Der Teamarbeit kommt im heutigen Arbeitsalltag eine extrem hohe Bedeutung zu. Eine professionelle und einfache Kommunikation und Koordination untereinander ist dabei umso wichtiger, desto mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das jeweilige Projekt eingebunden sind. Schließlich lässt sich ein hochwertiges Ergebnis nur dann erzielen, wenn der Mitarbeiteraustausch einwandfrei funktioniert und die Aufgaben klar verteilt sind. Daneben kommt es jedoch ebenfalls darauf an, dass relevante Veränderungen in den Prozessen allen Beteiligten umgehend mitgeteilt werden.
Für die Optimierung des Workflows nutzen so immer mehr Unternehmen sogenannte Collaboration-Werkzeuge, die nicht nur ein ortsunabhängiges, sondern ebenfalls ein außerordentlich produktives Arbeiten unterstützen, wie etwa Microsoft Sharepoint. Welche Collaboration-Softwareprogramme besonders für Startups zu empfehlen sind und wodurch sich diese auszeichnen, erklärt der folgende Beitrag.
Aus den bekannten Office-Anwendungen von Microsoft wurde im Jahr 2011 in Form von Microsoft 365 eine Collaboration-Software. Ein Kauf des Anwendungspaketes ist nicht mehr nötig, lediglich müssen die gewünschten Programme bei Microsoft 365 abonniert werden, sodass sie im Anschluss mithilfe des herkömmlichen Webbrowsers aufgerufen werden können.
Für die Zusammenarbeit bietet Microsoft 365 zahlreiche Möglichkeiten, da sich dieses aus vielen unterschiedlichen Programmen zusammensetzt. Innerhalb eines Unternehmens können mithilfe von Exchange und Outlook so beispielsweise unterschiedliche Kalender zwischen den Mitarbeiter:innen geteilt werden. In den gängigen Programmen PowerPoint, Word und Excel können mehrere Nutzer:innen an einem Dokument gleichzeitig arbeiten, sodass auf ein kompliziertes Versenden dieser verzichtet werden kann. Für die Kommunikation der Mitarbeiter:innen steht daneben Microsoft Teams zur Verfügung.
Bei Nextcloud handelt es sich um eine Open-Source-Lösung, die es den Nutzer:innen ermöglicht, die Einrichtung eines eigenen Fileservers vorzunehmen, sodass Projekte gemeinsam bearbeitet und Dateien untereinander spielend einfach ausgetauscht werden können.
Die Software weist dabei unter anderem die Funktion auf, dass auf dem eigenen PC lokale Verzeichnisse in Form von Kopien mit dem jeweiligen Server synchronisiert werden können. So wird den unterschiedlichen Team-Mitgliedern erlaubt, auf die gleichen Dokumente zuzugreifen, die stets dem aktuellen Stand entsprechen.
Nextcloud weist außerdem eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie einen Antiviren-Scan auf. Aufrufen lässt sich die Anwendung über eine mobile App oder die herkömmlichen Desktop-Systeme. Allerdings wird für die Nutzung von Nextcloud ein eigener Server benötigt, auf dem die Installation der Software vorgenommen wird.
In dem Google Workspace finden Anwender:innen eine Auswahl der Angebote von Google aus dem Bereich der Büroarbeit, welche unter anderem auch praktische Collaboration-Tools beinhaltet, wie etwa Google Drive, ein Cloudspeicher, Google Docs für die Dokumentenerstellung oder Gmail für das Versenden und Empfangen von E-Mails.
Für die Zwecke von Unternehmen bietet Google dabei eine erweiterte Version an, die zahlreiche Services enthält, jedoch im Gegensatz zu der Anwendung für private Nutzer:innen kostenpflichtig ist. Beispielsweise erhalten Unternehmen so rund um die Uhr einen qualifizierten Kundensupport, eine höhere Speicherkapazität und eine professionelle E-Mail-Adresse.
Gestaltet sind die Anwendungen als Cloud-Computing- beziehungsweise Software-as-a-Service-Modell. Bedient wird die Software somit nicht auf den eigenen Geräten der Anwender, sondern ist über eine Weboberfläche erreichbar. Sämtliche Daten, die in der Cloud gespeichert sind, können von den Nutzer:innen gemeinsam bearbeitet und genutzt werden. So ist es möglich, Kalender miteinander zu teilen, Online-Meetings abzuhalten oder Dokumente freizugeben, um diese gemeinsam zu nutzen.
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