Bei der Unternehmensgründung sind Hard- und Software eine nicht zu vernachlässigende Kostengröße. Neben den Anschaffungskosten zählen auch Service und Instandhaltung zur Budgetplanung. Einige Existenzgründer kommen mit wenigen Hardware-Komponenten aus, andere müssen ein ganzes Büro mit PCs, Bildschirmen, Mäusen und anderen Hardware-Lösungen ausstatten. Abhängig von der gewählten Marke sowie der Anzahl der Hardware-Komponenten ergibt das schnell Gründungsausgaben im fünfstelligen Bereich. Smarte Existenzgründer lassen sich von Profis beraten und passgenaue und kosteneffiziente Hardware- und Software-Lösungen für das künftige Wirken zusammenstellen.
Im Büro verbringen Existenzgründer (und ihre Mitarbeiter) gerade in der Anfangsphase der Unternehmung einen Großteil ihrer Zeit. Deshalb ist es besonders wichtig, dass die Räumlichkeiten zum Verweilen und Arbeiten einladen. Die Einrichtung spielt hier eine wesentliche Rolle. Da es einige Vorgaben zur Anordnung bzw. Größe der Komponenten gibt, sollten diese bei der Bürogestaltung berücksichtigt werden.
Die Anforderungen an die Büroausstattung sind in der Arbeitsstättenverordnung klar geregelt. Um ergonomisches Arbeiten zu gewährleisten, sollten die Ausgaben direkt in den Antrag für Fördermittel für Gründerinnen und Gründer eingerechnet werden.
Der Expertenrat ist empfehlenswert, um die Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung optimal einzuhalten. Das Systemhaus Hamburg bietet beispielsweise passgenau Telefonanlagen als Hardware oder virtuelle Lösung. Der Vorteil: gerade für Gründer eine skalierbare Lösung, die sich individuell an die Unternehmensgröße anpassen lässt. Noch dazu wissen die Experten genau, welche Vorgaben zur Arbeitsstättenverordnung aktuell sind und was es zu beachten gibt.
Wer lange an seinem Arbeitsplatz sitzt, kennt die Problematik: Schmerzen im Rücken oder im Handgelenk, ermüdete Augen und Kopfschmerzen. Bildschirmarbeit und eine anhaltende sitzende Position können sich negativ auf die Arbeitskraft auswirken. Deshalb sind die Anforderungen an den Büroarbeitsplatz in der Arbeitsstättenverordnung ebenfalls klar geregelt.
Eine Studie zeigt, wie sich negativ sich langes und falsches Sitzen auf die Gesundheit auswirken kann. Ein ergonomischer Stuhl sollte eine Rückenlehne und eine glatte Sitzfläche aufweisen. Für die Sitztiefe gibt es ebenfalls eine Empfehlung: 0,35 bis 0,45 m. Damit die Ausstattung des Büros nach optimalen Bedingungen erfolgen kann, kann der Gründungszuschuss weiterhelfen.
Der Computer ist aus dem heutigen Arbeitsumfeld kaum noch wegzudenken. Gemäß den Angaben des statistischen Bundesamtes nimmt die Anzahl der erwerbstätigen Menschen, die vornehmlich vor dem Monitor arbeiten, zu. Umso wichtiger ist die optimale Einrichtung, um die Gesundheit am Arbeitsplatz im Einklang mit einer guten Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Dafür gibt es an Display und Tastatur klare Anforderungen:
Außerdem muss der Platz auf dem Schreibtisch angemessen sein, um die Tastatur, die Maus und den PC individuell platzieren und bewegen zu können.
Neben den Hardware-Komponenten existieren auch Vorgaben zur Erleichterung bei Software-Anwendungen. Diese werden unter dem Begriff „Software-Ergonomie“ definiert. Werden im Unternehmen elektronische Arbeitsmittel genutzt, muss auch die Software angepasst werden.
Prämisse ist es, Programme zu verwenden, die Arbeitsabläufe erleichtern, um unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden. Eine Win-win-Situation für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, denn Ermüdungserscheinungen (beispielsweise durch stupide Aufgaben über Stunden hinweg) lassen sich dadurch vermeiden. Stattdessen sorgen automatisierte Software-Lösungen dafür, dass die Effizienz und bestenfalls auch der Spaß an der Arbeit zunehmen.
Die Stimmung am Arbeitsplatz ist häufig abhängig von Klima im Büro. Damit ist nicht zwangsläufig die Temperaturregelung gemeint, sondern das Verhältnis unter den Kollegen und der Wohlfühlfaktor am Arbeitsplatz. Ist das Arbeitsklima gestört, kann das für schlechtere Arbeitsergebnisse sorgen. Mithilfe einiger Ideen lässt sich das Arbeitsklima häufig sogar ohne großen Kostenaufwand verbessern.
Mitarbeiter verbringen einen Großteil ihres Tages am Arbeitsplatz. Damit der Arbeitsplatz nicht nur Tristesse ausstrahlt, sondern auch ein vertrautes Gefühl schafft, sind individuelle Gestaltungsmöglichkeiten ein einfaches Mittel. Wer seinen Mitarbeitern gestattet, persönliche Gegenstände (beispielsweise Fotos der Familie) aufzustellen, schafft eine Wohlfühlatmosphäre. Natürlich sollten die individuellen Freiräume stets dem Unternehmen angemessen sein. In einem öffentlich zugänglichen Bereich sollte der Schreibtisch beispielsweise nicht vor lauter Fotos überquellen oder gar mit leeren Kaffeetassen, hohen Papierbergen oder verschmutzten Tellern zugestellt sein.
Ruhe ist für viele Mitarbeiter ein wichtiges Tool, um auch beim größten Arbeitsstress nicht die Nerven zu verlieren. Wer in seinem Unternehmen kleine Ruheoasen (beispielsweise einen Ruheraum oder eine Bank unter dem Baum vor dem Büro) schafft, bietet gestressten Mitarbeitern eine einfache Anlaufmöglichkeit. Häufig genügen schon wenige Minuten, um ohne Telefon, störende Kollegen oder Tippgeräusche klare Gedanken zu sammeln.
Viele Unternehmen haben längst erkannt, dass die Gesundheit ihrer Mitarbeiter ein wichtiges Kapital ist. Wie wäre es, den Mitarbeitern regelmäßig einen Obstkorb im Büro zu spendieren und sie mit frischen (gesunden) Getränken zu versorgen? Das Obst ist nicht nur ein willkommener Snack, sondern auch noch äußerst gesund. Für Unternehmer hat dieser Frischekick noch einen weiteren Vorteil: Sie können die Ausgaben steuerlich geltend machen.
Die Farbgebung spielt im Büro eine wichtige Rolle, die wir häufig nur unterbewusst wahrnehmen. Statt trister Raufasertapete in einem nichtssagenden Weiß setzen immer mehr Unternehmen auf Farbakzente, um die Mitarbeiter zu motivieren. Studien zeigen, dass die richtigen Farben am Arbeitsplatz tatsächlich belebend oder geistig stimulierend wirken können.
Blau beispielsweise hat auf viele Mitarbeiter eine beruhigende Wirkung, stimuliert aber gleichzeitig die Gedanken. Grün hingegen wirkt belebend und bietet im Unterbewusstsein dennoch enorme Entspannung. Beide Farben eignen sich hervorragend, um in Bereichen mit enorm psychischer Anstrengung für die optimale Unterstützung zu sorgen. Eine rote Raumgestaltung fördert die Energie. Diese Signalfarbe ist deshalb ideal für Bereiche, in denen Mitarbeiter vor allem physisch aktiv sind.
Gelb und Orange wirken erfrischend und äußerst freundlich. Vor allem Gelb macht im wahrsten Sinne des Wortes müde Geister munter und zaubert ein Lächeln ins Gesicht. Deshalb sind Orange und Gelb optimal für die Empfangshalle oder den Eingangsbereich geeignet. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter und Kunden gleich fröhlich eingestimmt und begegnen allem, was in den nächsten Minuten und Stunden auf sie zukommt, mit einer positiveren Grundeinstellung.
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Viel Erfolg mit Ihrer Existenzgründung!