Seit dem 30.09.2020 müssen in Deutschland Registrierkassen, deren Bauart es zulässt, mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (oder kurz: TSE) ausgestattet sein. Diese regelt die Kassensicherungsverordnung des Finanzamtes zur Verhinderung von Manipulation an Registrierkassen. Wenn an der Kasse ein Produkt oder eine Dienstleistung bezahlt werden soll, zeichnet die technische Sicherheitseinrichtung diese Transaktion auf ihrem Speicher auf und schickt einen Code zurück zur Kasse, der dann auf den entsprechenden Beleg gedruckt wird. Die Daten, die auf dem internen Speicher abgelegt werden, sind so zu speichern, dass sie nicht mehr manipuliert werden können. Damit kann jeder Beleg zurückverfolgt werden und nachträgliche Änderungen an der Kasse sind ausgeschlossen.
Bis zum 31.12.2022 gibt es noch eine Übergangsfrist für bestimmte Kassensysteme. Dabei geht es um Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 installiert wurden. Um diese Kassen noch bis zum Ende des Jahres nutzen zu können, müssen diese die Anforderungen der GoBD erfüllen und nicht aufrüstbar sein. Das GoBD ist der Vorgänger der neuen Kassensicherungsordnung; sie war aber nur eine Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums und verpflichtete Gewerbetreibende, nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu arbeiten. Dazu gehörte dann beispielsweise auch die Unveränderbarkeit der Kassenbelege und die Einzelaufzeichnungspflicht. Nach dem 31.12.2022 muss nun aber jede Registrierkasse über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen, wie die TSE Kassensysteme von Paymash es tun. Die TSE selber ist dabei nur so groß wie eine SD-Karte oder ein USB-Stick und kann in der Regel einfach untergebracht werden.
Die Daten der TSE-Kasse werden im Gerät so abgespeichert und signiert, dass das Finanzamt zu jedem Zeitpunkt auf diese zugreifen kann. Dabei können sie lokal auf der Hardware abgelegt oder aber auf einen externen Speicher ausgelagert werden. Die dritte Möglichkeit wäre die Auslagerung auf einen Cloud-Speicher. Werden Daten nur lokal auf der TSE gespeichert, muss beachtet werden, dass diese irgendwann vollgeschrieben ist. Werden diese Daten dann nicht auf einen externen Speicher geschoben, muss eine neue TSE gekauft und installiert werden, damit wieder Speicher zur Verfügung steht. Zusätzlich wurde die allgemeine Belegausgabepflicht eingeführt, das heißt, jeder Kunde und jede Kundin muss einen Beleg erhalten, egal ob digital oder physisch. Jede dieser Kassen ist darüber hinaus beim Finanzamt anzumelden. Dazu besitzt sie eine Seriennummer, mit der sie beim Finanzamt registriert wird.
Mittlerweile gibt es verschiedenste Kassensysteme und gerade bei Klein- und Kleinstunternehmer:innen sind mobile, simple Systeme im Vormarsch. Einige Kassensysteme sind über den Browser oder Tablets erreichbar, die technische Sicherheitseinrichtung liegt dabei in der Cloud. Wenn vor Ort dann ein Internetausfall vorliegt, funktioniert die Cloud-Übertragung der Daten nicht mehr – das heißt aber nicht, dass nun das Kassensystem geschlossen werden muss. Sie darf vorübergehend weiter betrieben werden, der Betreiber oder die Betreiberin muss aber unverzüglich die Probleme mit der Internetverbindung beheben. Ein Internetausfall ist also kein Drama, solange sichergestellt wird, dass er nur vorübergehend ist. Alternativ kann über einen lokalen Server oder einen anderen externen Speicher sichergestellt werden, dass die entsprechenden Daten trotzdem gespeichert und signiert werden. Moderne cloudbasierte Kassensysteme haben eine solche Funktion in der Regel immer als Sicherung integriert und viele Belegdrucker speichern diese Daten intern ab.
Auch, wenn eine Kasse bargeldlos arbeitet, dafür aber Geldkarten, virtuelle Konten, Bonuspunktsysteme oder mobile Bezahloptionen anbietet, sind diese von der Kassenverordnung abgedeckt. Sobald eine Transaktion getätigt wird, muss eine manipulationssichere Aufzeichnung darüber vorliegen. Anders ist es bei Fahrscheinautomaten, Geldautomaten, Taxametern und Geld- und Warenspielgeräten, diese sind nicht von der Kassensicherungsverordnung erfasst.
Hintergrund der Kassensicherungsverordnung ist die Möglichkeit einiger Kassensysteme, auch heute noch in diese einzugreifen und Aufzeichnungen nachträglich zu verändern. Das ermöglicht böswillige Manipulationen, die laut Ökonom:innen jedes Jahr für den Verlust von Milliarden Euro an Steuergeldern verantwortlich sind. Dabei ist nicht nur Deutschland von einer solchen Verordnung betroffen. In Europa sind wir eines der letzten Länder, die solche Vorgaben umsetzen. Dabei war Italien eines der ersten Länder, die einen Fiskalspeicher Anfang der 1980er-Jahre eingeführt hat. Wie so oft in der Geschichte der EU konnten sich die einzelnen Länder nicht auf einen einheitlichen Standard einigen, deswegen hat jedes Land seine eigene Lösung. So gibt es in Italien spezielle Drucker und in Schweden und Belgien Control Units, also externe kleine Computereinheiten.
Natürlich ist die Anschaffung eines modernen Kassensystems und die Umsetzung aller Vorgaben mit Aufwand und Kosten verbunden. Allerdings bieten diese auch die Chance, das Unternehmen mit einem modernen System zu optimieren. Kassensysteme sind nicht mehr reine Abrechnungswerkzeuge für die Angestellten, sondern können mit Statistiken und Verknüpfungen zum E-Commerce auch Problemfelder erkennen und bei der Erschließung neuer Märkte helfen.
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