Die modernen Technologien sind die Zukunft der meisten Firmen. Ihre Anwendung ermöglicht, die Effizienz der Unternehmensarbeit zu steigern, die Kosten zu senken und die Gewinne zu minimalisieren. Die traditionellen Managementmethoden über die Geschäftsprozesse gehören allmählich zur Vergangenheit an, sie machen Platz für moderne Lösungen. Eine von ihnen ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die die Einführung der neuen Qualität praktisch in allen Bereichen der Firmentätigkeit ermöglicht.
Eine gute Organisierung der Arbeit kann die Effizienz jeder Firma steigern und die Senkung der Kosten ihrer Tätigkeit ermöglichen. Der steigende Fortschritt der modernen Technologien kann die Voraussetzung für zahlreiche Möglichkeiten schaffen, das Funktionieren jeder Firma zu verbessern. Gegenwärtig beobachtet man eine dynamische technologische Entwicklung, die u. a. mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen verbunden ist. Eine korrekt durchgeführte Digitalisierung kann den Firmen zahlreiche messbare Nutzen bringen, wobei eine Optimierung der Prozesse, eine Beschleunigung der Verwirklichung von Projekten sowie eine Senkung der Kosten der Unternehmensführung ermöglicht werden kann.
Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse wird oft mit der digitalen Bearbeitung verwechselt. Diese Begriffe sind jedoch nicht gleichbedeutend, denn die Digitalisierung hat eine weitere Bedeutung. Die digitale Bearbeitung beruht auf der Verbesserung der Firma dank der Möglichkeit der Umwandlung ihrer körperlichen Bestände in elektronische Entsprechungen. Sie wird häufig als eine Umwandlung der Papierdokumentation in digitale Dokumentation verstanden. Es ist jedoch ein engerer Begriff als die Digitalisierung, die auch die innere Kommunikation in der Firma, die Verfahren sowie viele andere Bereiche der Geschäftstätigkeiten eines Unternehmens betreffen kann. Mit einfachen Worten besteht die Digitalisierung der Geschäftsprozesse in der Umwandlung von Dokumenten und in der Übertragung des Managements über die Aufgaben von der analogen zur digitalen Form, was dank der Anwendung der entsprechenden elektronischen Geräte und informatorischen Systeme möglich gemacht werden kann.
Die Einarbeitung der Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann mit zahlreichen Vorteilen verbunden sein, die jede bewusste und nach einer ständigen Entwicklung strebende Firma richtig einschätzen wird. Ihre Einführung kann eine bessere und geschicktere Verwaltung über die Prozesse ermöglichen, die in der Firma durchgeführt werden, sowie auch eine Verbesserung der Kommunikation. Dank der digitalen Lösungen kann die Kommunikation zeitnah durchgeführt werden, was die Zeit der Weiterleitung von Informationen verkürzt und die Realisierung der Aufgaben beschleunigen kann. Dank der Digitalisierung werden sämtliche Informationen über die Mitarbeiter an einer Stelle gesammelt, was den Zugang zu ihnen und ihre Verwaltung über die Bestände verbessern kann.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen beschleunigt auch die inneren Formalitäten in der Firma. Die Mitarbeiter/innen können zum Beispiel schnell und problemlos elektronische Fragebögen ausfüllen, Urlaubsanträge stellen, Berichte zukommen lassen und den Zugang zu den Firmenwissensbasen erlangen. Es ermöglicht auf ein Minimum die Zeit zu beschränken, die für die Ausführung von einzelnen Tätigkeiten nötig ist und die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter/innen auf das Wichtigste zu konzentrieren, d. h. auf die Arbeit für die Firma. Die Einarbeitung von Systemen, die für all die Handlungen verantwortlich sind, kann auch den allgemeinen Arbeitskomfort steigern und positiv den Grad der Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen beeinflussen.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann eine große Zeit- und Geldersparnis bedeuten. Eine Beschleunigung der Realisierung von einzelnen Prozessen kann eine Verbesserung der Geschäftsprozesse in der Firma bedeuten, eine Zeitersparnis für einzelne Mitarbeiter/innen sowie auch dazu beitragen, dass die Aufmerksamkeit auf die Ausführung von den aus der Sicht der Firma wesentlichen Handlungen gelenkt wird. All das kann dem Unternehmen eine bessere Entwicklung, eine schnellere Realisierung von Projekten erleichtern und eine Erreichung von weiteren Geschäftszielen ermöglichen, was sich direkt in der Höhe der Gewinne widerspiegeln kann. Die Möglichkeit der Beschränkung auf ein notwendiges Minimum der Menge der Papierdokumentation ermöglicht dagegen eine Beschränkung der Firmenausgaben, z. B. für solche Einkäufe wie Kopierpapier, Druckerpatronen und andere Bürogegenstände, was ebenfalls einen positiven Einfluss auf den Firmenhaushalt haben kann.
Warum lohnt es sich, eine Digitalisierung in der Firma durchzuführen?
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann eine interessante Lösung für Firmen sein, wofür es mindestens drei Gründe gibt. Erstens ermöglicht ihre Einführung die Steigerung des Sicherheitsgrades der in der Firma aufbewahrten Daten. Die digitalen Dateien können nämlich weniger der Gefahr einer Vernichtung bzw. einer Übernahme durch unbefugte Personen ausgesetzt sein. Die Aufbewahrung von sämtlichen Daten in digitaler Form kann sie vor unvorhergesehener Zerstörung sowie auch vor dem Zugang von Dritten, die keine Einsicht in sie haben dürfen, schützen.
Zweitens kann die Digitalisierung eine wesentliche Verbesserung der Kommunikation und eine Beschleunigung der Prozesse der Weiterleitung von Informationen bewirken. Die Empfehlungen können mithilfe der elektronischen Post gesendet und vom Empfänger am Laptop bzw. auf dem Tablet oder Smartphone gelesen werden. Dies kann eine wesentliche Verkürzung der Zeit sein, die zur Weiterleitung von ausführlichen Informationen nötig ist, was die Arbeit beschleunigt und eine geschickte Kommunikation zwischen einzelnen Firmenabteilungen bzw. Fernmitarbeitern ermöglichen kann.
Der dritte Grund, aus dem es sich lohnt, die Einführung der Digitalisierung in die Firma in Erwägung zu ziehen, ist der dauerhafte Zugang zu den Daten, nicht nur für das Büro, sondern auch von zu Hause oder während der Dienstreisen. Die Dokumente in digitaler Form sind nämlich 24 Stunden pro Tag und sieben Tage pro Woche, und nicht nur in den Öffnungszeiten der Firma, abrufbar. Dank der Digitalisierung sind demnach die Steuerung der Teamarbeit, die Einsicht in die Dokumentation sowie auch die Delegierung der Aufgaben aus einem beliebigen Ort in der Welt möglich.
Bestimmt kann die Digitalisierung der Geschäftsprozesse in der Firma eine sehr gute Idee für einen Beginn und eine erfolgreiche Durchführung der digitalen Transformation der Organisation sein.
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