Dezentrales Arbeiten ist ein eindeutiger Trend in der Wirtschaft, der bereits seit vielen Jahren anhält und sich durch die sogenannte Corona-Krise noch weiter verstärkt hat. Hinter dem Begriff des dezentralen Arbeitens verbirgt sich die Idee, das Internet und seine zahllosen Möglichkeiten so zu nutzen, dass das Arbeiten auch außerhalb des eigentlichen Büros möglich wird: zu Hause, unterwegs, auf Geschäftsreise oder beim Knüpfen neuer Geschäftskontakte. Das verspricht einen enormen Zeitgewinn, eine effektivere Arbeitsweise und nicht zuletzt auch eine gesteigerte Lebensqualität, weil mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge übrig bleiben kann.
Technisch funktioniert dezentrales Arbeiten eigentlich immer recht ähnlich. Alle benötigten Dokumente, Daten und Unterlagen werden zentral auf einem Server gespeichert und können dann von verschiedensten Endgeräten – PCs, Laptops, Tablets, Smartphones, ggf. sogar Smartwatches und Smart TVs – abgerufen werden, um sie zu bearbeiten. Das Prinzip findet auch im Privatleben Anwendung, z. B. als Cloud-Speicher für Fotos, Dokumente, Mails, oder auch Spielstände in Computerspielen. Im geschäftlichen Bereich lautet das Schlagwort meist nicht Cloud, sondern Dokumentenmanagementsystem.
Damit das dezentrale Arbeiten via Cloud klappen kann, ist eine stabile Internetverbindung wichtig. Außerdem muss natürlich auf die digitale Sicherheit geachtet werden. Von vielen Daten und Dateien werden sie vermutlich nicht wollen, dass sie in die falschen Hände geraten. Auch rechtliche Vorgaben zur Sicherung der von Ihrem Unternehmen erhobenen Daten müssen Sie selbstverständlich ebenso im Internet achten. Durch Sicherheitszertifikate, Passwörter und andere Sicherheitsmaßnahmen kann verhindert werden, dass Hacker sich an den firmeninternen Daten bedienen – doch damit es wirklich sicher wird, sollte am besten ein Experte oder eine Expertin mit der Aufgabe der Datensicherheit betraut werden.
Eine große Herausforderung beim dezentralen Arbeiten ist oft die Kommunikation mit Kolleg:innen. Im Großraumbüro sitzt man einfach im selben Raum und kann den anderen direkt ansprechen – und auch, wenn alle in eigenen, kleineren Büros untergebracht sind, besteht immer die Möglichkeit, den Kollegen oder die Kollegin aufzusuchen und miteinander zu reden.
Beim dezentralen Arbeiten müssen mitunter sehr große Distanzen zwischen den Menschen überbrückt werden, die gerade miteinander arbeiten. Ein einfaches Miteinanderreden ist da meist nicht möglich – es müssen schon Kommunikationsmedien wie das Telefon oder spezielle Softwares verwendet werden. Das erfordert nicht nur ein gewisses Know-How, sondern auch Routine und Zugriff auf diese Kommunikationskanäle. Außerdem muss bedacht werden, dass auch die Kommunikation innerhalb des Unternehmens ein Sicherheitsrisiko darstellen kann und entsprechend geschützt werden muss.
Als besonders effektiv für die dezentrale Kommunikation haben sich Telefonkonferenzen und Live-Multiuser-Dokumente etabliert. Erstere sind über diverse Programme für Internet-Telefonie möglich, letztere werden z. B. von Google angeboten (GoogleDocs). Was beide Kommunikationswege gemeinsam haben, ist die Verständigung in Echtzeit (oder nahezu Echtzeit) – ein Merkmal, auf das auch Sie achten sollten, wenn Sie nach geeigneten Möglichkeiten zur dezentralen Kommunikation suchen. Für die zeitverzögerte Kommunikation werden schließlich schon seit geraumer Zeit auch innerhalb von Großraumbüros E-Mails verwendet.
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