Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass trotz aller Diskussionen über die digitale Revolution viele Arbeitsplätze, insbesondere in Deutschland, davon kaum berührt zu sein scheinen? Statt fortschrittlicher Technologien dominieren in vielen Büros nach wie vor große Aktenschränke, Papierstapel und manchmal sogar der Rolodex.
Das Ergebnis?
E-Mail-Konten, die mit Terminanfragen, verschiedenen Dokumentversionen und Freigaben überquellen, führen zum Chaos.
Doch dieser Zustand muss nicht sein. Enterprise Content Management Systeme (ECM) erfreuen sich in letzter Zeit immer größerer Beliebtheit. Mit einem solchen ECM können Sie der Papier- und Datenflut entkommen, Ihr Unternehmen setzt wieder Kapazitäten frei, um sich auf die Kernthemen zu konzentrieren und effizienter zu agieren.
Doch was bedeutet das im Detail und wo liegen die Vor- und Nachteile? In diesem Artikel gehen wir genau auf diese Fragen ein!
Enterprise Content Management bezeichnet Verfahren, die strukturierte, semistrukturierte und unstrukturierte Informationen zusammenführen. Im Gegensatz zum Dokumentenmanagement gibt es für diesen Begriff keine direkte Entsprechung im Deutschen, weshalb sich der englische Begriff auch im Deutschen etabliert hat.
Die darin enthaltenen Verfahren stellen Techniken zur Erfassung, Verwaltung, Archivierung, Bewahrung und Verteilung von Inhalten dar. Unter Content versteht man analoge oder digitale Unternehmensinhalte. Strukturierte Inhalte sind z.B. Rechnungen, Verträge, Angebote oder Personalakten. Semi-strukturierte Inhalte können E-Mails, andere Textkorrespondenz und Artikel sein. Auch unstrukturierte Inhalte wie Besprechungsnotizen können im Geschäftskontext von großer Bedeutung sein.
Eine ECM-Lösung legt fest, wie diese Dokumente bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Ablage behandelt werden sollen. Eine geeignete ECM-Software bildet diese Strukturen und Prozesse als unternehmensweite Lösung ab. Der Einsatz eines ECM-Systems kann für ein Unternehmen erhebliche Vorteile und Kosteneinsparungen mit sich bringen.
Enterprise Content Management ist ein nachhaltiger Wachstumsmarkt im Software Business. Laut der Bitkom-Studie “Digital Office Index 2022” setzen bereits 76 Prozent der befragten Unternehmen eine ECM-Lösung ein. Den höchsten Digitalisierungsgrad mit ECM erreichen Unternehmen ab 500 Mitarbeiter mit 85%.
Ein ECM-System hat viele Vorteile, von denen Unternehmen aus fast allen Branchen profitieren können.
Es ist einfach nicht mehr zeitgemäß, Akten zwischen den Abteilungen hin und her zu transportieren oder gar physische Post von der Poststelle zur entsprechenden Abteilung zu schicken. Eingehende analoge Dokumente sollten direkt in der Poststelle (oder im Sekretariat) gescannt und digitalisiert werden. Mit etwas Einarbeitungszeit kann ein Enterprise Content Management System Lieferanten automatisch erkennen und Rechnungen, Lieferscheine oder Angebote in der entsprechenden Gruppe ablegen.
Dies fördert die Zusammenarbeit, insbesondere wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder zeitlich versetzt arbeiten. Informationen können in Echtzeit geteilt und gemeinsam bearbeitet werden, was die Produktivität und Effizienz des Teams erheblich steigert.
ECM-Systeme sind mit Technologien zur Identifikation von Daten in Dokumenten ausgestattet. Stark standardisierte Dokumente wie Rechnungen werden häufig automatisch erfasst. Dadurch wird eine manuelle Dateneingabe überflüssig und wertvolle Mitarbeiterzeit eingespart. Darüber hinaus kann die Datenerkennung für andere Dokumente durch einfaches Markieren relevanter Begriffe durch die Mitarbeiter trainiert werden. Nicht selten können Unternehmen so die manuelle Dateneingabe um bis zu 80% reduzieren.
Die automatische Datenerkennung ermöglicht auch eine automatische Sortierung der Daten nach relevanten Unternehmensbereichen, z.B. durch “Tagging” (Dokumente erhalten Kennzeichnungen), anstelle einer chaotischen und manuellen Ablage in Ordnern.
Die Standardisierung, Automatisierung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen (z.B. Workflows oder Geschäftsprozesse) bietet eine hohe Widerstandsfähigkeit gegenüber konjunkturellen Schwankungen, sowohl im Aufschwung als auch im Abschwung. In den letzten Jahren waren viele Unternehmen gezwungen, schnell Kosten zu senken, Mitarbeiter zu entlassen und schnell wieder einzustellen.
Das kann der Arbeitsmarkt nicht mehr leisten. Digitale Prozesse, die über ein ECM laufen, werden automatisch dokumentiert und arbeiten zuverlässig. Die verbliebenen qualifizierten Mitarbeiter können mehr leisten und weniger qualifiziertes Personal kann schnell in die Prozesse integriert werden.
Dies ist keineswegs eine typische Greenwashing-Aussage, denn das papierlose Büro hat tatsächlich viele Vorteile und trägt zur Ressourcenschonung bei, auch wenn Papier grundsätzlich aus nachwachsenden Rohstoffen hergestellt wird. Allerdings ist die Papierherstellung sehr wasser- und energieintensiv, und natürlich ist auch der Druckprozess nicht frei von Chemikalien und Energieverbrauch.
Ein digitales Dokument ist daher deutlich umwelt- und ressourcenschonender als ein analoges.
Befürchten Sie, dass Ihre Daten nun für jedermann zugänglich sind? Seien Sie beruhigt, das wird nicht passieren! Ein ECM stellt sicher, dass Sie jederzeit den Datenschutz und alle gesetzlichen Bestimmungen einhalten.
Dokumente können sicher aufbewahrt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Das System ermöglicht es, den Zugriff auf Dokumente und Daten auf bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen zu beschränken. Es protokolliert Änderungen an Dokumenten und ermöglicht eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Versionen. Dies unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften und gewährleistet die Sicherheit sensibler Daten.
Ja, ECM kann tatsächlich Geld sparen. Durch die Digitalisierung von Dokumenten und die damit verbundene Reduzierung des Papierverbrauchs sinken die Kosten für Druck, Lagerung und Archivierung.
Sie müssen keine Lagerräume mehr anmieten, haben geringere Ausgaben für Material und auch die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann effektiver genutzt werden, da sie nicht mehr mit der korrekten Ablage von Papierstapeln beschäftigt sind und Dokumente viel schneller finden als in umfangreichen Aktenordnern. Das steigert die Produktivität und den Gewinn.
Obwohl ein Enterprise Content Management System viele Vorteile bietet, gibt es auch einige mögliche Nachteile, die Sie berücksichtigen sollten.
Die Implementierung eines ECM-Systems erfordert die Schulung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie das System effektiv nutzen können. Die Benutzerakzeptanz kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn die Mitarbeiter bereits an etablierte Arbeitsmethoden und -werkzeuge gewöhnt sind. Schließlich ist der Mensch ein Gewohnheitstier.
Daher ist es notwendig, ausreichende Schulungen und Hilfestellungen anzubieten, um die Mitarbeiter bei der Umstellung zu unterstützen und die Akzeptanz des Systems zu erhöhen.
Die Implementierung eines ECM-Systems erfordert eine sorgfältige Planung und Konfiguration. Verschiedene technische Aspekte wie die Integration mit bestehenden Systemen, die Datenmigration und die Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens müssen berücksichtigt werden. Unzureichende Planung oder fehlendes Know-how bei der Implementierung können zu Komplikationen und Problemen führen.
Um es auf den Punkt zu bringen. Klar, ein ECM zu implementieren kostet anfangs ein wenig Überwindung, doch es kann sich lohnen, über seinen eigenen Schatten zu springen.
Ein modernes ECM-System ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre Inhalte effizient verwalten und nutzen wollen, um ihre Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
Autor: Jens Büscher
Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.
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