Wenn ein Geschäft wächst, ist es irgendwann an der Zeit, über das Einstellen von Mitarbeitenden nachzudenken. Auch wenn sich anfangs vielleicht auch Freunde oder Familienmitglieder anbieten, um sich unter die Arme greifen zu lassen – ab einem bestimmten Punkt kommt man nicht mehr um eine der verantwortungsvollsten Aufgaben eines Unternehmers vorbei: der Schaffung neuer Arbeitsplätze.
Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern müssen dabei in Deutschland zahlreiche Aspekte berücksichtigt werden, um formelle, bürokratische oder gar rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Vor der Einstellung von Mitarbeitenden sollte man sich daher über alle relevanten Aspekte informieren. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Punkte.
Um im Rahmen der Gesetze zu bleiben, müssen einige Hürden bewältigt werden, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter:innen einzustellen. Insbesondere folgende Unterlagen müssen vorliegen, damit ein Beschäftigungsverhältnis überhaupt aufgenommen werden kann:
Unter Umständen sind zudem Unterlagen für etwaige vermögenswirksame Leistungen notwendig. Sollte der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin aus dem EU-Ausland stammen, muss er oder sie auch in der Lage sein, eine gültige Aufenthaltsgenehmigung und Arbeitserlaubnis vorzulegen.
Jeder Arbeitsvertrag muss die gesetzlichen Mindestvorgaben enthalten, um wirksam zu sein. Dazu zählen vor allem eine etwaige Befristung, die vereinbarte Arbeitszeit, die Art der zu verrichtenden Arbeit, die Vergütung sowie Kündigungsfristen. Um sicherzugehen, dass der Arbeitsvertrag auch alle Anforderungen erfüllt, ist es ratsam, sich an einen auf Arbeitsrecht spezialisierten Fachanwalt bzw. eine Fachanwältin, etwa die Kanzlei Senol aus Köln, zu wenden.
Wer Mitarbeiter:innen in seinem Unternehmen einstellt, unterliegt einigen Meldepflichten. Dazu zählen neben der Sozialversicherung vor allem die gesetzliche Unfallversicherung, Angaben gegenüber dem Finanzamt und, sofern es sich um ein Unternehmen handelt, welches Lebensmittel produziert, verarbeitet oder verkauft, auch eine Meldung beim Gesundheitsamt.
Für die Anmeldung wird die Bescheinigung des oder der Mitarbeitenden über die Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse benötigt. Diese ist Ansprechpartner in allen relevanten Fragen rund um die Sozialversicherung. Die Sozialversicherungsbeiträge sind im Rahmen der Lohnabrechnung zu entrichten. Minijobber:innen werden stets bei der Minijob-Zentrale gemeldet. Diese übernimmt die entsprechende Meldung bei der Sozialversicherung.
Sofern der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin die Lohnsteuer eigenständig berechnet, müssen neue Mitarbeitende beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden. Dabei müssen folgende Angaben getätigt werden:
Ein Steuerbüro kann den bürokratischen Aufwand enorm reduzieren, indem es alle Meldepflichten übernimmt. In stark betroffenen Branchen, wie beispielsweise dem Baugewerbe oder der Gastronomie, herrscht eine sogenannte Sofortmeldepflicht, um Schwarzarbeit effektiv entgegenzuwirken, ansonsten gilt in der Regel eine Meldepflicht innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Einstellung.
Die Schaffung neuer Arbeitsplätze ist nicht nur für Unternehmen selbst, sondern für die gesamte Wirtschaft von besonderer Bedeutung. Arbeitgeber:innen, die neue Mitarbeitende einstellen wollen, können daher unter bestimmten Voraussetzungen finanzielle Unterstützung erhalten. Einzelheiten dazu finden sich auf der Webseite des Bundeswirtschaftsministeriums. Neben den Regelungen in Sachen Sozialversicherung sind auch viele Dinge im Bezug auf den Arbeitsplatz von Bedeutung. So sollte beispielsweise ein am besten externer Datenschutzbeauftragter bzw. eine externe Datenschutzbeauftragte überprüfen, ob und in wie weit Mitarbeitende in Kontakt mit hoch-sensiblen Informationen kommen.
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