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Buchhaltung leicht gemacht durch Rechnungsprogramme und Buchhaltungssoftware

 

Viele Unternehmer empfinden die Buchhaltung als lästige Notwendigkeit. Trotzdem darf diese nicht vernachlässigt werden, denn Versäumnisse oder Fehler können fatale Folgen nach sich ziehen. Wer die Buchführung nicht mit der gebotenen Sorgfalt erledigt, kann sich strafbar machen und seine Gewerbeberechtigung verlieren.

Hilfe durch Software-Lösungen:

Diese erleichtern den Arbeitsalltag, allerdings ist die Auswahl aufgrund der vielen Anbieter recht schwierig. Hilfestellung geben hier diverse Vergleichsportale, die unabhängig bewerten und Empfehlungen aussprechen. Zum Beispiel hat das Rechnungsprogramm Debitoor im Test seine Stärken bewiesen. Entscheiden Sie zunächst, welchen Leistungsumfang Sie benötigen. Nicht jede Software ist für alle Unternehmen gleich gut geeignet. Die Produktpalette, das Niveau und die Preise unterscheiden sich stellenweise gravierend voneinander. Module und Features können Sie in der Regel selbst zusammenstellen. Achten Sie vor allem auf Übersichtlichkeit und leichte Bedienung. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, ist ein schnell erreichbarer und kompetenter Support unverzichtbar.

Wichtige Grundfunktionen:

Buchen von Belegen und Rechnungen sollte grundsätzlich jede Buchhaltungssoftware unterstützen. Die Buchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen durch verschiedene Eingabeverfahren (Stapel- und Dialogbuchung) ist zwar üblich, wird aber nicht überall angeboten. Hinzu kommen weitere Funktionen, die ein Programm beherrschen sollte: Erstellung von Abschlüssen und Bilanzierungen, Digitale Unterstützung bei Verwaltungsprozessen, DATEV-Schnittstelle und die Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER. Weiterhin die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) und der Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). 

Was alles möglich ist:

Informieren Sie sich vorher, welche Lösungen speziell für Ihr Business geeignet sind oder angepasst werden können. Sei es die Einbindung von PayPal oder Amazon, arbeiten mit Fremdwährungen oder Valutaausgleich. Legen Sie speziellen Wert auf die automatische Verbuchung elektronischer Kontoauszüge oder das Mahnwesen, gibt es auch dafür Experten.

Cloudbasierte Buchhaltungssoftware unterstützt das Einscannen von Rechnungen direkt per App. Diese Programme ordnen sofort dem richtigen Konto den jeweiligen Beleg zu. Kann ein Beleg nicht zugeordnet werden, geht er nicht verloren. Er wird auf einem vorher definierten Konto zwischengelagert und kann nachträglich manuell hinzugefügt werden. Die Software lernt daraus und beim nächsten Mal erfolgt automatisch die richtige Zuordnung. Cloudtechnologie generiert noch weitere Vorteile, so zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten in einer vernetzten Welt.

Individuell anpassbare Kontenrahmen sind ebenso zu realisieren wie Analysen von unternehmensbezogenen Daten und Prognosen für die Zukunft. Wichtig für Entscheidungs- und Liquiditätsplanung oder größere Investitionen in neue Anlagenbereiche. In Kombination mit dem Warenwirtschaftssystem sorgen Kostenrechnung und Anlagenbuchung dafür, dass wichtige Kennzahlen jederzeit verfügbar sind.

Arbeitszeiterfassung und Controlling können mögliche Schwachstellen im Unternehmen aufzeigen. Rechnungs-, Kunden- und Lieferantenverwaltung dienen dazu, das unternehmerische Risiko zu senken und den Gewinn zu maximieren.

Effektive Buchhaltung:

Um den Überblick zu behalten, helfen Auswertungen und Statistiken. So können Sie sich jederzeit ein Bild über den aktuellen Stand Ihres Unternehmens machen. Vorlagen und Druckfunktionen erleichtern die Arbeit. Im Hinblick auf das Online-Banking sowie den Datenexport oder deren Import sind verschiedene Sicherheitsmechanismen und eine Verschlüsselung der Daten unabdingbar. Selbst sehr kleine Unternehmen werden immer wieder zu Zielen von Hacker-Angriffen.


*Fazit:*

Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme sind am Markt erhältlich. Selbst kostenfreie Software steht zur Verfügung, allerdings ist der der Leistungsumfang stark eingeschränkt. Ein professionelles Programm hat seinen Preis, ist aber die bessere Wahl.

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