Das Sommerfest mit den Mitarbeitern, die Einladung an Geschäftspartner als Dank für die gute Zusammenarbeit, die Kekse und Getränke bei Meetings – sind das alles Bewirtungskosten? Können diese voll steuerlich abgesetzt werden? Die Antwort ist nicht so einfach, denn manchmal sind 100 %, manchmal aber auch nur 70 % der Kosten anrechenbar – und manchmal handelt es sich auch gar nicht um Bewirtungskosten, sondern Betriebsausgaben. Erfahren Sie hier mehr darüber, welche Art von Bewirtungskosten in welcher Höhe steuerlich berücksichtigt werden können und wie die Bewirtungskosten zu buchen sind.
Betriebliche veranlasste Bewirtungskosten können zu 100 % steuerlich berücksichtigt werden. Dies gilt für alle Anlässe, die als betrieblich bedingt gelten, wie Firmenjubiläen, Sommerfeste, Weihnachtsfeste, Mitarbeiterschulungen mit Mittagessen usw. 100 % können dabei nur für die eigenen Mitarbeiter:innen angerechnet werden. Bei Teilnehmer:innen von anderen Firmen können lediglich 70 % der Kosten in Ansatz gebracht werden.
Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten können zu 70 % berücksichtigt werden. Als geschäftliche Anlässe gelten dabei z. B. ein Essen zur Gewinnung neuer Kund:innen oder eine Einladung zu einem Essen an Bestandskund:innen als Dankeschön. Ebenfalls abgerechnet werden können Einladungen an Lieferant:innen, Berater:innen oder Kund:innen, wenn über geplante Projekte gesprochen wird oder wenn der Abschluss eines Vertrages gefeiert wird. In diesen Zusammenhängen können auch die Kosten für Begleitpersonen, Ehegatt:innen, Mitarbeiter:innen, Assistent:innen oder externe Berater:innen angesetzt und in Höhe von 70 % steuerlich geltend gemacht werden.
Werden bei Besprechungen, Meetings oder bei Gesprächen mit Kund:innen Kaffee, Tee, Kekse, kleine Snacks oder weitere Getränke zur Verfügung gestellt, so sind diese – steuerlich gesehen – keine Bewirtungskosten. Vielmehr gehören diese Kosten – als Gesten der Höflichkeit – zu den Betriebsausgaben.
Pflichtangaben auf einem Bewirtungsbeleg sind:
Hinweis: Einfache Hinweise wie “Geschäftsessen” oder “Kundenakquise” reichen nicht aus als Angabe zum Anlass, hier hätte das Finanzamt gerne ausführlichere Angaben, wie z. B. “Besprechung der neuen Marketingstrategie für Produkt XY”.
Falls die Bewirtung in einer Gaststätte stattfindet, reicht die (maschinell erstellte und registrierte) Rechnung der Gaststätte aus.
Die Rechnung der Gaststätte muss folgendes enthalten:
Ergänzt werden dann (meist auf der Rückseite der Rechnung) Angaben zu den Teilnehmer:innen und zum Anlass der Bewirtung. Die Höhe des Trinkgeldes sollte bestätigt werden.
Hinweis: Rechnungen bis 250 Euro gelten als Kleinbetragsrechnungen, erst ab 250 Euro Gesamtumsatz muss die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen werden. Dann müssen auch Namen und vollständige Anschrift des oder der Rechnungsempfänger:in auf der Rechnung angegeben werden.
Bewirtungskosten müssen umgehend (innerhalb von 10 Tagen) gebucht werden, die Buchung muss also zeitnah, einzeln und getrennt von weiteren Betriebsausgaben erfolgen. Bei Steuerprüfungen werden Bewirtungsbelege oft sehr eingehend geprüft und die Angemessenheit wird ebenfalls überwacht. Daher ist eine sorgfältige Vorbereitung und Buchung bei Bewirtungskosten sehr empfehlenswert.
Zunächst sind die Belege zu prüfen und, falls sowohl eigene Mitarbeiter:innen als auch Geschäftspartner:innen an einer Bewirtung teilgenommen haben, müssen die entstandenen Kosten vor der Buchung aufgeteilt werden.
Beispiel:
Gesamtkosten: | 3.010,- Euro netto (zuzüglich Umsatzsteuer) |
davon Arbeitnehmerbewirtung: | 1.750,- Euro netto (100 % abzugsfähig) |
davon Bewirtung Firmeninhaber:in und Ehepartner:in: | 210,- Euro netto (100 % abzugsfähig) |
davon Bewirtung Geschäftsfreund:innen: | 735,- Euro netto (70 % abzugsfähig) |
Die Buchung erfolgt im obigen Beispiel dann wie folgt:
Soll:
1.750,- Euro auf 4140 / 6130 (freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei) und 210,- Euro auf 4900 / 6300 (sonstige betriebliche Aufwendungen). Die Umsatzsteuer wird dann auf 1576 / 1406 (abziehbare Vorsteuer) gebucht.
Haben:
2.332,40 Euro auf 1200 / 1800 (Bank).
Weiterhin zu buchen für den Teil, der nur zu 70 % abzugsfähig ist (aus o. g. Beispiel):
Soll:
735,- Euro auf 4650 / 6640 (Bewirtungskosten), 315,- Euro auf 4654 / 6644 (nicht abzugsfähige Bewirtungskosten) und die Vorsteuer dann auf 1576 /1406.
Haben:
1.249,50 Euro auf 1200 / 1800 (Bank).
Bewirtungskosten sollten in der Buchhaltung besonders sorgfältig und zeitnah bearbeitet werden. Eine Aufteilung nach betrieblichen und nach geschäftlichen Anlässen ist dabei sehr wichtig. Steuerprüfer:innen nehmen Bewirtungskosten oft sehr eingehend unter die Lupe. Um späteren Ärger zu vermeiden, sollte diesem Teil der Buchhaltung daher viel Aufmerksamkeit gewidmet werden.
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