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Effiziente Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen: Tipps für Gründer

Bild: © jarmoluk, pixabay.de

Wie sieht Ihre aktuelle Dokumentenverwaltung aus? Für viele Gründer und junge Selbstständige liegt der Traum vom papierlosen Büro noch in weiter Ferne. Wichtige Dokumente landen in Büroablagen und Aktenschränken. Wenn sie benötigt werden, sind sie oft nicht auffindbar. Digitale Belege sind nach kürzester Zeit nicht mehr zu finden, eine Mischung aus Papier und digitalem Chaos stellt sich ein. Mit einer professionellen Dokumentenmanagement Software erhalten Sie die Kontrolle über Ihre Dokumente zurück

Seit das Thema Nachhaltigkeit auch bei deutschen Unternehmen und Startups im Vordergrund steht, träumen Unternehmer von einer einfachen, übersichtlichen Lösung zur Verwaltung Ihrer digitalen Dokumente. Denn Papier, darin sind sich alle einig, ist nicht zukunftsträchtig. Doch die einstigen Aktenschränke, Ordner und Ordnungssysteme hatten einen deutlichen Vorteil – sie waren schnell durchsuchbar, wenn ordentlich geführt. Die digitale Lösung heißt DMS.

Was leistet ein DMS?

Unter einem Dokumentenmanagementssystem versteht man eine Software, die für Sie Dokumente ablegt und durchsuchbar macht. So wie Sie auch in digitalen Kundendatenbanken über ein Suchfeld und einzelne Parameter die passende Kartei finden, lässt sich auch die Datenbank des DMS durchsuchen. Ihre Dokumente bleiben an einem Ort verwahrt und sind, wie zuvor die Akte in Papierform, jederzeit verfügbar. Ermöglicht wird dies – bei modernen Dokumentensicherungslösungen – durch die Arbeit in der Cloud. 

Eine Cloud besteht aus Serverzentren, die bundesweit oder rund um die Welt verteilt, zusammenarbeiten. Ein Dokument in dieser Cloud muss also nicht auf dem gleichen Server abgelegt sein, auf dem ein anderes abliegt. Alle Ihre Dokumente zusammen befinden sich jedoch in einem Workspace, der auf Sie und Ihr Unternehmen zugeschnitten und individualisierbar ist

Das System lässt sich durch die Ablage in der Cloud von jedem beliebigen internetfähigen Gerät abrufen. Das macht ein virtuelles DMS besonders ideal für alle, die nicht den ganzen Tag am gleichen Rechner sitzen, sondern von Meeting zu Meeting fahren und dabei dennoch arbeiten wollen. 

Sicherheit – oberste Priorität der Verwaltung

Wenn Sie sich für einen DMS Anbieter wie YCOM entscheiden, der mit deutschen Unternehmen zuverlässig zusammenarbeitet, ist dieser Anbieter an deutsche Standards gebunden. Ihre Daten sind zu jeder Zeit sicher und können nicht von Dritten eingesehen werden, auch nicht durch die Betreiber der Cloud. Digitale Spionage wird dadurch ohne eigenen Zugriff auf Ihr Netzwerk unmöglich. Die Berechtigungen hierfür steuern Sie selbst.

Ihre digitale Verwaltung von Kunden-, Unternehmens- und Finanzdaten funktioniert wie ein Tresor. Ihre IT kontrolliert, wer wann auf welche Daten Zugriff hat. Um einem Mitarbeiter Zugriff auf einen Bereich zu gewähren, wird ihm eine Nutzergruppe zugewiesen. Das ist auch wichtig, um den Richtlinien der DSGVO gerecht zu werden. Die gefürchtete Datenschutzverordnung hat die Standards für den Schutz des einzelnen Datensatzes im Jahr 2018 noch einmal deutlich verschärft. Zugriff dürfen nur solche Mitarbeiter haben, die eine bestimmte Information für Ihre Arbeit benötigen. Das DMS unterstützt Sie dabei, diesen Anforderungen an die Datenhaltung gerecht zu werden.

Dokumente sicher verwalten für Gründer

Für Gründer ist eine Dokumentenmanagement Software ein unerlässliches Werkzeug, um von Anfang an den Überblick über wichtige Unterlagen zu behalten. Für die Planung und Entwicklung einer Unternehmung ist es unerlässlich, stets die korrekten Daten vollständig zur Hand zu haben, auch digital. Prognosen und Statistiken lassen sich nur dann anlegen und auswerten, um Investoren zu finden und Kunden zu überzeugen, wenn alle Zahlen vorliegen. 

Wir empfehlen Ihnen daher, mit einer Verwaltungslösung zu arbeiten, die für alle Mitarbeiter intuitiv bedienbar und mehrfach gesichert ist. Verringern Sie Chaos, bevor es sich ausbreiten kann und greifen Sie jederzeit auf Ihre Dokumente zu, um Fehler in Kundengesprächen, Abrechnung und Projektplanung zu vermeiden.

 

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