Wenn Sie ein eigenes Unternehmen gegründet haben, sind Sie auch zur Buchhaltung über dasselbe verpflichtet. Wie diese in Ihrem Fall auszusehen hat, ist gesetzlich klar geregelt – ebenso wie die Aufbewahrungsfristen, die für die Dokumente gelten und meist 6 oder 10 Jahre betragen. Dies sind Zeiträume, in denen sich bei täglicher Arbeit einiges an Unterlagen ansammelt. Um nicht den Überblick zu verlieren und im Zweifelsfall zielgerichtet das richtige Dokument schnell finden zu können, ist es unerlässlich, von Anfang an ein geeignetes Ordnungssystem für die Unternehmensunterlagen zu nutzen.
Häufig vernachlässigt, aber unverzichtbar für ordentliche Unterlagen ist eine geeignete räumliche Lösung. Diese kann natürlich digital sein, d. h. Sie speichern Ihre Unterlagen als Dateien auf Ihrem Rechner ab (oder in einer Cloud; die damit verbundenenVorteile haben wir an anderer Stelle erläutert). Es kann jedoch schwer sein, bei einer solchen Buchhaltungsform den Überblick zu bewahren (Buchhaltungssoftware kann helfen) – und auch Datenverlust, wenn Ihr Rechner z. B. kaputtgeht, kann ein Problem sein. Deswegen setzen nach wie vor viele Unternehmerinnen und Unternehmer auf klassische Aktenordner. Für diese sollte natürlich eine geeignete Aufbewahrungsmöglichkeit existieren, z. B. klassischerweise Metallschränke für das Büro.
Bei der Wahl eines geeigneten Möbels zur Aufbewahrung sollten Sie sich nicht nur über den benötigten Platz Gedanken machen (optimal sind natürlich Systeme, die Sie bei mehr Platzbedarf einfach erweitern können), sondern auch über die Geschütztheit Ihrer Dokumente. Papier wird gerne trocken, kühl und dunkel gelagert; Wasserrohrbrüche, Feuer, aber auch einfache direkte Sonneneinstrahlung können das Dokument zerstören bzw. unleserlich machen.
Neben dem richtigen Aufbewahrungsort gilt es, die richtige Ordnungsweise für die Unterlagen zu etablieren. Das gilt digital ebenso wie analog:
* Digital besteht Ihre Herausforderung darin, die Dateien konsequent und mit System zu benennen und an einem gemeinsamen Ort abzuspeichern.
Entscheidend ist in beiden Fällen, dass Sie sich bereits im Vorfeld über ein Ordnungssystem, das für Sie in Frage kommt, Gedanken machen und dieses von Anfang an konsequent anwenden. Eine Umstellung auf ein anderes Ordnungssystem ist zeitaufwändig und arbeitsintensiv; die Vermischung mehrerer Ordnungssysteme kann dazu führen, dass Sie nicht finden, was Sie suchen. Wie bei so vielem im Leben gilt: Wer sich vorher die Mühe macht, über die Sache nachzudenken, hat später weniger Probleme damit. Tipp: Zu diesen Überlegungen kann auch gehören, Ihre Buchhaltung einer Expertin bzw. einem Experten anzuvertrauen. Nicht umsonst gibt es den Beruf Buchhalter/in!
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