Das Arbeiten im Homeoffice stellt Mitarbeiter und Führungskräfte vor neue Aufgaben, deren Bewältigung sowohl ein verstärktes Maß an Disziplin und Leistungsbereitschaft als auch Kreativität und Einfallsreichtum erfordern. Verschiedene Arbeitsprozesse lassen sich auf neue Art strukturieren und organisieren, sodass sie unter den geänderten Voraussetzungen gut funktionieren. Dies trifft besonders auf Unternehmensführung und das Onboarding neuer Mitarbeiter zu.
Der Wechsel von Team- oder Organisationsmitgliedern aus dem Unternehmen in das heimische Arbeitszimmer bedeutet für Chefs und Mitarbeiter gleichermaßen eine beachtliche Herausforderung: Führung erfolgt nun über eine große Distanz hinweg, die nicht nur räumlich, sondern auch in Bezug auf Prozesse und Emotionen besteht.
Die wichtigste Regel für das Führen aus dem Homeoffice besteht in einer klaren Strukturierung aller Arbeits- und Kommunikationsschritte. Eine Wochen- und Monatsagenda für jeden Mitarbeiter gibt die zu erreichenden Arbeitsziele vor. Deren Realisierung überprüfen Vorgesetzte, genauso wie dies auch im Büro erfolgt. Gerade in der Umstellungsphase ist es wichtig, dass Führungskräfte ihren Mitarbeitern ein zeitnahes Feedback geben. Dabei sollten Sie die individuellen Besonderheiten der Angestellten berücksichtigen: Während sehr selbständige Mitarbeiter wenig Anleitung und Rückmeldung benötigen, schätzen andere, eher teamorientierte Kollegen eine intensive Kommunikation.
Chefs sollten natürlich auch den Erfolg ihrer Abteilung beziehungsweise des Unternehmens im Blick behalten. Kennzahlen aus der Buchhaltung, dem Vertriebs- und HR-Bereich können dabei wertvolle Unterstützung leisten. Idealerweise vereinbaren Führungskräfte ein regelmäßiges Update mit den jeweiligen Verantwortlichen, dass zu wiederkehrenden Terminen per Mail zur Verfügung zu stellen ist. Eine Abweichungsanlayse in Form einer Gegenüberstellung von Soll- und Istzahlen erleichtert die Auswertung dieser Daten.
Meetings kommt beim Arbeiten im Homeoffice eine große Bedeutung zu: Da spontane Treffen und Besprechungen weitgehend entfallen, muss bei Telefon- oder Skypekonferenzen alles Wichtige erörtert und entschieden werden. Grundsätzlich erweisen sich Meetings mit Kameras als angenehmer und produktiver. Im Gegensatz zu einfachen Telefonkonferenzen ermöglichen sie es den Teilnehmern, auch non-verbale Kommunikation durch Gesichtsausdruck und Gestikulieren zu betreiben. Außerdem bewirken sie ein Höchstmaß an Konzentration auf das Gespräch.
In formellen Unternehmen sollten Führungskräfte auch einen Dresscode vorgeben, Smart Casual stellt in der Regel eine gute Lösung dar. Um eine zielorientierte Gesprächsstruktur zu gewährleisten, sollten die zu besprechenden Themen im Vorhinein rechtzeitig allen Teilnehmern bekannt gegeben. Darüber hinaus sollte ein Mitarbeiter die Moderation des Gesprächs übernehmen. Er sorgt für ein zügiges und ergebnisorientiertes Meeting, gleichzeitig gewährleistet er, dass alle Mitarbeiter angemessene Redebeiträge leisten können und ein Abschweifen auf Themen von untergeordneter Bedeutung unterbleibt. Ein Protokoll sollte über jedes Gespräch angefertigt und per Mail verteilt werden. Vereinbarungen sind stets auf die gleiche Weise schriftlich festzuhalten. Dabei ist es entscheidend, dass sie konkret umsetzbare To-do-Anweisungen enthalten. Vorgesetzte sollten ihre Tätigkeit auf wesentliche Aufgaben konzentrieren. Dies impliziert die Delegation von Tasks mit untergeordneter Bedeutung. Diese Arbeitsteilung ist im Homeoffice konsequent einzuhalten und durch eindeutige Kommunikation, vorzugsweise in Schriftform, zu implementieren.
Wie im Bericht über den Onboarding-Prozess aus dem Home Office von Haufe, ist das Einarbeiten neuer Mitarbeiter auch in Zeiten wie diesen möglich. Neue Kollegen schnell in betriebliche Abläufe und Teams zu integrieren, ist das Ziel von Onboarding. Während ein großer Teil der Beschäftigten im Homeoffice arbeitet, stellt systematisches Onboarding eine unverzichtbare Notwendigkeit dar. Eine Onboarding-App übernimmt dabei wichtige Funktionen: Bereits vor dem Arbeitsbeginn können neue Mitarbeiter umfangreiche Informationen über das Unternehmen, ihre Kollegen sowie ihre Aufgaben abrufen. In größeren Unternehmen können sich Onboarding-Groups bilden, die aus einem HR-Verantwortlichen und Führungskräften sowie Kollegen bestehen.
Je intensiver die Kommunikation auf dieser Plattform vor und während des Unternehmenseintritts stattfindet, desto schneller gelingt die Einarbeitung. Darüber hinaus ist es sinnvoll, einen Mitarbeiter als Paten zu benennen. Er kann, muss aber nicht eine Vorgesetztenfunktion bekleiden. Der Pate ruft seinen Schützling während der ersten Arbeitswochen im neuen Unternehmen am Ende jeden Arbeitstages an, um sich nach seinen Erfahrungen und seinem Wohlbefinden zu erkunden. Auf diese Weise lassen sich Fehlentwicklungen schnell erkennen und gegebenenfalls korrigieren. Selbstverständlich bilden auch Zielvereinbarungen und Feedback-Gespräche per Videocall einen wichtigen Bestandteil des Onboarding-Prozesses.
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