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Büroausstattung für Gründer – hier ist Umsicht gefragt

 

Wer die Entscheidung trifft, sich selbstständig zu machen, der braucht wahrscheinlich zu 99 Prozent ein Büro. Selbst der Handwerker mit der Werkstatt, der Arzt mit Praxis, die Floristin mit dem Blumenladen – ohne Büroarbeit geht es in keinem Gewerbe, denn zumindest für die Buchhaltung, die Steuern, das Schreiben der Rechnungen und vieles mehr braucht jeder Gründer ein Mindestmaß an Büroeinrichtung und Ausstattung. Unternehmer, die ihre Haupttätigkeit im Office verrichten – beispielsweise Journalisten, Grafiker oder Versicherungsfachleute – müssen dagegen schon eine Grundausstattung besitzen. Diese Planung sollte bei der Gründung auf jeden Fall einkalkuliert werden.

Einrichtung und Ausstattung sind zwei verschiedene Punkte

Bei der Einrichtung geht es vor allem um Dinge, die einmal am Anfang angeschafft werden, dann aber in den Folgejahren höchstens ergänzt werden. Neben dem Schreibtisch sind das in der Regel Aktenschränke, Regale, möglicherweise eine Sitzecke zum Empfang von Kunden und ähnliches. So banal es klingt, auch das will gut durchdacht sein, damit eben nicht ein Jahr später schon alles wieder neu gekauft werden muss, weil falsch geplant wurde. Am sinnvollsten ist es, zuerst zu überlegen, womit Schränke und Regale später gefüllt werden müssen. Wer viel mit Ordnern arbeitet, muss die dafür benötigten Regalhöhen berücksichtigen, wer eigene Arbeiten, Flyer oder sonstiges präsentieren möchte, benötigt entsprechende Displays, die gut sichtbar sind, und wer eher viel Kleinkram zu verstauen hat, versteckt dies besser hinter Schranktüren, sofern er auch Kundenverkehr hat. Auch der Schreibtisch ist unter Umständen ein spezieller Fall, vor allem in Bezug auf die Größe. Müssen darauf zwei Bildschirme Platz finden oder nur ein Laptop? Wird dauerhaft im Sitzen gearbeitet oder gern auch mal im Stehen? So oder so ist ein qualitativ hochwertiger Stuhl eine wichtige Investition in die eigene Gesundheit.

Kosten für Ausstattung werden schnell unterschätzt

Dann geht es an die Ausstattung, also an das Verbrauchsmaterial. Jeder verfügt bereits über Papier und Stift, aber alles darüber hinaus sollte ebenfalls sinnvoll geplant und kalkuliert werden. Aus vermeintlichen Kleinigkeiten kann sonst schnell eine enorme Summe entstehen, die nicht eingeplant war. Gerade hier lohnt es sich vor allem, verschiedene Anbieter zu vergleichen, dann da kann es zu massiven Preisunterschieden kommen. Auf den Plan gehören Ordnungsmittel wie Aktenordner, Hüllen, Registerkarten, Etiketten oder Ablagen. Dann unter Umständen zusätzliche Schreibmittel wie Marker, Bleistifte, etc. Ein Kopierer wird in der Regel meistens noch benötigt, sofern es sich nicht um ein komplett papierloses Büro handelt. Außerdem natürlich Standards wie Locher, Hefter, Taschenrechner, Post-its, Notizblöcke, Kalender und einiges mehr. Bis hin zum Versandmaterial – hier können neben dem Porto auch passende Umschläge ordentlich zu Buche schlagen.

Sparsam haushalten und Angebote nutzen

Gerade bei den Verbrauchsartikeln muss es nicht immer das teure Markenprodukt sein. Wichtig ist die eigene Zufriedenheit bei der Anwendung, nicht der Schein nach außen. Der Kunde bezahlt nicht besser, nur weil seine Aufträge in Ordnern abgelegt werden, die dreimal nutzen, die zum Beispiel auch in Discountern gerade zum Schulbeginn zu finden sind. Auch online gibt es verschiedene Möglichkeiten, günstig an diverse Angebote zu gelangen, ohne dass es großen Aufwand bedeutet, zum Beispiel ein Aktionscode für Otto Office. Bei Produkten, bei denen klar ist, dass ein dauerhafter Bedarf besteht, wie zum Beispiel Papier, Ordner oder Notizblätter, lohnt sich außerdem oft auch die Bestellung einer größeren Menge, um einen besseren Preis zu erhalten oder die Versandkosten einzusparen. Ansonsten ist es eher ratsam, sparsam anzufangen und mit der Zeit zusehen, was tatsächlich benötigt wird.

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