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Einführung eines ERP-Systems: Das gilt es zu beachten

Bild: © © NicoElNino /shutterstock

Wer heute auf dem Markt mithalten möchte und sich gegen die Konkurrenz behaupten will, der kann auf digitale Hilfsmittel nicht mehr verzichten. Denn diese optimieren betriebliche Prozesse und tragen somit zu einer Steigerung der Effizienz bei. Zudem werden die Abläufe in vielen Unternehmen immer komplexer. Diese lassen sich ohne computerbasierte Unterstützung kaum noch bewerkstelligen. Wer also erfolgreich sein möchte, der sollte auf geeignete Software nicht verzichten. Die Lösung für viele Firmen lautet deshalb ERP (Enterprise Ressource Planning). Doch warum lohnt sich der Einsatz eines solchen Systems und was sollten Unternehmen bei der Einführung beachten?

Deshalb lohnt sich der Einsatz eines ERP-Systems

Damit ein Unternehmen bei immer komplexer werdenden Geschäftsprozessen nicht den Überblick verliert und aktuellen Anforderungen gerecht werden kann, lohnt sich die Einführung eines ERP-Systems. Denn über dieses lassen sich sämtliche Prozesse steuern. Alle Unternehmensbereiche werden über eine zentrale Datenbasis verwaltet. Zudem ermöglicht diese Lösung die Automatisierung einiger Aufgaben. Damit werden Fehlerquellen eliminiert. Außerdem sind für diese Tätigkeiten keine Mitarbeiter mehr nötig. Somit geht mit der Einführung eines solchen Systems auch eine Kosten- und Zeitersparnis einher. So kann sich eine Firma auf Dauer die Wettbewerbsfähigkeit sichern und die Effizienz steigern.

Das sollte eine Firma bei der Einführung beachten

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein langwieriger Prozess, der gut durchdacht und geplant sein muss. Nur so führt diese Lösung dauerhaft zum gewünschten Erfolg. Grundsätzlich sind folgende fünf Schritte nötig:

  1. Den richtigen Anbieter auswählen:
    Die Auswahl an Anbietern von ERP-Systemen auf dem Markt ist groß. In der riesigen Auswahl an Möglichkeiten die passende Lösung zu finden, ist für Unternehmen nicht gerade leicht. Deshalb ist es essentiell, sich vorab ausgiebig mit dieser Thematik zu befassen. Welche Bereiche soll das System abdecken? Sind vorhandene Daten und Informationen problemlos in das neue System integrierbar? Diese und weitere Fragen gilt es bei der Auswahl der richtigen Lösung zu beachten. Denn nur wenn das System optimal auf die Bedürfnisse des Betriebs zugeschnitten ist, bringt es den erwünschten Erfolg. Hilfestellung bei der Auswahl des passenden ERP-Systems bieten folgende Informationsquellen:
    - Fachzeitschriften
    - Messebesuche
    - Online-Ratgeber
    - Foren
  2. Anforderungen mit Anpassungen angleichen:
    Damit das ERP-System die Anforderungen des Betriebs im Anschluss optimal erfüllt, gilt es, diese mit den Anpassungsoptionen des Programms abzugleichen. Denn das Programm sollte später optimal zu den Bedürfnissen der Firma passen. Sinnvoll ist es, die Ergebnisse nachvollziehbar festzuhalten.
  3. Demoversion testen:
    In einem nächsten Schritt gilt es, eine Demoversion zu testen. Dabei ist es jedoch essentiell, dass die zu verarbeitenden Informationen aus Echt-Daten bestehen. Denn nur so lässt sich ein realer Arbeitsablauf simulieren. Mögliche Schwachstellen können aufgedeckt werden und an den Anbieter kommuniziert werden.
  4. Datenbereinigung:
    Im Zuge der Einführung eines solchen Systems steht auch die Datenbereinigung an. Unwichtige Informationen können gelöscht werden, insofern keine Aufbewahrungsfrist mehr besteht. Zudem ist es sinnvoll, die Ordnerstrukturen zu überdenken und diese neu anzulegen. Dies sorgt für mehr Übersichtlichkeit.
  5. Schulungen von Mitarbeitern:
    Damit sich das System im Unternehmen durchsetzt, ist es essentiell, die Mitarbeiter zu schulen. Sinnvoll ist es, zunächst diejenigen mit dem Programm vertraut zu machen, die an wichtigen Schnitt- und Schaltstellen sitzen. Diese können ihr Wissen im Anschluss an ihre Kollegen weitergeben.

Fazit:

Die Einführung eines solchen System ist komplex und nicht innerhalb weniger Tage erledigt. Damit diese wirklich gelingt, muss sich ein Unternehmen intensiv mit dieser auseinandersetzen und klare Vorgaben machen. Nur so steigert das ERP-System die Effizienz und führt zum Erfolg.

 

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