich wichtigen Projekte erfolgreich und zeitgemäß bearbeitet werden können.
Zudem ist das PMO für den Informationsfluss zwischen den einzelnen Abteilungen und Projekten zuständig und kann diesen erheblich verbessern. Bei großen Unternehmen bauen viele Projekte aufeinander auf oder stehen in einer gewissen Abhängigkeit zueinander. Es liegt also im Sinne des Unternehmens, wenn der Informationsfluss zwischen den einzelnen Projekten möglichst reibungslos verläuft.
Durch die verbesserte Übersicht über die einzelnen Projekte ist eine genauere Auswertung der Ergebnisse möglich. So können Problemfelder schneller erkannt werden. Über die Analyse kann das PMO Wege aufzeigen, die zu einer Verbesserung führen könnten.
Dazu zählt zum Beispiel eine optimierte Ausbildung von Führungskräften und Projektleitern und aller anderen beteiligten Personen.
Natürlich muss auch diese Abteilung mit dem nötigen Budget und qualifizierten Leuten ausgestattet werden, damit es seine volle Wirkung entfalten und dem Unternehmen einen echten Mehrwert bieten kann. Zudem benötigt das PMO umfassende Berechtigungen und eine gewisse Reputation innerhalb des Unternehmens, damit die Zusammenarbeit mit allen Abteilungen gleich gut und flüssig laufen kann.
Langfristig führt es zu einer übersichtlicheren und besser koordinierten Projektlandschaft eines Unternehmens. Durch die Priorisierung und die Optimierung von Abläufen und den Projekten untereinander, werden Prozesse schneller und effizienter gestaltet. Das Unternehmen profitiert also von einer Optimierung.
Durch die verbesserte Koordination können die Leiter der einzelnen Projekte und Abteilungsleiter entlastet werden. Die Kommunikation zwischen den einzelnen Projekten erfolgt nun über das PMO. Der verbesserte Wissenstransfer zwischen den einzelnen Abteilungen kann ebenfalls zu besseren Arbeitsergebnissen führen.
Im Endeffekt kann das PMO für ein Unternehmen mit einer entsprechenden Größe einige Vorteile bieten. Diese Vorteile liegen insbesondere in der Optimierung von Projekten und in der Koordinierung der Projekte untereinander. Das Arbeiten des Unternehmens wird insgesamt effizienter gestaltet.
Auch wenn viele Führungen zunächst die Frage nach der Daseinsberechtigung eines PMOs stellen, sollten die bereits angeführten Punkte eindeutig für das PMO sprechen.
Es gibt bereits einige Agenturen, die sich darauf spezialisiert haben, Firmen bei der Etablierung einer solchen Abteilung zu helfen. So kann ein Start schneller erfolgen und die gängigsten Fehler können vermieden werden.
Zudem erhält das Unternehmen anhand seiner Größe und der Anzahl an Projekten eine ungefähre Einschätzung bezüglich ihres Personalbedarfs für die neue Abteilung. So können sich auch eher traditionell geführte Unternehmen dem ganzen nicht mehr verwehren.
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